Avec la numérisation des processus, la signature électronique gagne en importance. Mais à quels usages professionnels la signature électronique qualifiée (SEQ) convient-elle ? Et quelles exigences doit-elle remplir ? Découvrez à travers un exemple concret comment tirer parti de la SEQ.

SEQ : définition et différence avec la SEA

Le règlement eIDAS distingue trois types de signatures électroniques : simple (SES), avancée (SEA) et qualifiée (SEQ). Seule la SEQ a le même effet juridique qu’une signature manuscrite et garantit la validité juridique des contrats signés électroniquement dans toute l’UE. La SEQ est en outre reconnue en Suisse par la SCSE (loi fédérale sur la signature électronique). Lors de la création d’une SEQ, vous choisissez si elle doit être conforme au règlement eIDAS ou à la SCSE.

La signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ) remplissent des critères similaires : toutes deux doivent être liées de manière univoque au signataire et permettre de détecter toute modification ultérieure du document. La SEQ doit toutefois remplir des exigences supplémentaires : le certificat qualifié nécessaire ne peut être émis que par un prestataire de services de confiance au moyen d’un dispositif qualifié de création de signature.

À noter : l’outil de signature électronique de Certifaction permet tous les types de signature, y compris les signatures électroniques avancées et qualifiées.

Comment la SEQ est-elle créée et quand est-elle requise ?

Sur le plan technique, la SEQ fonctionne ainsi : le prestataire de services de confiance génère et gère les paires de clés dans un dispositif qualifié de création de signature. Il doit garantir que la clé privée n’est accessible qu’au signataire, généralement grâce à un facteur de sécurité supplémentaire. Avant de créer une clé de signature, il doit identifier le signataire de manière sûre et enregistrer les informations d’identité correspondantes dans le certificat.

Les signatures électroniques permettent de remplir l’exigence légale de forme écrite. La SEQ est donc toujours requise lorsqu’une forme particulière est prescrite pour le document à signer. En Suisse, c’est par exemple le cas de certains contrats de bail, certificats de travail ou contrats de leasing. La Suisse distingue en outre la forme écrite simple et la forme écrite qualifiée. Si la SEQ équivaut à une signature manuscrite pour la forme écrite simple, la forme écrite qualifiée exige des éléments supplémentaires, par exemple certains contenus obligatoires dans le contrat.

Exemple concret : comment les entreprises de travail temporaire suisses utilisent la signature électronique qualifiée

Imaginez une agence de recrutement à Zurich qui place des talents nationaux et internationaux. Un client du secteur informatique souhaite engager en urgence un développeur spécialisé pour un projet de trois mois. La durée déterminée de trois mois exige une signature SEQ.

Dès qu’un candidat adéquat est trouvé, au moins deux contrats doivent être conclus : un contrat de location de services entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise informatique (entreprise locataire), et un contrat de travail ou de mission entre l’entreprise de travail temporaire et le candidat (collaborateur). Traditionnellement, il faudrait établir des contrats papier, les envoyer, les faire signer et les retourner : un processus qui peut prendre plusieurs jours et coûter cher.

Pile de dossiers papier à gauche, femme souriante avec un smartphone à droite, symbolisant le passage aux processus numériques

La signature électronique change fondamentalement le processus. L’agence crée les contrats numériquement et les envoie par e-mail à l’entreprise et au nouveau collaborateur. Pour cela, elle téléverse le document au format PDF chez le prestataire de signature et ajoute les adresses e-mail des signataires dans l’ordre souhaité. Avec Certifaction, elle peut aussi définir une protection par mot de passe.

Grâce au lien reçu, l’entreprise et le collaborateur vérifient le document et le signent après s’être identifiés. L’identification se fait en ligne, en présentant une carte d’identité ou un passeport. L’identité est ensuite confirmée par un certificat qualifié du prestataire de services de confiance. Une date est en outre automatiquement enregistrée lors de la création de la SEQ : elle sert d’horodatage et fait foi en cas de litige. Toute la procédure contractuelle peut ainsi être finalisée de manière juridiquement valable en quelques heures.

Les entreprises demandent souvent si toutes les parties doivent signer électroniquement pour la SEQ. Ce n’est pas obligatoire. Si une personne signe électroniquement, les autres peuvent toujours signer à la main. Dans l’exemple ci-dessus, seul le candidat pourrait signer électroniquement, l’entreprise locataire signant sur papier. Cela entraînerait toutefois un retard de quelques jours.

L’avantage de la signature électronique est évident : les postes vacants et temporaires sont pourvus bien plus rapidement et efficacement. Le contrat peut par exemple être envoyé un vendredi et être déjà signé lorsque le collaborateur commence le lundi. Même des besoins à très court terme peuvent ainsi être couverts. Le faible effort réduit en outre le taux d’abandon dans le processus contractuel : 90 % des contrats sont signés le jour même.

Les avantages avec Certifaction

La QES-Ident de Certifaction offre une convivialité maximale et rend le processus simple, même pour les personnes sans expérience technique. Les collaborateurs de l’entreprise de travail temporaire prennent vite l’outil en main et gagnent beaucoup de temps grâce à des fonctions pratiques comme la signature en masse et les demandes de signature personnalisées.

Certifaction accorde en outre la priorité à la sécurité de vos données et réduit ainsi le risque d’infractions à la protection des données. Vos documents sont traités localement et chiffrés de bout en bout. Personne, pas même nous en tant que prestataire, n’a accès à vos contenus confidentiels.

Conclusion

La signature électronique est une ressource indispensable dans le monde des affaires actuel. Les entreprises qui l’adoptent gagnent en efficacité et en sécurité juridique, car grâce au règlement eIDAS et à la SCSE, la signature électronique qualifiée (SEQ) est juridiquement reconnue dans l’UE comme en Suisse. Si les entreprises de travail temporaire en profitent particulièrement en raison du grand nombre de contrats à traiter, la SEQ est aussi pertinente pour de nombreux autres secteurs et parfois même exigée par la loi.