Mit digitalen Prozessen gewinnt auch die elektronische Unterschrift an Bedeutung. Doch für welche Unternehmenszwecke eignet sich die qualifizierte elektronische Signatur (QES)? Und welche Anforderungen sind zu erfüllen? Erfahren Sie anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie von der QES profitieren können.
QES: Definition und Unterschied zur FES
Die eIDAS-Verordnung klassifiziert elektronische Signaturen in drei Typen: einfach (EES oder englisch SES), fortgeschritten (FES; englisch AES) und qualifiziert (QES). Dabei besitzt nur die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und garantiert EU-weite Rechtsgültigkeit für digital unterzeichnete Verträge. Zudem ist die QES durch das ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) auch in der Schweiz anerkannt. Bei der Erstellung einer QES müssen Sie sich entscheiden, ob diese konform mit der eIDAS-Verordnung oder mit dem ZertES sein soll.
Die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) müssen ähnliche Kriterien erfüllen: Beide müssen eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und eine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkennen lassen. Doch es gibt auch einen Unterschied: Die QES muss gegenüber der FES zusätzliche Anforderungen abdecken. Das nötige qualifizierte Zertifikat darf nur mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatureinheit von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt werden.
Übrigens: Mit dem eSigning-Tool von Certifaction sind alle Arten der elektronischen Signatur, darunter auch die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur, möglich.
Wie wird die QES erstellt und wann ist sie erforderlich?
Auf technischer Seite läuft die QES so ab: Der Vertrauensdiensteanbieter (VDA) generiert und verwaltet die Schlüsselpaare in einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit. Es obliegt dem VDA, den privaten Schlüssel ausschliesslich für den Unterzeichner zugänglich zu machen, was in der Regel durch einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor gewährleistet wird. Vor der Erstellung eines Signaturschlüssels muss der VDA den Unterzeichner sicher identifizieren und die entsprechenden Identitätsinformationen im Zertifikat speichern.
Mit elektronischen Signaturen lässt sich die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform erfüllen. Die QES ist also immer dann erforderlich, wenn für das zu unterzeichnende Dokument eine bestimmte Form festgelegt ist. In der Schweiz betrifft das beispielsweise Verleihverträge, Arbeitszeugnisse oder Leasingverträge. Zudem werden in der Schweiz die einfache und qualifizierte Schriftlichkeit unterschieden. Während bei der einfachen Schriftlichkeit die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt wird, sind für die qualifizierte Schriftlichkeit noch zusätzliche Aspekte erforderlich. Es könnte zum Beispiel nötig sein, bestimmte Inhalte in das Vertragsdokument aufzunehmen.
Praxisbeispiel: So wird die qualifizierte elektronische Signatur bei Schweizer Personaldienstleistern eingesetzt
Stellen Sie sich eine Personaldienstleistungsagentur in Zürich vor, die sowohl nationale als auch internationale Talente vermittelt. Ein Kunde aus der IT-Branche möchte dringend einen spezialisierten Softwareentwickler für ein dreimonatiges Projekt einstellen. Die Befristung auf drei Monate macht eine Unterzeichnung per QES notwendig.
Sobald ein geeigneter Kandidat gefunden wurde, müssen mindestens zwei Verträge geschlossen werden: ein Verleihvertrag zwischen dem Personaldienstleister und dem IT-Unternehmen (Einsatzbetrieb) sowie ein Arbeits- bzw. Einsatzvertrag zwischen dem Personaldienstleister und dem Kandidaten (Arbeitnehmer). Traditionell würde dies bedeuten, dass Papierverträge erstellt, versendet, unterschrieben und zurückgesendet werden müssen – ein Prozess, der mehrere Tage in Anspruch nehmen kann und hohe Kosten verursacht.
Mit der elektronischen Unterschrift ändert sich der Ablauf fundamental. Die Personalagentur kann die Verträge digital erstellen und per Mail an den Einsatzbetrieb sowie den neuen Mitarbeiter senden. Dazu lädt der Personaldienstleister das Dokument als PDF beim eSigning-Anbieter hoch und fügt die E-Mail-Adressen der Unterzeichner in der gewünschten Reihenfolge hinzu. Mit Certifaction kann zudem ein Passwortschutz festgelegt werden.
Durch den erhaltenen Link können Einsatzbetrieb und Arbeitnehmer das Dokument prüfen und, nach erfolgreicher Identifizierung, signieren. Die Identifikation kann online durch Vorlage der Identitätskarte oder des Reisepasses stattfinden. Die Identität wird dann durch ein qualifiziertes Zertifikat des Vertrauensdiensteanbieters bestätigt. Zudem wird bei Erstellung der QES automatisch ein Datum vermerkt, welches als Zeitstempel fungiert und bei Streitigkeiten für Beweiskraft sorgt. Das gesamte Vertragsverfahren kann so innerhalb weniger Stunden rechtsgültig abgeschlossen werden.
Häufig fragen sich Unternehmen, ob bei der QES alle Parteien elektronisch unterschreiben müssen. Dies ist jedoch nicht zwingend nötig. Wenn eine Person eine elektronische Signatur verwendet, können die anderen Parteien trotzdem handschriftlich unterschreiben. In oben genanntem Beispiel könnte also auch nur der Kandidat elektronisch und der Einsatzbetrieb schriftlich unterschreiben. Dies würde aber natürlich eine Verzögerung von einigen Tagen bedeuten.
Der Vorteil der digitalen Unterzeichnung liegt auf der Hand: Offene und temporäre Positionen können deutlich schneller und effizienter besetzt werden. Der Vertrag kann beispielsweise an einem Freitag versendet werden – und ist bis zum Arbeitsantritt am Montag bereits unterschrieben. So werden auch sehr kurzfristige Bedarfe gedeckt. Zudem sinkt durch den geringen Aufwand die Absprungrate im Vertragsprozess. 90 % der Verträge erhalten noch am selben Tag eine Unterschrift.
Die Vorteile mit Certifaction
Certifactions QES-Ident bietet höchste Nutzerfreundlichkeit und macht den Prozess so auch für technisch unerfahrene Personen leicht. Mitarbeiter des Personaldienstleisters finden sich schnell im Tool zurecht, und können mit praktischen Funktionen wie Stapelsignierungen und personalisierten Unterzeichnungsanfragen viel Arbeitszeit einsparen.
Darüber hinaus stellt Certifaction die Sicherheit Ihrer Daten in den Vordergrund und reduziert so das Risiko von Verstössen gegen Datenschutzvorgaben. Ihre Dokumente werden lokal verarbeitet und Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Dabei hat niemand, auch nicht wir als Anbieter, Zugriff auf Ihre vertraulichen Inhalte.
Fazit
Die elektronische Signatur stellt in der heutigen Geschäftswelt eine unverzichtbare Ressource dar. Unternehmen, die sich für die Implementierung entscheiden, profitieren von Effizienz und Rechtsgültigkeit. Denn durch die eIDAS-Verordnung und das ZertES ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sowohl in der EU als auch in der Schweiz rechtlich anerkannt. Während Personaldienstleister durch die hohe Anzahl zu bearbeitender Verträge besonders profitieren, ist die QES auch für viele weitere Branchen relevant und teils auch gesetzlich vorgeschrieben.
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