Les entreprises cherchent sans cesse à optimiser leurs processus et à alléger la charge de travail de leurs collaborateurs. La signature électronique est l’une des solutions. Au lieu de perdre du temps à imprimer et envoyer des contrats papier, vos collaborateurs les font signer numériquement, sans stress.

Quels sont les avantages de la signature électronique d’un contrat ?

La signature électronique permet des processus contractuels rapides et efficaces. Les collaborateurs n’ont pas besoin d’être physiquement présents pour signer : ils signent confortablement en télétravail ou en déplacement. La flexibilité et le gain de temps à chaque signature améliorent nettement l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de vos collaborateurs.

Les avantages en un coup d’œil :

  • Rapidité : les contrats sont signés et envoyés en ligne en quelques secondes.
  • Flexibilité : les parties signent partout et à tout moment. Chez de nombreux prestataires, la signature électronique est aussi possible sur appareil mobile, parfois via une application dédiée.
  • Rentabilité : les entreprises économisent les frais d’impression, d’envoi et d’archivage et utilisent plus efficacement le temps de travail de leurs collaborateurs.
  • Sécurité : des prestataires comme Certifaction envoient les documents sous forme chiffrée et, en option, protégés par mot de passe. Avec une signature électronique qualifiée, un prestataire de services de confiance vérifie en outre l’identité du signataire.

Types et validité juridique des signatures électroniques

Le règlement eIDAS définit trois types de signatures électroniques : la signature électronique simple (SES), avancée (SEA) et qualifiée (SEQ). La SEQ a la plus haute force probante et équivaut à une signature manuscrite. Un contrat signé électroniquement est juridiquement valable dans de nombreux cas, à condition de remplir les exigences propres à chaque situation.

Quel type de signature utiliser, et quand ?

  • SES : pour les cas à faible risque, sans exigence de forme.
  • SEA : lorsqu’une vérification d’identité simple (par adresse e-mail et numéro de téléphone) et l’intégrité des données comptent, sans que la forme écrite légale soit requise.
  • SEQ : pour des exigences élevées de sécurité et de force probante. L’identité du signataire est vérifiée au moyen d’une pièce d’identité. Seule la SEQ remplit l’exigence de forme écrite, prescrite en Suisse par exemple pour certains contrats de location de services ou de crédit à la consommation.

Pour quelles entreprises la signature électronique est-elle rentable ?

Au regard des économies et des gains de productivité, le coût d’un logiciel de signature est très faible. Investir dans la signature électronique est rentable pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car les contrats sont partout et la numérisation devra être abordée tôt ou tard.

La signature électronique est particulièrement intéressante pour les entreprises qui font signer un grand volume de contrats. Les entreprises de travail temporaire et de recrutement doivent établir chaque jour de nombreux contrats de travail et les faire signer par différentes parties. Avec un outil de signature électronique, le processus se boucle en quelques heures, ce qui permet aussi des missions à très court terme. Un onboarding rapide est en outre essentiel dans la « guerre des talents » : proposer la signature en ligne réduit le taux d’abandon des candidats.

À quoi faut-il veiller dans le choix d’un outil ?

Il existe différents prestataires de signature électronique, qui se distinguent par leurs fonctions, leurs standards de sécurité et leurs tarifs. Lors de votre choix, soyez particulièrement attentif à :

  1. la conformité à eIDAS et aux lois sur la protection des données
  2. la convivialité
  3. les fonctionnalités disponibles
  4. les possibilités d’intégration aux systèmes existants
  5. la qualité du service client

Attention : si des prestataires comme DocuSign et Skribble permettent de signer efficacement des documents en ligne, la sécurité de vos données n’est pas garantie à tout moment. En tant que prestataire Privacy-First, Certifaction fait partie des rares solutions qui misent sur le chiffrement de bout en bout et le traitement local de vos documents, et offre ainsi une protection maximale aux informations sensibles.

Conclusion

La signature électronique des contrats offre de nombreux avantages, des économies à un meilleur équilibre de vie pour les collaborateurs. Avec une solution de signature fiable, vos contrats sont signés numériquement, sans stress et de manière juridiquement valable. Il est toutefois important de connaître les exigences légales et de choisir la bonne forme de signature pour chaque cas d’usage.