Dans le « cycle de vie » d’un contrat, du début des négociations à la fin de sa validité, la signature et l’archivage ne représentent qu’une petite part du temps. Ce sont pourtant des facteurs de coût importants pour les entreprises.

La raison : les contrats sont souvent signés sur papier, de manière très inefficace, et doivent être archivés physiquement. Chaque fois qu’un document passe ainsi entre des mains humaines, des coûts apparaissent, par exemple pour l’envoi postal, ou indirectement par le temps de travail consacré au transport, au traitement et à l’archivage.

Il existe pourtant une autre voie : numériser les contrats et les signer électroniquement fait gagner énormément de temps et d’argent, à toutes les parties. Découvrez comment économiser près de 50 euros par signature.

L’étape de la signature génère souvent des coûts élevés

Même dans les entreprises où la numérisation est censée être avancée, le quotidien ressemble souvent à ceci : la communication avec les clients ou d’autres entreprises est presque entièrement numérique. Les négociations, voire les échanges après la conclusion du contrat, se font entièrement en ligne, par e-mail, téléphone ou visioconférence.

Tous les partenaires économisent ainsi du temps, des coûts et des émissions, liés par exemple aux déplacements professionnels. Les avantages du numérique sont pleinement exploités.

Mais au moment de signer le contrat, la procédure devient presque anachronique : le contrat est imprimé, signé à la main et envoyé à l’autre partie, quand un représentant ne se déplace pas carrément pour signer.

L’étape de la signature n’est donc pas numérique et génère efforts et coûts :

  • Frais d’impression
  • Frais de déplacement ou d’envoi postal
  • Délais d’attente pour la signature
  • Frais de traitement et d’archivage

Ce dernier point pèse lourd à long terme. Un contrat signé physiquement doit en effet être conservé correctement pour pouvoir, si nécessaire, être produit comme preuve devant un tribunal.

Il est certes possible de « numériser » ces contrats, par exemple en les scannant, mais cela demande aussi du travail, et il est pour le moins douteux qu’un simple scan ait une valeur juridique suffisante pour rendre la conservation physique superflue.

Pour un seul contrat, ces efforts restent peut-être acceptables. Mais lorsque le volume est important, par exemple parce que les contrats font partie de votre modèle d’affaires, comme les baux dans l’immobilier, les coûts de la gestion analogique des contrats s’additionnent et peuvent représenter une part significative de vos coûts totaux.

Numériser les contrats présente de grands avantages

Supposons que les contrats puissent être signés et archivés de manière entièrement numérique, avec une pleine validité juridique. Les avantages sautent aux yeux :

  • Le temps nécessaire à la signature tombe à quelques minutes.
  • Plus de frais d’impression, d’envoi ni de déplacement pour les signataires.
  • L’archivage numérique est plus rapide et moins coûteux, les documents sont plus faciles à retrouver et résistent au temps, à la dégradation et aux intempéries.

Si les contrats avec vos clients finaux font partie de votre modèle d’affaires, il y a des avantages supplémentaires :

  • Vous offrez à vos clients une expérience bien plus confortable et vous vous démarquez de la concurrence.
  • Vous traitez plus de contrats dans le même temps et augmentez votre marge grâce à des coûts réduits, estimés à près de 50 euros par signature !
  • Vous identifiez les signataires sans aucun doute et barrez ainsi la route aux fraudeurs.

Pour en savoir plus sur les avantages des contrats numériques, consultez l’article de blog lié.

Réussir la numérisation des contrats

L’étape décisive de la numérisation des contrats est la signature elle-même. Si elle se fait numériquement, les autres avantages suivent presque automatiquement.

Bonne nouvelle : la signature électronique de presque tous les contrats est déjà possible et juridiquement sûre aujourd’hui ! Les signatures électroniques, définies par des cadres comme eIDAS dans l’UE ou la SCSE en Suisse, offrent une pleine validité juridique avec des économies importantes.

Avec la solution de Certifaction, par exemple, il ne faut que quelques minutes pour signer numériquement un contrat juridiquement valable. L’article lié explique précisément comment, avec un guide étape par étape.

Lorsque la conservation sur papier est légalement exigée, le jumeau numérique est là pour vous : vous le générez par exemple en un clic depuis l’application Certifaction. La signature reste entièrement numérique, ce qui permet toujours d’importantes économies.

Gestion numérique des contrats et protection des données

Outre la signature électronique, certains prestataires proposent des solutions complètes de gestion numérique des contrats. Elles présentent toutefois le plus souvent une faille majeure : la protection des données.

Si vos données sont stockées sur les serveurs d’un prestataire de gestion des contrats, celui-ci y a souvent un accès direct. Certains en font même un argument, en vantant l’intelligence artificielle pour analyser automatiquement les contrats. La question se pose : si une IA peut accéder à vos documents, un collaborateur humain le peut-il aussi ?

Si vos documents contiennent des informations très sensibles, c’est un risque majeur. D’autant que l’accès peut venir non seulement du prestataire lui-même, mais aussi de cybercriminels, d’espions industriels ou même d’acteurs comme le gouvernement américain, qui peut obtenir des données de toute entreprise basée aux États-Unis via le CLOUD Act.

Certaines entreprises recourent à des listes « no-sign » pour les documents particulièrement sensibles, mais elles demandent aussi des efforts et freinent la numérisation. Il existe une meilleure solution :

Avec le chiffrement de bout en bout (E2EE), où les données quittent votre appareil déjà chiffrées, les prestataires de signature électronique ne peuvent même pas lire vos données. Vous n’avez donc pas à craindre que quelqu’un d’autre les lise. C’est l’approche de Certifaction.

Renseignez-vous et profitez-en

Numériser vos contrats vous apporte d’énormes bénéfices à long terme. L’étape la plus importante est la numérisation de la signature. Avec des applications comme Certifaction, c’est un jeu d’enfant : une signature ne prend que quelques minutes et vous fait économiser près de 50 euros.

Essayez notre version gratuite ou contactez-nous via le bouton ci-dessous. Nous vous conseillons volontiers sur la manière de numériser votre activité et de la rendre plus rentable.

N’hésitez pas à consulter les autres ressources de notre site. Saviez-vous par exemple qu’en Allemagne, le simple scan d’un bail à durée déterminée signé ne remplit pas les exigences de forme, alors qu’une signature électronique qualifiée les remplit ?

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