Le papier, c’est fini. De plus en plus de relations d’affaires passent au numérique, avec le plus souvent d’énormes gains de temps et de travail pour toutes les parties.

Mais quand il s’agit de conclure des contrats, beaucoup hésitent encore : puis-je signer des contrats numériquement ? Ces signatures sont-elles juridiquement valables ? Et quels en sont les avantages concrets ?

Nous avons résumé pour vous l’essentiel.

Signer ses contrats numériquement présente d’énormes avantages

Ces situations restent fréquentes : un nouvel appartement ou un nouvel emploi est trouvé en ligne. Prise de contact et négociations se font entièrement en ligne ou par téléphone.

Mais pour conclure le contrat, on vous demande : « Merci d’imprimer, signer et renvoyer. » Souvent en original, par la poste. Il n’est pas rare qu’on vous demande même de venir signer en personne, une procédure encore courante pour les baux.

Cela génère beaucoup de travail des deux côtés, rien que pour la signature. Le document papier doit ensuite être scanné, saisi dans le système et archivé de manière conforme.

Malgré ces efforts, vous ne pouvez pas prouver l’identité des signataires sans aucun doute, par exemple en cas d’usurpation d’identité.

À l’inverse, conclure un contrat de manière entièrement numérique présente de nombreux avantages concrets :

  • Vous réduisez les délais d’attente au minimum
  • Vous évitez les ruptures de support : tout le processus peut être numérisé
  • Vous réduisez les frais d’impression, d’envoi et d’archivage
  • La présence physique n’est plus nécessaire pour conclure un contrat, ce qui rend possibles des concepts comme le bureau entièrement numérique
  • Vous conservez facilement tous les documents signés en numérique, les retrouvez et prouvez leur authenticité sans aucun doute
  • Vous identifiez tous les signataires sans aucun doute

Pour en savoir plus sur les avantages de la signature électronique, consultez l’article de blog lié. Les avantages semblent évidents, mais saviez-vous à quel point il est simple de signer des contrats numériquement ?

Signer des contrats numériquement, c’est simple

Avec Certifaction, signer des contrats électroniquement est extrêmement simple, tout en garantissant le plus haut niveau de protection des données :

  • Créez un compte Certifaction (un compte gratuit suffit pour commencer, pour un seul document).
  • Faites glisser le contrat à signer dans le champ prévu à cet effet.
  • Ajoutez tous les signataires et choisissez le standard de signature. Vous pouvez aussi définir d’autres paramètres, comme l’ordre de signature et l’emplacement de la signature sur la page.
  • Une demande est envoyée automatiquement à toutes les personnes invitées ; pour une SEA ou une SEQ, l’identification électronique sécurisée de chaque signataire suit.
  • C’est fait !
Commencez dès maintenant à signer vos contrats électroniquement

Selon le type de signature, le processus prend moins d’une minute. Même avec une signature qualifiée, signer le document ne prend généralement que quelques minutes.

Vous pouvez ensuite imprimer le contrat sous forme de jumeau numérique. Le QR code ajouté permet de prouver sans aucun doute l’authenticité du document et des signatures.

Vous et tous les autres signataires pouvez ainsi signer vos contrats partout et sur n’importe quel appareil. Plus de rupture de support, et plus aucun déplacement pour signer en personne.

Les signatures électroniques de contrats sont-elles juridiquement valables ?

Heureusement, les législateurs de la plupart des pays, dont la Suisse et toute l’UE, ont créé ces dernières années d’excellentes conditions pour la signature électronique. Résultat :

En principe, la signature électronique est juridiquement valable pour presque tous les usages imaginables, comme les contrats, et équivaut à une signature manuscrite.

Certains types de contrats sont toutefois soumis à des exigences de forme. Dans ces cas, vous devez utiliser une signature électronique qualifiée (SEQ) pour être juridiquement du bon côté.

Chaque signataire est alors identifié de manière univoque par un prestataire d’identification spécialisé. Le processus de signature lui-même reste aussi simple que décrit ci-dessus.

Vous trouverez plus d’informations sur notre page consacrée à la validité juridique de la signature électronique.

Les règles particulières de la signature électronique des baux sont détaillées dans l’article lié.

Besoin de plus d’informations ? Contactez-nous !

Si vous voulez économiser durablement du temps et de l’argent et offrir une meilleure expérience à vos clients, collaborateurs ou partenaires, la signature électronique des contrats et autres documents est le choix idéal.

Vous avez des questions ? N’hésitez pas à nous contacter ! Nous prendrons le temps de répondre à votre demande.

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