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Les signatures électroniques jouent aujourd’hui un rôle essentiel dans le monde B2B. Elles permettent de conclure des contrats et de lancer de nouveaux projets beaucoup plus rapidement, à moindre coût et de manière sécurisée. Elles accélèrent les processus métier tout en renforçant la sécurité et la conformité.
Définition de la signature électronique
Une signature électronique, parfois appelée e-signature, est une méthode permettant de signer un document de manière numérique. Lors du processus de signature, l’identité du signataire est confirmée électroniquement. Le terme « signature électronique » est également souvent utilisé pour désigner le processus technique; il fait référence à la signature apposée numériquement, qui est également valable devant les tribunaux à condition d’utiliser le type de signature qui convient.
Les signatures électroniques emploient différentes techniques de chiffrement pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents signés. Elles offrent un moyen juridiquement reconnu de signer des contrats et d’autres documents contraignants en ligne. Dans l’Union européenne, leur utilisation est encadrée par le règlement eIDAS, qui garantit la reconnaissance et la validité juridique des signatures électroniques dans l’ensemble des États membres.
Différence entre signature numérique et signature électronique
« Fondamentalement, la signature électronique est l’équivalent sous forme numérique de la signature manuscrite sur un document papier. La distinction entre les termes signature électronique et signature numérique peut prêter à confusion, car ils sont souvent utilisés comme synonymes.
« Signature électronique » est le terme juridique, tandis que « signature numérique » est souvent employé pour décrire plutôt le processus technique. La confusion vient également du fait qu’on appelle parfois « signature électronique » ou « signature numérique » ce qui n’est en réalité qu’une image ou une signature réalisée avec un stylet sur un appareil (par exemple pour confirmer la réception d’un colis). »
Les signataires peuvent être identifiés par les informations transmises avec la signature. La nature de ces informations dépend du type de signature utilisé.
Qu’est-ce qu’un certificat pour signatures électroniques ?
Pour les signatures électroniques avancées (SEA) et qualifiées (SEQ), un certificat numérique est délivré par un prestataire de services de confiance.Ce certificat confirme l’identité du signataire et contient une clé publique de signature, qui permet de vérifier que la signature est authentique. Il est ajouté sous forme de cachet électronique à la signature électronique.
Certificat de signature de Swisscom
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement valables ?
Oui, les signatures électroniques sont reconnues juridiquement dans l’Union européenne par le règlement eIDAS, ainsi que dans de nombreux autres systèmes juridiques à travers le monde. Lorsqu’elles respectent le cadre juridique applicable, elles ont la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En Allemagne, le cadre juridique applicable aux signatures électroniques est notamment défini par la loi sur les services de confiance (désignée par l’acronyme VDG en allemand). La signature électronique qualifiée (SEQ) répond aux exigences de sécurité les plus strictes. Elle est reconnue comme juridiquement équivalente à une signature manuscrite devant les tribunaux dans l’UE, en vertu du règlement eIDAS (ainsi qu’en Suisse, en vertu de la loi SCSE/ZertES).
Bon à savoir : Signature électronique ou fax ?
Le fax transmet simplement une copie d’un document papier. La signature électronique, en revanche, constitue un mécanisme sécurisé et vérifiable d’authentification des documents numériques, qui s’appuie en partie sur des services de confiance.
Validité juridique des différentes signatures
Le règlement eIDAS distingue trois types de signatures électroniques : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ). La SEQ est considérée comme étant la plus sûre et possède la plus forte valeur probante devant les tribunaux. La SEQ est le type de signature qui doit être utilisé lorsque la loi exige explicitement une forme écrite pour un document.
Les signatures SES et SEA sont également juridiquement valables dans leurs domaines d’utilisation respectifs. Toutefois, la signature simple présente un risque de falsification plus élevé que la signature avancée.
Vue d’ensemble des types de signatures : SES, SEA et SEQ
- La signature électronique simple (SES) : les signataires sont invités et identifiés par adresse e-mail.
- La signature électronique avancée (SEA) présente un niveau de sécurité supérieur car les signataires doivent en plus s’authentifier au moyen d’un code SMS avant de signer.
- La signature électronique qualifiée (SEQ) représente le plus haut niveau de signature électronique en termes de sécurité et de valeur probante. L’identité du signataire est confirmée au moyen d’une adresse e-mail, d’un contrôle d’identité en ligne infalsifiable avec reconnaissance faciale (UE) et une vérification manuelle par un agent (Suisse). Les SEQ font l’objet de certificats délivrés par des prestataires de services de confiance certifiés.
Bon à savoir : une signature scannée est-elle suffisante ?
Dans certains cas, une signature scannée peut suffire : elle est souvent acceptée, par exemple, pour les offres. Cependant, il ne s’agit que de l’image d’une signature. Par conséquent, elle ne présente pas le même niveau de sécurité et ne bénéficie pas de la même reconnaissance juridique qu’une signature électronique. Dans le doute, la signature électronique est toujours préférable du fait de sa valeur probante supérieure, ce qui vaut encore plus pour la SEQ.
Les particularités de la signature électronique qualifiée (SEQ)
Lorsque la loi exige la forme écrite, il est toujours nécessaire d’utiliser la SEQ. Selon le droit applicable, la forme écrite est exigée pour certains documents tels que, par exemple, les contrats de travail temporaire et certains contrats de prêt. La SEQ nécessite une vérification stricte de l’identité du signataire ainsi que l’émission d’un certificat de signature qualifié intégré à la signature. Ce certificat ne peut être délivré que par un prestataire de services de confiance officiellement reconnu. Il existe une liste officielle des prestataires de services de confiance en Allemagne. Si vous souhaitez également disposer d’une interface utilisateur intuitive ou de fonctionnalités telles qu’un processus automatisé pour le lancement d’une demande de signature ou une vue d’ensemble pour le suivi des signatures en cours, il est recommandé de faire appel à un prestataire de signature électronique.
Qu’est-ce qu’une signature à distance ?
La signature électronique qualifiée (SEQ) est souvent utilisée pour la signature à distance. La SEQ permet de signer des documents et déclarations de manière juridiquement contraignante indépendamment du lieu où se trouve le signataire, ce qui en fait un élément clé de la numérisation des processus métier.
La signature électronique à distance offre un moyen souple et sécurisé de signer des documents électroniques dans le respect des exigences légales qui régissent l’authenticité et la valeur probante des signatures. Ce type de signature repose sur des services de confiance conformes aux dispositions de la loi allemande sur les services de confiance (désignée par l’acronyme VDG en allemand) et de la réglementation de l’Agence fédérale des réseaux allemande. Afin de garantir l’identité du signataire, les technologies de signature à distance s’appuient sur des cartes de signature spéciales ainsi que sur des clés de signature.
La signature à distance permet notamment aux utilisateurs de signer des documents sans être physiquement présents. L’authenticité de la signature est garantie par l’autorité de certification, ce qui fait partie des services de confiance. Ces autorités utilisent des méthodes sophistiquées d’identification et de chiffrement pour garantir l’intégrité et la sécurité des transactions. La validité juridique de la signature à distance est garantie par sa conformité aux exigences du cadre juridique et réglementaire applicable, notamment en ce qui concerne la forme du document.
Le cachet électronique du prestataire de services de confiance est ajouté aux signatures à distance et elles répondent aux exigences de la forme écrite, ce qui renforce leur valeur juridique et leur adoption pour les transactions commerciales et juridiques.
Domaines d’application des signatures électroniques
Les signatures électroniques permettent de gagner en efficacité et de réduire les délais de traitement, ce qui les rend utiles dans tous les secteurs d’activité. Elles sont déjà utilisées dans de nombreux contextes, notamment pour les contrats, les formulaires administratifs et les transactions commerciales. Leur utilisation est également très répandue dans le secteur des RH et du recrutement. La solution Certifaction de signature électronique « privacy first », conçue pour garantir la primauté de la confidentialité, est principalement utilisée dans les secteurs traitant des données sensibles, notamment la santé, les ressources humaines, la finance et l’éducation.
Avantages et enjeux
Pour résumer, la signature électronique présente les avantages suivants :
- Vous vous épargnez les efforts et les frais nécessaires pour expédier des contrats par voie postale ou les apporter en personne — jusqu’à 50 euros d’économie par signature
- Elle permet de signer les contrats en seulement quelques minutes, réduisant de manière considérable la durée de vos cycles de validation.
- L’archivage des documents électroniques est beaucoup plus simple et efficace que celui des documents au format papier.
- L’expérience utilisateur est améliorée — un atout majeur dans les relations avec des clients commerciaux, des usagers ou des bénéficiaires.
- Elle permet d’identifier les signataires de façon certaine, ce qui rend la fraude beaucoup plus difficile.
- Elle est beaucoup plus sûre que les signatures manuscrites.
- Elle permet une numérisation complète de votre modèle d’activité, qu’il soit ou non commercial.
Comment la signature électronique s’utilise-t-elle concrètement ?
Les signatures électroniques sont très simples d’utilisation et permettent de gagner du temps. L’interface utilisateur de Certifaction, par exemple, est optimisée pour être intuitive et accessible même sans expérience préalable.
Le processus de signature peut se résumer comme suit : vous ajoutez le document à signer et spécifiez qui sont les signataires. Les invitations à signer sont envoyées et, dans le cas des SEA et SEQ, l’identité de chaque signataire est vérifiée électroniquement avant sa signature. En règle générale, le processus complet ne nécessite que quelques minutes.
Consulter notre guide étape par étape en lien pour découvrir comment conclure vos contrats facilement avec la signature électronique.
Intégration de votre propre signature manuscrite
L’intégration d’une image de signature manuscrite, c’est-à-dire une image de votre écriture manuscrite, dans un document peut renforcer l’impression d’authenticité. De nombreux fournisseurs proposent d’intégrer l’image de votre signature manuscrite dans la carte de signature.
Comment la signature numérique fonctionne-t-elle techniquement ?
La cryptographie asymétrique, également connue sous le nom de cryptage à clé publique, est utilisée pour les signatures électroniques qualifiées (SEQ). Cette méthode utilise deux clés : une clé privée, également appelée clé de signature, et une clé publique.
La clé privée est utilisée pour signer la valeur de hachage (une empreinte numérique unique) du document. La clé publique est stockée dans le certificat et permet de vérifier l’authenticité. La somme de contrôle cryptée lors de la création de la signature est décryptée et comparée à la valeur de hachage recalculée du document.
Dans le cas des signatures à distance, les paires de clés sont générées et gérées par le prestataire de services de confiance (VDA) dans un dispositif de création de signature qualifié (HSM). Le VDA veille à ce que la clé privée ne soit accessible qu’au signataire, ce qui est généralement garanti par un deuxième facteur de sécurité. En outre, le VDA est tenu d’identifier le signataire dans le cadre d’une procédure sécurisée conformément à l’ordonnance avant de créer une clé de signature et de stocker les données d’identité.
Le choix du prestataire doit se faire en fonction des besoins
Tous les fournisseurs de services de signature électronique n’ont pas les mêmes principes – la plupart d’entre eux protègent de manière adéquate les données des signataires et des entreprises invitantes. Certains fournisseurs proposent des flux de travail automatisés dotés d’une intelligence artificielle, qui lisent souvent aussi le contenu des documents.
Conseil : assurez-vous que votre signature électronique est conforme à eIDAS
Lorsque vous choisissez un fournisseur, vous devez vous assurer qu’il propose des signatures conformes à eIDAS. Assurez-vous également que la norme de signature que vous exigez peut être respectée ; tous les fournisseurs n’ont pas le QES dans leur répertoire, par exemple.
Signatures numériques et sécurité des données
D’autres fournisseurs se passent des flux de travail. En revanche, les solutions avec chiffrement de bout en bout (E2EE) et traitement local des données promettent une sécurité maximale des données. Vos documents sont protégés par l’approche éprouvée de Certifaction, qui privilégie la protection de la vie privée et utilise la technologie zéro connaissance. La solution de traitement est appliquée localement et les documents ne quittent jamais l’environnement informatique de votre entreprise. Vos données sont déjà cryptées sur votre appareil final et transmises entièrement cryptées de bout en bout. Cela signifie que l’outil n’a aucun accès à vos documents, à leur contenu et à leurs données.
Conseils pratiques
Pour maximiser la sécurité, les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes sont à jour et que tous les employés sont formés à l’utilisation sécurisée des signatures électroniques. En outre, vous ne devriez choisir que des fournisseurs dignes de confiance, dont la conformité à eIDAS est démontrée.
