Des rôles clairs pour des processus de signature sûrs et efficaces

Rôles signataires et non signataires

  • Les signataires signent le document ou refusent la signature.
  • Les observateurs sont notifiés lorsque leur étape est atteinte et lorsque le processus est terminé. Ils peuvent consulter le document, mais pas influer sur le processus.
  • Les approbateurs approuvent ou refusent lorsque leur étape est atteinte. Ils ne modifient pas le document, mais pilotent le déroulement du processus. Ils ne peuvent pas se trouver dans la même étape que des signataires.
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Gestion des destinataires en deux étapes avec les rôles Observer, Approver et Signer

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Maîtrise du processus de signature : des rôles pour approuver, observer et signer

Le modèle de rôles garantit transparence et efficacité dans le processus de signature. Outre les signataires, des approbateurs et des observateurs peuvent être intégrés directement au processus.

Chaque participant reçoit exactement le rôle dont il a besoin dans le workflow : signer, approuver activement ou suivre le processus en toute transparence. Il en résulte des procédures claires et traçables, avec des responsabilités définies, moins d’efforts de coordination et une documentation complète du lancement du processus jusqu’à la signature finale.

Utiliser les rôles

Définir les destinataires et les rôles

Ajouter des destinataires

Lancez le processus de signature en ajoutant un document. Ajoutez ensuite les signataires et les participants requis. Vous pouvez répartir les destinataires en étapes. Les destinataires d’une même étape reçoivent les invitations simultanément.
Formulaire d’ajout de destinataires avec le rôle Observer et le niveau de signature Simple
Étape 2 du processus de signature avec un destinataire au rôle Signer

Attribuer les rôles

Chaque participant se voit attribuer un rôle :
  • Signataire
  • Observateur
  • Approbateur
Vous pouvez aussi envoyer un message personnel aux destinataires d’une même étape. À savoir : approbateurs et signataires ne peuvent pas se trouver dans la même étape.
Questions fréquentes sur les rôles

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Les différents rôles dans le processus de signature

Vue des destinataires

Signer des documents

Les destinataires ayant un rôle de signataire reçoivent une notification par e-mail les invitant à signer un document. Ils ouvrent le lien et signent le document.
E-mail d’invitation de Certifaction à signer un document
E-mail de Certifaction invitant le destinataire à approuver un document

Donner son approbation

Les destinataires ayant un rôle d’approbateur reçoivent une notification par e-mail les informant qu’ils ont été désignés comme approbateurs. Ils ouvrent le lien et approuvent l’étape du processus ou le document.

Suivre le processus

Les destinataires ayant un rôle d’observateur reçoivent une notification par e-mail dès que leur étape est atteinte. Ils ouvrent le lien pour consulter le document. Une fois le processus terminé, ils reçoivent un e-mail et peuvent télécharger le document entièrement signé.
E-mail de Certifaction invitant le destinataire à observer un processus de signature

FAQ

Nos réponses aux questions les plus fréquentes

Les signataires signent le document ou refusent la signature.

Les observateurs sont notifiés lorsque leur étape est atteinte et lorsque le processus est terminé. Ils peuvent consulter le document, mais pas influer sur le processus.

Les approbateurs approuvent ou refusent lorsque leur étape est atteinte. Ils ne modifient pas le document, mais pilotent le déroulement du processus. Ils ne peuvent pas se trouver dans la même étape que des signataires.


Chaque personne impliquée reçoit ainsi exactement le rôle dont elle a besoin. C’est l’initiateur du processus de signature qui définit les rôles.

Oui. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser une étape définie du processus ou un document. L’approbateur vérifie et approuve le document avant son envoi aux autres destinataires, ou approuve les signatures apposées avant la finalisation du processus.
Non. Les observateurs ont un rôle purement informatif. Ils ne peuvent ni modifier, ni arrêter, ni approuver le processus. Ils sont notifiés lorsque leur étape est atteinte, puis une nouvelle fois lorsque le processus de signature est terminé.
Cas d’usage typiques :
  • Approbations internes avant la signature d’un contrat
  • Implication du service juridique ou de la compliance
  • Transparence pour la direction ou les chefs de projet
  • Processus documentés selon le principe des quatre yeux
Les workflows restent ainsi structurés, traçables et efficaces.
Oui. Approbateurs et observateurs peuvent être attribués de manière flexible à des étapes précises. Même des workflows d’approbation complexes avec de nombreux participants restent ainsi clairement structurés.
Oui. Dès qu’une personne est désignée comme approbateur ou observateur, elle reçoit une notification par e-mail avec un accès direct au processus. S’il y a plusieurs étapes, les destinataires sont notifiés au moment où ils doivent agir. Une fois le processus terminé, le document entièrement signé est également mis à disposition.
Non, bien au contraire. Des rôles clairement définis et des étapes d’approbation structurées réduisent les efforts de coordination et augmentent la transparence. Les observateurs gagnent en visibilité sans ralentir le workflow.

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