Les signatures électroniques facilitent de nombreux processus dans les entreprises B2B et permettent d’établir et d’envoyer des contrats de manière efficace et juridiquement valable. Pour respecter les exigences légales, le choix du bon type de signature électronique est décisif. Penchons-nous sur la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ).

eIDAS : les différences entre SEA et SEQ

eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) est un règlement européen qui définit le cadre juridique de l’identification électronique et des services de confiance pour les transactions électroniques. eIDAS distingue trois types de signatures : simple, avancée et qualifiée. Lorsque des entreprises signent électroniquement en tant que personne morale, on parle aussi de cachet électronique. La principale différence entre ces trois types réside dans les exigences techniques et les usages possibles.

Une signature électronique avancée (SEA) offre un niveau de sécurité plus élevé qu’une signature électronique simple. Elle est liée aux données de création de signature du signataire et permet de l’identifier, par exemple en vérifiant son numéro de téléphone. La SEA doit aussi permettre de prouver toute modification ultérieure du document signé.

Illustration d’une carte d’identité avec photo, à côté d’un cadenas vert et d’un bouclier bleu avec une coche

La signature électronique qualifiée (SEQ) va plus loin. Elle remplit toutes les exigences de la SEA, mais repose sur un certificat qualifié qui ne peut être émis que par un prestataire de services de confiance. Ce certificat contient les données d’identité univoques du signataire, vérifiées au moyen d’une pièce d’identité.

La SEQ sous l’angle technique : le rôle du prestataire de services de confiance

Le prestataire de services de confiance est une autorité de certification reconnue par l’État. Il fournit des cartes de signature physiques ou numériques ou propose la signature à distance. Avec la signature à distance, des certificats sécurisent le processus de signature, sans matériel ni logiciel particulier.

Pour les signatures électroniques qualifiées à distance, les prestataires de services de confiance créent et gèrent les paires de clés dans un dispositif qualifié de création de signature. Il leur incombe de mettre la clé privée (clé de signature) exclusivement à disposition du signataire, en règle générale grâce à un facteur de sécurité supplémentaire. Avant de générer une clé de signature, le prestataire doit identifier le signataire et enregistrer en toute sécurité les données d’identité recueillies.

Sceau de certificat « QES valid » dans Adobe Reader, en anglais, dans un rectangle à bordure bleue avec une grande coche, indiquant qu’une signature électronique qualifiée (SEQ) est valide.

Pour savoir si un document a été signé avec une SEQ, il faut vérifier le certificat. Des programmes comme Adobe Reader le permettent : à l’ouverture du PDF, un message en haut indique la validité de la signature. En ouvrant la fenêtre de signature, vous obtenez d’autres informations, comme le type de signature (SEQ), le nom du signataire et l’heure de la signature.

Les avantages de la signature électronique

Au lieu de frais d’impression, de papier et d’envoi élevés et de longs délais, la signature électronique est économique et efficace. Les entreprises profitent de processus de signature et de conclusion de contrats plus rapides. Vous gagnez en flexibilité, car vos partenaires n’ont pas besoin d’être au même endroit et peuvent signer à toute heure.

Avec la signature électronique avancée, l’identification se fait via le numéro de téléphone mobile du signataire. La SEA est réalisée rapidement, tout en garantissant l’intégrité du document : toute modification du fichier invaliderait la clé de vérification et serait donc détectée immédiatement.

Les avantages de la SEA pour les entreprises

Le grand avantage de la signature électronique qualifiée réside dans sa validité juridique et une identification infalsifiable, réalisée au moyen d’une pièce d’identité. La SEQ remplit toutes les exigences de la signature avancée ainsi que des critères de sécurité supplémentaires. Avec le bon outil, les documents restent faciles et rapides à signer : avec notre solution QES-Ident, la vérification d’identité est possible sans agent vidéo ni application supplémentaire à télécharger.

Validité juridique et usage pour les entreprises B2B

Une signature électronique qualifiée est toujours nécessaire lorsque vous avez besoin d’une force probante élevée ou que le document est soumis à la forme écrite. C’est le cas par exemple, selon les pays, de certains comptes annuels ou contrats de travail à durée déterminée. La SEQ équivaut juridiquement à une signature manuscrite, comme le prévoit le règlement eIDAS pour tous les États membres de l’UE. Les entreprises doivent toutefois veiller à ce que la mise en œuvre de la signature respecte le droit du pays concerné.

Outre l’obligation de recourir à une SEQ, d’autres règles peuvent s’appliquer. En Allemagne, par exemple, les contrats de travail peuvent être signés numériquement, mais les conditions essentielles doivent aussi être remises sur papier en vertu de la loi sur la preuve des conditions de travail (Nachweisgesetz). Dans de rares cas, la forme électronique est même totalement exclue par la loi, comme pour la résiliation d’un contrat de travail en Allemagne.

Document avec cadenas, clé et code binaire, symboles de protection des données et de signature électronique

La signature électronique avancée est reconnue comme alternative juridiquement valable à la signature manuscrite lorsque le législateur n’a pas prévu d’exigence de forme pour le document signé. Pour les contrats B2B, il n’y a souvent aucune exigence de forme, c’est pourquoi la SEA y est bien adaptée. Elle convient par exemple aux contrats d’achat, aux commandes ou à la conclusion d’un bail à durée indéterminée. Une signature électronique simple (SES) serait aussi possible, mais n’offre pas la force probante ni l’intégrité documentaire souhaitées.

Outre le respect des exigences liées à la signature électronique, les entreprises doivent aussi veiller à ce que le processus de signature soit conforme à la protection des données. Pour remplir les exigences du RGPD ou de la nLPD suisse et de son ordonnance (OPDo), renseignez-vous en détail auprès du prestataire envisagé sur la sécurité de vos données.

Validité juridique en Suisse : SEA ou SEQ

Prestataires de signature électronique : comment choisir le bon outil

Il existe de nombreux prestataires de signature électronique. Il est d’autant plus important de vérifier que l’outil répond aux besoins de votre entreprise et présente certaines qualités, notamment

  1. des certifications comme ISO 27001
  2. la disponibilité et la localisation des serveurs
  3. la disponibilité de l’équipe de support
  4. l’étendue des standards de signature proposés
  5. le mode de traitement et de chiffrement des données

Le traitement local des données est toujours plus sûr qu’un stockage dans le cloud. Les documents devraient en outre toujours être envoyés chiffrés de bout en bout. Car dès que vos documents quittent l’environnement informatique de votre entreprise, vous dépendez des mesures de sécurité de votre prestataire de signature électronique.

Chez Certifaction, nous misons sur des processus qui rendent tout accès de tiers impossible « by design ». Vous seul gardez le contrôle sur vos données, vos documents et leur contenu. Dans le même temps, signatures électroniques avancées et qualifiées restent rapides et intuitives chez nous.

Conclusion

La signature électronique offre de nombreux avantages aux entreprises B2B. Pour choisir le bon type de signature, tenez compte du cas d’usage et des exigences légales. Si la signature électronique avancée (SEA) convient bien aux contrats B2B, d’autres documents exigent la forme écrite et donc la signature électronique qualifiée (SEQ).