Politique de confidentialité

Version 1.1 du 18 septembre 2023

Qui sommes-nous

La présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») explique comment nous traitons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez ce site web ou nos services au moyen de la Solution Certifaction®, accessible via https://certifaction.com/fr/ (ensemble, le « Site web »).

Le Site web et la Solution Certifaction® sont exploités par Certifaction AG, Limmatquai 120, 8001 Zurich, Suisse (la « SOCIÉTÉ », « nous », « notre » ou « nos »). La Société est responsable du traitement des données décrit ci-après. Toutefois, si vous utilisez notre Solution Certifaction® en tant qu’entreprise cliente, nous agissons en qualité de sous-traitant.

Sauf définition contraire dans la présente Politique de confidentialité ou dans nos Conditions générales, les termes utilisés ici ont la même signification que dans la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) ou dans le règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD).
Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez également contacter à tout moment notre délégué à la protection des données :
par e-mail à : privacy@certifaction.com

Nous attirons expressément votre attention sur le fait que les messages envoyés à cette adresse ne sont pas lus exclusivement par notre délégué à la protection des données. Si vous souhaitez échanger des informations confidentielles, veuillez donc nous contacter d’abord directement à l’adresse emeka.mosanya@certifaction.com en indiquant la mention « À l’attention du délégué à la protection des données ».

1 Données personnelles que nous collectons

Lorsque vous utilisez notre site web ou nos services, nous pouvons collecter ou recevoir des données personnelles à différentes fins liées à nos activités. Il s’agit notamment des données suivantes :

  • Demandes des clients (par exemple le détail de vos demandes)
  • Données personnelles (par exemple nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, nationalité, pièces d’identité, date de naissance)
  • Données de connexion (par exemple mot de passe, nom d’utilisateur, sessions)
  • Données de paiement (par exemple informations de facturation, données de carte de crédit)
  • Données des visiteurs du site web (par exemple adresse IP, fichiers journaux, type et version du navigateur utilisé, système d’exploitation, URL de provenance, nom d’hôte de l’ordinateur qui accède au site, heure de la requête au serveur)
  • Données de recrutement (par exemple lettre de motivation, CV)
  • Photos et vidéos (par exemple photos et vidéos du visage de l’utilisateur utilisées à des fins d’identification)
  • Fichiers audio (par exemple enregistrements vocaux et sonores utilisés à des fins d’identification)
  • Fichiers et documents (par exemple les fichiers et documents d’un utilisateur dans le cadre du service « Demande de signature », les pièces jointes que vous nous transmettez dans le cadre du support client, ou des informations sur ces fichiers et documents, telles que les noms de fichiers et leur contenu).

2 Comment nous collectons les données personnelles

Nous collectons des informations sur nos utilisateurs lorsqu’ils utilisent notre Site web ou nos services, notamment lorsqu’ils y effectuent certaines actions.

Directement

  • Lorsque les utilisateurs correspondent avec nous par voie électronique.
  • Lorsque les utilisateurs accèdent à notre Site web et/ou à nos services au moyen de la Solution Certifaction®, les utilisent ou interagissent d’une autre manière avec eux.
  • Lorsque les utilisateurs s’inscrivent pour recevoir notre newsletter et d’autres supports marketing.
  • Lorsque les utilisateurs nous transmettent leurs données.

Indirectement

  • À partir de sources publiques, telles que des annuaires publics.
  • Auprès de tiers, par exemple via des plugins de réseaux sociaux et des cookies tiers.
  • Auprès de nos clients, lorsqu’ils utilisent nos services.

3 Bases juridiques et finalités

La base juridique sur laquelle nous collectons et utilisons les données personnelles décrites dans la présente Politique de confidentialité dépend des données collectées et des finalités spécifiques de cette collecte.

Contrat : pour exécuter nos obligations contractuelles ou prendre des mesures liées à un contrat conclu avec vous. En particulier :

  • pour fournir nos services ;
  • pour vous offrir un support client ;
  • pour créer et gérer votre compte dans nos services et vérifier vos identifiants lors de la connexion ;
  • dans le cadre d’un recrutement.

Consentement : nous pouvons nous fonder sur le consentement que vous avez librement donné au moment de communiquer vos données personnelles. En particulier :

  • pour informer les utilisateurs de nos actualités, offres spéciales, newsletters et, de manière générale, des produits et services que nous proposons ;
  • pour déposer des cookies non essentiels et des outils similaires.

Intérêts légitimes : nous pouvons nous fonder sur des intérêts légitimes lorsque nous estimons que le traitement est loyal et raisonnable et qu’il ne porte pas atteinte à vos intérêts ou à vos droits et libertés fondamentaux. En particulier :

  • pour maintenir et améliorer notre Site web et nos services ;
  • pour développer de nouveaux services.

Respect d’obligations légales : pour remplir nos obligations réglementaires et d’intérêt public. En particulier :

  • pour respecter les réglementations et législations applicables ;
  • pour faire valoir des prétentions et des droits en justice.

3.1 Newsletter

Nous pouvons envoyer des newsletters et d’autres notifications par e-mail et par d’autres canaux de communication. Nous pouvons faire envoyer ces newsletters et notifications par des tiers ou les envoyer avec leur aide.

En principe, vous devez consentir expressément à l’utilisation de votre adresse e-mail et de vos autres coordonnées, sauf si cette utilisation est autorisée pour d’autres motifs légaux. Pour tout consentement par e-mail, nous utilisons la procédure de « double opt-in » : vous recevez un e-mail contenant un lien sur lequel vous devez cliquer pour confirmer, afin d’éviter toute utilisation abusive par des tiers non autorisés. Nous pouvons enregistrer ces consentements, y compris l’adresse IP, la date et l’heure.

Les newsletters et autres notifications peuvent contenir des liens ou des pixels de suivi qui enregistrent si une newsletter ou une notification a été ouverte et quels liens ont été cliqués (mesure de performance). Ces liens et pixels de suivi enregistrent l’utilisation des newsletters et autres notifications. Nous avons besoin de cette mesure statistique, y compris de la mesure du succès et de la portée, pour pouvoir proposer des newsletters et notifications efficaces, conviviales, durables, sûres et fiables, adaptées aux habitudes de lecture des destinataires.

Vous pouvez à tout moment vous désabonner des newsletters et autres notifications et vous opposer ainsi notamment à la mesure d’utilisation mentionnée ci-dessus. Pour ce faire, contactez-nous directement ou cliquez sur le lien figurant en bas de chaque newsletter que nous vous envoyons.

4 Conservation des données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou conformément aux exigences légales et réglementaires ou aux accords contractuels.

5 Prestataires de services

La Société peut faire appel à des entreprises tierces (« Prestataires de services ») pour faciliter l’exploitation de notre Site web et de nos services, aider à analyser leur utilisation ou fournir des prestations liées au Site web et aux services, telles que le traitement des paiements et la fourniture de services d’infrastructure informatique. Ces tiers n’ont accès aux données personnelles des utilisateurs que dans la mesure nécessaire à l’exécution de ces tâches pour le compte de la Société.

Catégories de prestataires de services susceptibles d’accéder à vos données personnelles :

  • Fiduciaires et cabinets comptables
  • Consultants
  • Autres sociétés du groupe
  • Agences marketing
  • Autorités publiques
  • Prestataires de services de paiement
  • Fournisseurs de logiciels CRM
  • Fournisseurs de serveurs cloud
  • Prestataires de services informatiques
  • Prestataires de services d’analyse

6 Transferts de données

La Société et/ou les Prestataires de services peuvent transférer vos données personnelles vers les pays suivants et les y traiter :

  • UE et EEE
  • États-Unis

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services situés en partie dans des pays dits tiers (hors de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Suisse) ou qui y traitent des données personnelles, c’est-à-dire dans des pays dont le niveau de protection des données ne correspond pas à celui de l’UE ou de la Suisse.

Lors de transferts de données à l’étranger, nous protégeons vos données personnelles conformément à nos obligations contractuelles et à la législation applicable en matière de protection des données.
Ces garanties peuvent notamment consister en :

  • un transfert vers des pays considérés comme offrant un niveau de protection adéquat selon les listes publiées par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ainsi que vers des pays faisant l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
  • l’application de clauses contractuelles types, de règles d’entreprise contraignantes ou d’autres obligations contractuelles standard garantissant une protection appropriée des données.

En cas de transfert vers un pays tiers en l’absence de décision d’adéquation ou de garanties appropriées, il est possible, et il existe un risque, que les autorités de ce pays (par exemple les services de renseignement) accèdent aux données transférées et que l’exercice de vos droits en tant que personne concernée ne puisse pas être garanti.

7 Communication des données

Nous pouvons communiquer vos données personnelles si nous estimons de bonne foi que cela est nécessaire :

  • pour respecter une obligation légale (c’est-à-dire si la loi l’exige ou en réponse à des demandes valables d’autorités publiques, telles qu’un tribunal ou une administration) ;
  • pour protéger la sécurité du Site web et défendre nos droits ou nos biens ;
  • pour prévenir ou examiner d’éventuels manquements en lien avec nos activités ;
  • pour nous défendre contre une mise en cause de notre responsabilité.

8 Sécurité des données

Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables que nous jugeons appropriées pour protéger les données enregistrées contre toute manipulation, perte ou accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont adaptées en permanence à l’évolution technologique.
Nous accordons également une grande importance à la protection des données en interne. Nos collaborateurs et les Prestataires de services que nous mandatons sont tenus au secret et au respect de la législation applicable en matière de protection des données. Ils n’ont en outre accès aux données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs tâches ou de leur mandat.

La sécurité de vos données personnelles nous tient à cœur, mais aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sûr à 100 %. Même si nous nous efforçons d’utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas en garantir la sécurité absolue. Nous vous recommandons d’utiliser un antivirus, un pare-feu et d’autres logiciels similaires pour protéger votre système.

9 Vos droits

Vous disposez des droits suivants en matière de protection des données. Pour les exercer, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée ci-dessus ou envoyer un e-mail à privacy@certifaction.com. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de justifier de votre identité avant de donner suite à votre demande.

  • Droit d’accès : vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles, que nous vous fournirons sous forme électronique.
  • Droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de corriger nos enregistrements si vous estimez qu’ils contiennent des informations inexactes ou incomplètes vous concernant.
  • Droit de retirer votre consentement : si vous avez consenti au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement avec effet pour l’avenir. Cela vaut notamment si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing. Dès réception de votre retrait, nous ne traiterons plus vos données aux fins pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, sauf s’il existe une autre base juridique pour le traitement. Pour ne plus recevoir nos e-mails, cliquez sur le lien de désabonnement figurant dans l’e-mail reçu ou contactez-nous à privacy@certifaction.com.
  • Droit à l’effacement : vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsqu’elles ont été traitées de manière illicite.
  • Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles si vous estimez qu’elles sont inexactes, si notre traitement est illicite, ou si nous n’avons plus besoin de les traiter pour la finalité initiale sans pouvoir les supprimer en raison d’une obligation légale ou parce que vous ne souhaitez pas leur suppression.
  • Droit à la portabilité : vous avez le droit de nous demander de transmettre vos données personnelles à un autre responsable du traitement dans un format standard, tel qu’Excel, lorsqu’il s’agit de données que vous nous avez fournies et que nous les traitons sur la base de votre consentement ou pour exécuter nos obligations contractuelles.
  • Droit d’opposition : lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous donnerons suite à votre demande, sauf si nous disposons d’un motif légitime impérieux pour le traitement qui prévaut sur vos intérêts, ou si nous devons poursuivre le traitement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit de saisir une autorité de contrôle de la protection des données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint la législation sur la protection des données. En Suisse, l’autorité compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (www.edoeb.admin.ch). En Bavière (Allemagne), siège de notre représentant dans l’UE, l’autorité compétente est le Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (https://www.lda.bayern.de/). Vous pouvez par exemple exercer ce droit auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre de votre résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

10 Liens vers des applications et sites tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web ou des applications qui ne sont pas exploités par nous. Si vous cliquez sur un lien tiers, vous serez redirigé vers le site web ou l’application de ce tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques des sites web ou services tiers et déclinons toute responsabilité à cet égard.

Nous sommes présents sur des réseaux sociaux, notamment pour communiquer avec nos clients et prospects et pour informer sur nos produits et services. Si vous disposez d’un compte sur le même réseau, il est possible que nous puissions voir vos informations et contenus qui y sont publiés, par exemple lorsque nous consultons votre profil. Le réseau social peut en outre nous permettre de vous contacter. La communication de contenus via le réseau social et le traitement de ces contenus relèvent de la responsabilité du réseau social. Dès que nous transférons des données personnelles dans notre propre système, nous en sommes responsables de manière autonome. Ce transfert a alors lieu en vue de mesures précontractuelles et de l’exécution d’un contrat. Pour connaître la base juridique des traitements effectués par les réseaux sociaux sous leur propre responsabilité, veuillez consulter leurs déclarations de protection des données. Voici la liste des réseaux sociaux sur lesquels nous sommes présents :

11 YouTube

Notre site web utilise le service vidéo YouTube, proposé aux personnes résidant en Suisse et dans l’Espace économique européen par Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Grand Canal Dock, Dublin 4, D04 V4X7, Irlande. Lorsque vous consultez une page de notre site web intégrant une vidéo YouTube, votre navigateur se connecte aux serveurs de YouTube, ce qui entraîne la transmission de vos données personnelles (par exemple adresse IP, informations techniques sur le type de navigateur et le système d’exploitation, activités effectuées sur notre page) à YouTube, dont les serveurs peuvent également se trouver aux États-Unis, que vous disposiez ou non d’un compte YouTube. YouTube est en outre en mesure de suivre votre comportement dès que vous lancez la lecture d’une vidéo. Si vous regardez des vidéos YouTube sur notre site web en étant connecté à votre profil YouTube, votre comportement lors du visionnage peut aussi être associé à votre compte YouTube. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez vous déconnecter de YouTube avant de consulter la page concernée de notre site web.

Nous utilisons YouTube en mode de protection des données étendue. Selon YouTube, ce mode garantit que YouTube n’enregistre aucune information sur les visiteurs de ce site web avant qu’ils ne regardent la vidéo. Cela ne signifie toutefois pas nécessairement que le partage de données avec les partenaires de YouTube soit exclu. Ainsi, que vous regardiez ou non une vidéo, YouTube établit toujours une connexion avec le réseau Google DoubleClick.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google.

12 Microsoft Teams

Nous utilisons « Teams » pour organiser des réunions en ligne. Teams est un logiciel de Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande (« Microsoft »). Le traitement des données pour la tenue de réunions via Teams repose sur notre intérêt légitime à organiser de manière efficace et simple des réunions en ligne, des tables rondes et des présentations. Ce traitement repose également sur une base contractuelle dans la mesure où les réunions ont lieu dans le cadre de relations contractuelles existantes avec vous. Nous ne sommes pas responsables des autres traitements de données effectués sur le site web du produit Teams, sur lequel le logiciel de bureau peut être téléchargé et l’application web utilisée.
Au cours d’une réunion, peuvent être traités dans certaines circonstances : les données des participants (par exemple nom affiché, prénom, nom, téléphone), les métadonnées (par exemple sujet et description de la réunion, adresse IP, heure de la dernière activité du participant sur Teams), les messages de chat ou de canal, les données d’enregistrement du microphone et de la vidéo ainsi que l’utilisation du téléphone. Vous pouvez désactiver à tout moment la transmission par microphone et caméra dans les paramètres correspondants. Nous n’enregistrons les réunions et ne consignons les données textuelles qu’avec votre consentement et après vous en avoir informé. Microsoft enregistre et utilise les métadonnées pour nous permettre d’analyser l’utilisation de Teams et d’en rendre compte. Microsoft peut avoir connaissance des données susmentionnées dans le cadre de son contrat avec nous. Vous trouverez de plus amples informations dans la déclaration de confidentialité de Microsoft à l’adresse https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement.

13 Zoom

Nous utilisons Zoom pour organiser des réunions en ligne. Zoom est un logiciel de Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 (« Zoom »). Le traitement des données pour la tenue de réunions via Zoom repose sur notre intérêt légitime à organiser de manière efficace et simple des réunions en ligne, des tables rondes et des présentations. Ce traitement repose également sur une base contractuelle dans la mesure où les réunions ont lieu dans le cadre de relations contractuelles existantes avec vous. Nous ne sommes pas responsables des autres traitements de données effectués sur le site web du produit Zoom, sur lequel le logiciel de bureau peut être téléchargé et l’application web utilisée.
Au cours d’une réunion, les données traitées comprennent l’identification des participants (par exemple nom, nom affiché, photo, adresse e-mail, numéro de téléphone, informations professionnelles, paramètres régionaux indiqués, voix, image, identifiant d’utilisateur et autres informations fournies par l’utilisateur), les préférences et paramètres (par exemple paramètres audio et vidéo, emplacement des fichiers d’enregistrement, paramètres de partage d’écran), les informations sur l’appareil (par exemple haut-parleurs, microphone, caméra, version du système d’exploitation, identifiant du disque dur, nom de l’ordinateur, adresse MAC, adresse IP, niveau de batterie, informations Wi-Fi), les contenus générés lors des réunions Zoom (par exemple audio, vidéo, messages et tableaux blancs, réponses aux sondages et aux questions-réponses, fichiers ainsi que le contexte associé, comme les détails de l’invitation, le nom de la réunion ou du chat et l’ordre du jour) et les interactions des participants avec Zoom (par exemple heure d’arrivée et de départ, données de performance, données de suivi telles que les mouvements de souris, les clics et autres actions effectuées pendant la réunion).
Vous pouvez désactiver à tout moment la transmission par microphone et caméra dans les paramètres correspondants. Nous n’enregistrons les réunions et ne consignons les données textuelles qu’avec votre consentement et après vous en avoir informé.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Zoom.

14 Google Meet

Nous utilisons Google Meet pour organiser des réunions en ligne. Google Meet est un logiciel proposé aux personnes résidant en Suisse et dans l’Espace économique européen par Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Grand Canal Dock, Dublin 4, D04 V4X7, Irlande. Le traitement des données pour la tenue de réunions via Google Meet repose sur notre intérêt légitime à organiser de manière efficace et simple des réunions en ligne, des tables rondes et des présentations. Ce traitement repose également sur une base contractuelle dans la mesure où les réunions ont lieu dans le cadre de relations contractuelles existantes avec vous. Nous ne sommes pas responsables des autres traitements de données effectués sur le site web du produit Google Meet, sur lequel le logiciel de bureau peut être téléchargé et l’application web utilisée.
Au cours d’une réunion, les données traitées comprennent l’identification des participants (par exemple nom, nom affiché, photo, adresse e-mail, numéro de téléphone, voix, image, identifiant d’utilisateur et autres informations fournies par l’utilisateur), les préférences et paramètres (par exemple paramètres audio et vidéo, paramètres de partage d’écran), les informations sur l’appareil (par exemple haut-parleurs, microphone, caméra, version du système d’exploitation, identifiant du disque dur, nom de l’ordinateur, adresse MAC, adresse IP), les contenus générés lors des réunions Google Meet (par exemple audio, vidéo, messages ainsi que le contexte associé, comme les détails de l’invitation et le nom de la réunion) et les interactions des participants avec Google Meet (par exemple heure d’arrivée et de départ ainsi que durée de présence dans l’appel).
Vous pouvez désactiver à tout moment la transmission par microphone et caméra dans les paramètres correspondants. Nous n’enregistrons les réunions et ne consignons les données textuelles qu’avec votre consentement et après vous en avoir informé.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google.

15 Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour notre Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement.
Les modifications de la présente Politique de confidentialité prennent effet dès leur publication sur cette page.

16 Nous contacter

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse privacy@certifaction.com.

Traduction à titre informatif. En cas de divergence, la version anglaise fait foi.