Signature juridiquement valable en Suisse : SEA ou SEQ ?

Lors de la signature de contrats, une question revient souvent : la signature électronique est-elle juridiquement valable pour cet usage ? Cela dépend de plusieurs facteurs. Nous expliquons quelles exigences les signatures électroniques doivent remplir en Suisse et dans quels cas la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ) conviennent.

Les bases de la signature électronique

La signature électronique permet de signer des contrats ou des accords en quelques minutes, électroniquement plutôt que sur papier. Elle garantit l’authenticité et l’intégrité de la signature. Pour les personnes morales plutôt que physiques, on parle aussi de cachet électronique.

Il existe différents outils de signature électronique, proposés par exemple par Certifaction, Skribble ou DocuSign. Le processus est généralement le suivant : pour faire signer un contrat, vous le téléversez dans l’outil, choisissez le type de signature et saisissez les adresses e-mail des signataires. Les autres parties reçoivent alors un lien d’invitation à signer et doivent confirmer leur identité.

Il existe trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. La signature électronique qualifiée (SEQ) offre le plus haut niveau de sécurité et de validité juridique.

Utiliser la SEA et la SEQ

La signature électronique avancée (SEA) est liée aux données du signataire et vérifie son identité. Certifaction utilise pour cela le numéro de téléphone, puisqu’il faut s’identifier lors de l’achat d’une carte SIM. La SEA permet aussi de détecter les modifications apportées au document après la signature. La signature électronique avancée n’est juridiquement valable que si la loi ne prévoit aucune exigence de forme pour le document concerné. C’est le cas de nombreux contrats B2B et documents internes.

La signature électronique qualifiée (SEQ) va encore plus loin : elle remplit tous les critères de la SEA et repose sur un certificat qualifié émis par un prestataire de services de confiance. Les données d’identité du signataire sont vérifiées à l’aide d’une pièce d’identité. L’avantage de la SEQ : elle vaut aussi pour les documents soumis à la forme écrite. En Suisse, celle-ci est prescrite pour certains actes juridiques, comme les crédits à la consommation ou les contrats de leasing.

Pour vérifier si un document a été signé avec une SEQ valable, on peut utiliser des sites spécialisés comme le validateur de signatures de la Confédération ou des outils comme Adobe Reader. Ils indiquent qui a signé le document et si la signature est valable. Les propriétés de la signature indiquent aussi l’horodatage et le prestataire.

Lois et réglementations applicables

SCSE

La validité juridique des signatures électroniques est régie dans l’UE par le règlement eIDAS et en Suisse par la SCSE (loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique). Les deux textes prévoient que la signature électronique qualifiée (SEQ) équivaut à une signature manuscrite et fait foi devant les tribunaux.

Notez toutefois qu’une SEQ est conforme soit à eIDAS, soit à la SCSE. Avec Certifaction, vous choisissez l’une ou l’autre juridiction lors de la création de la demande de signature.

Services de confiance

L’UE et la Suisse tiennent des listes de prestataires de services de confiance qualifiés. Dans le cadre de la SEQ, ces prestataires identifient le signataire et émettent le certificat.

Selon la SCSE, des organismes distincts (organismes de reconnaissance) sont chargés de reconnaître ces services de certification. KPMG était, à la rédaction de cet article, le seul organisme de reconnaissance suisse. Les prestataires de signature électronique n’ont pas besoin d’être reconnus eux-mêmes : ils peuvent collaborer avec des fournisseurs de services de certification reconnus, comme Swisscom, pour l’émission des certificats.

Protection des données

Le processus de signature électronique doit bien sûr aussi respecter les règles de protection des données de la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela inclut la protection des données personnelles et le respect des standards de transparence et de sécurité.

Nous recommandons aussi de vérifier les certifications comme ISO 27001 et la localisation des serveurs en Suisse. Chez Certifaction, les documents sont traités et chiffrés localement. Nous n’avons nous-mêmes aucun accès aux documents à signer, ce qui nous distingue de nombreux autres prestataires de signature électronique.

Limites de la validité juridique des signatures électroniques

Pour certains documents, la forme électronique est exclue ou la signature électronique ne suffit pas. Exemple : la procuration pour une inscription au registre du commerce, qui nécessite une légalisation. Ni une légalisation ni un acte authentique ne peuvent être remplacés par une signature électronique.

Il existe aussi des réglementations sectorielles à prendre en compte. Pour l’industrie pharmaceutique, par exemple, il peut être important de savoir si la SEQ remplit les exigences de la FDA (Food and Drug Administration).

Combiner forme numérique et forme écrite

Les entreprises souhaitent parfois combiner éléments numériques et écrits. Pour garantir la validité juridique, il faut respecter les points suivants :

• Un document signé à la main par une partie peut être signé électroniquement par l’autre. Il faut toutefois utiliser le type de signature adapté, c’est-à-dire une SEQ si la forme écrite est exigée.
• Les signatures apposées sur papier puis scannées ne sont pas reconnues comme signatures électroniques, car elles n’offrent ni les éléments de sécurité ni les contrôles d’identité nécessaires.
• Vous souhaitez imprimer un contrat signé électroniquement ? En principe, il reste juridiquement valable une fois imprimé. Il est toutefois important que la signature électronique et sa validité restent vérifiables sur la version imprimée.

Chez Certifaction, nous garantissons la vérifiabilité des documents imprimés grâce à notre jumeau numérique : un QR code ajouté au document, qui peut être scanné après impression.

Les risques de la signature électronique

Les entreprises devraient vérifier précisément quelles exigences de forme s’appliquent à leurs contrats et déclarations. Si vous utilisez une SEA alors que la forme écrite est exigée, la signature n’est pas juridiquement valable. La force probante devant un tribunal est en outre décisive : utilisez une SEQ pour ne prendre aucun risque.

Autre risque : que votre prestataire de signature électronique ne respecte pas les exigences légales de la SCSE ou de la loi sur la protection des données. Des mesures de sécurité insuffisantes peuvent entraîner des fuites de données ou des cyberattaques réussies. Choisissez donc un partenaire qui couvre toutes les exigences légales et offre des standards de sécurité élevés.

Conclusion

Les signatures électroniques accélèrent vos processus contractuels et constituent dans de nombreux cas une alternative juridiquement valable à la signature manuscrite. Si la SEA convient à la plupart des contrats B2B, seule la SEQ est valable pour les documents soumis à la forme écrite. Pour ne faire courir aucun risque à votre entreprise, vérifiez vos cas d’usage concrets et choisissez un prestataire aux standards de sécurité des données élevés.

AVERTISSEMENT : cet article est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Nous ne pouvons garantir l’actualité ni l’exactitude des informations. Pour toute question juridique précise, adressez-vous à un avocat de votre région.