Plus besoin de stylo ni de papier pour signer un contrat de travail. Des incertitudes subsistent pourtant souvent sur l’usage de la signature électronique. Est-elle juridiquement valable ? Quelles lois et exigences de forme les employeurs et les entreprises de travail temporaire doivent-ils respecter ? Et qu’en est-il de la sécurité des données ? Nous répondons à toutes ces questions, en prenant l’exemple du droit allemand.

Les bases de la signature électronique

Le règlement eIDAS définit trois catégories de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. Seule la signature électronique qualifiée (SEQ) a toutefois la même force probante qu’une signature manuscrite. Les contrats signés avec une SEQ sont juridiquement valables dans toute l’UE.

Quelle est la différence entre signature numérique et signature électronique ?

La signature électronique est une notion large qui désigne tout procédé électronique exprimant un consentement à un accord ou à un document. Elle n’inclut pas toujours une preuve d’identité univoque. Le terme « signature électronique » est en outre utilisé dans un contexte juridique, comme dans le règlement eIDAS.

La signature numérique est généralement définie comme un sous-type de signature électronique. Elle fournit des informations d’identité vérifiées sur le signataire et garantit l’authenticité, l’intégrité et la protection du document contre la falsification. La SEQ présente toutes ces propriétés et est donc à la fois une signature électronique et numérique.

Les contrats de travail en un coup d’œil

Le bon usage de la signature électronique dépend du type de contrat de travail. On distingue d’abord les contrats à durée indéterminée et à durée déterminée. Ces derniers se divisent en contrats à durée déterminée pour un motif objectif (p. ex. remplacement pendant un congé parental) et sans motif objectif. En Allemagne, les contrats à durée déterminée sans motif objectif ne sont toutefois autorisés que sous certaines conditions et pour une durée maximale de deux ans.

Dans le travail temporaire (location de services ou intérim), les relations contractuelles sont réglées séparément. Il existe en quelque sorte une relation triangulaire entre l’entreprise de travail temporaire, l’entreprise utilisatrice et le travailleur temporaire :

  1. Le contrat de mise à disposition règle la fourniture de main-d’œuvre contre rémunération entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise utilisatrice, ainsi que les conditions de travail concrètes.
  2. Un contrat de travail est conclu entre l’entreprise de travail temporaire et le travailleur temporaire. L’entreprise de travail temporaire reste son employeur pendant la mission.
  3. Il n’existe pas de relation de travail directe entre l’entreprise utilisatrice et le travailleur temporaire.
Diagramme des relations entre l’entreprise de travail temporaire, le travailleur temporaire et l’entreprise utilisatrice, avec contrat de travail et contrat de mise à disposition

Les contrats de travail temporaire sont nécessaires pour clarifier la situation de toutes les parties. En Allemagne, le cadre juridique est fixé par la loi sur le travail temporaire (AÜG).

Signature électronique des contrats de travail : les exigences légales

La loi sur la preuve des conditions de travail (Nachweisgesetz)

En règle générale, les contrats de travail ne sont pas soumis à la forme écrite. Il existe toutefois une obligation de fournir par écrit une preuve des conditions contractuelles essentielles. Depuis la modification de la loi allemande sur la preuve des conditions de travail (NachwG), les employeurs doivent remettre aux salariés des informations supplémentaires par écrit, selon les cas le premier jour de travail, au bout de sept jours ou dans un délai d’un mois. La forme électronique n’est pas admise. Si le contrat de travail est signé électroniquement, un document supplémentaire signé à la main doit donc être remis ensuite.

Les règles selon la durée

En Allemagne, les contrats de travail à durée indéterminée comme à durée déterminée peuvent être signés électroniquement. Comme indiqué plus haut, les conditions contractuelles essentielles doivent aussi être remises sur papier. Concernant le type de signature :

– Contrat à durée indéterminée : aucune exigence de forme ne s’applique. La signature électronique qualifiée (SEQ) n’est donc pas obligatoire, mais reste recommandée pour sa force probante plus élevée.

– Contrat à durée déterminée : la SEQ est obligatoire. Veillez à une mise en œuvre correcte (technique et juridique), car un contrat à durée déterminée mal signé peut être requalifié en contrat à durée indéterminée.

Personne désignant un contrat de travail avec un stylo

Les règles selon le type de document

  • La SEQ est toujours prescrite pour les contrats de travail temporaire.
  • La résiliation d’un contrat de travail est soumise à la forme écrite obligatoire. La forme électronique est exclue en vertu de l’article 623 du BGB (code civil allemand) : une signature électronique n’est explicitement pas admise. La résiliation écrite est aussi nécessaire si le contrat est résilié avant la prise de poste.

La loi prévoit également que les employeurs doivent s’assurer que les signatures électroniques sont compréhensibles pour les salariés et que la technologie est correctement mise en œuvre.

Opportunités et risques de la signature électronique

Les avantages de la signature électronique sont évidents : elle allège la charge administrative des services RH, réduit les coûts, accélère l’onboarding et protège l’environnement grâce à une moindre consommation de papier. Bien utilisée, la SEQ offre en outre une pleine force probante. Les entreprises de travail temporaire en profitent particulièrement :

  • jusqu’à 50 € d’économies par mission
  • une conclusion des contrats accélérée : 90 % des contrats sont signés le jour même
  • un taux de placement plus élevé

Les craintes liées à la signature électronique portent généralement sur la conformité juridique et la sécurité des données. Les infractions au droit du travail ou au RGPD peuvent en effet entraîner de lourdes amendes. Une entreprise qui ne respecte pas l’obligation de preuve des conditions contractuelles essentielles selon la NachwG s’expose à une amende pouvant atteindre 2 000 €, voire à des demandes de dommages et intérêts. Pour éviter ces risques, connaissez les exigences légales applicables à vos contrats de travail et respectez-les en utilisant le bon standard de signature : seule la SEQ remplit l’exigence de forme écrite. Choisissez aussi un prestataire aux standards de sécurité élevés pour protéger les informations confidentielles.

Obtenir une signature électronique : quel prestataire choisir ?

La signature électronique est proposée comme solution autonome ou intégrée à des logiciels plus complets. Certains outils RH permettent par exemple de signer numériquement le contrat de travail. Tout le processus, de la création du contrat à l’envoi, la signature et l’archivage, se fait alors dans un seul outil. Cette option est très efficace, mais plus discutable en matière de protection des données.

Les solutions de signature électronique pures offrent généralement une sécurité plus élevée. Un prestataire comme Certifaction ne partage pas les contrats dans le cloud et ne propose pas d’analyse par IA, car cela permettrait un accès de tiers. Renseignez-vous donc sur le stockage des données auprès du prestataire envisagé. La conformité eIDAS, des certifications comme ISO 27001 et la convivialité sont d’autres critères importants.

Comment fonctionne la signature électronique des contrats

Téléversez le contrat de travail au format PDF dans l’outil et indiquez les signataires et paramètres souhaités. Avec Certifaction, vous pouvez aussi envoyer plusieurs contrats à différents signataires en même temps. Les responsables RH et les nouveaux collaborateurs reçoivent un e-mail de demande de signature dans l’ordre défini.

Le document peut être consulté et signé numériquement via le lien reçu. Selon le type de signature, il faut d’abord confirmer l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou s’identifier avec une pièce d’identité. Pour la SEQ, la preuve d’identité se fait généralement en ligne, par identification vidéo ou AutoIdent. Ce n’est qu’ensuite que le prestataire de services de confiance émet le certificat qualifié pour la signature. L’initiateur est averti dès que toutes les signatures sont réunies.

Conclusion

La signature électronique des contrats de travail est juridiquement reconnue en Allemagne comme dans l’UE et se met en place rapidement. Faites d’abord le point sur les exigences légales, car toutes les signatures ne se valent pas : dans certains cas, seule la SEQ est valable. Entreprise de travail temporaire, start-up ou groupe international : la signature électronique des contrats de travail est pertinente partout où les entreprises veulent tirer parti de la numérisation.

Avertissement : les exigences légales peuvent évoluer à tout moment. Nous ne garantissons pas l’exactitude des informations fournies.