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La numérisation permet aux entreprises de rendre leurs processus plus efficaces et plus simples. Les signatures électroniques jouent un rôle important dans la gestion des documents et des contrats. Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique avancée (SEA) et ses différences avec la signature électronique qualifiée (SEQ).
Définition : signature numérique ou signature électronique
« Signature électronique » est un terme générique désignant les procédés qui enregistrent un consentement à un contenu. Le règlement eIDAS distingue trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée.
Le terme « signature numérique » est souvent utilisé comme synonyme. Contrairement à la signature électronique, la signature numérique n’est toutefois pas une notion juridique, mais un procédé technique qui vérifie l’identité du signataire et garantit l’authenticité d’un document. Un certificat émis par une autorité de certification relie les données de validation d’une signature à une personne et confirme au moins son nom ou son pseudonyme.
Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée (SEA) ?
Une signature électronique avancée (SEA) offre des standards de sécurité plus élevés qu’une signature électronique simple (SES). Selon l’article 26 du règlement européen eIDAS, la signature électronique avancée doit remplir les critères suivants :
- Elle est liée au signataire de manière univoque.
- Elle permet d’identifier le signataire.
- Elle est créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif.
- Elle est liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure de ces données est détectable.
Avec Certifaction, l’identification pour la SEA se fait via le numéro de téléphone mobile du signataire. L’identité est liée au numéro, puisqu’il faut s’identifier lors de l’achat d’une carte SIM.
La différence avec la signature électronique qualifiée (SEQ)
La signature électronique qualifiée (SEQ) selon eIDAS est une forme encore plus strictement encadrée. Le certificat qualifié ne peut être émis que par un organisme certifié (prestataire de services de confiance) et contient les données d’identité univoques du signataire, vérifiées à l’aide de sa carte d’identité ou de son passeport. La SEQ a la même force probante qu’une signature manuscrite et est requise lorsque la forme écrite est prescrite.
La principale différence entre SEA et SEQ réside donc dans la force probante et les exigences de vérification d’identité. La SEA n’est pas juridiquement valable lorsque la forme écrite est exigée. Dans tous les autres cas, elle est plus simple à utiliser et moins coûteuse que la SEQ, car aucune identification par un prestataire de services de confiance n’est nécessaire.
Créer une signature électronique avancée
Une signature électronique avancée se crée avec un outil de signature électronique comme Certifaction. Certifaction prend en charge tous les types de signature selon eIDAS (SES, SEA et SEQ) et offre une sécurité des données plus élevée que des prestataires comme DocuSign.
Étape 1 : pour demander une signature, il faut téléverser le document dans l’outil et ajouter les adresses e-mail des signataires. Avec Certifaction, on peut aussi définir l’ordre de signature.
Étape 2 : les signataires reçoivent un lien vers le document et peuvent le vérifier. Pour signer, ils saisissent leur nom et confirment leur numéro de téléphone mobile. Ils reçoivent alors un code par SMS.
Vérifier une signature électronique
Après la signature avec Certifaction, le nom du signataire et le type de signature utilisé figurent sur la carte de signature.
Cartes de signature Certifaction : SEA (à gauche) et SEQ (à droite)
Même sans logiciel de signature électronique spécifique, vous pouvez vérifier des documents signés. Ouvrez le document dans Adobe Acrobat Reader et affichez les propriétés de la signature. Pour une SEQ, vous verrez la mention « This is a qualified electronic signature […] » et la source de confiance. Pour une SEA, le type de signature n’est pas indiqué explicitement, mais dans l’exemple de Certifaction, le numéro de téléphone confirmé figure comme motif. La source de confiance de la SEA n’est pas une liste officielle de l’UE.
Adobe Acrobat Reader, propriétés de signature : SEA (à gauche) et SEQ (à droite)
La signature électronique dans la pratique
Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour de nombreux documents et contrats. Toutes les parties ne doivent pas forcément signer électroniquement : une partie peut signer à la main et l’autre électroniquement. Pour une meilleure traçabilité, il reste toutefois conseillé d’utiliser des signatures électroniques standardisées.
En Suisse comme dans l’UE, la signature électronique avancée (SEA) est une alternative juridiquement reconnue à la signature manuscrite, tant que la loi ne prévoit pas d’exigence de forme particulière pour le document à signer. Pour les contrats B2B en particulier, aucune forme spéciale n’est souvent prescrite, ce qui rend l’usage de la SEA particulièrement intéressant.
La SEA convient par exemple pour conclure des contrats de vente, passer des commandes ou convenir d’un bail à durée indéterminée. La signature électronique simple (SES) pourrait aussi être utilisée dans ces cas, mais elle n’offre pas la force probante ni l’intégrité documentaire nécessaires par rapport à la signature avancée.
Avantages et inconvénients de la signature électronique avancée
Avantages :
- Sécurité : la SEA garantit l’identification du signataire et ne peut pas être manipulée, car elle détecte toute modification ultérieure des données.
- Efficacité : elle accélère les processus de signature et supprime les délais d’envoi postal.
- Économies : comparée à un traitement des contrats avec signature manuscrite ou SEQ, la SEA est très avantageuse.
- Flexibilité : elle permet de signer des contrats à toute heure, sans présence physique.
Inconvénients :
- Identification : en cas de doute sur l’identité du signataire, le nom indiqué doit être comparé aux données de l’opérateur mobile. Celles-ci peuvent toutefois être incomplètes ou erronées. De plus, un tribunal doit d’abord ordonner la communication de ces informations.
- Validité juridique : lorsque la forme écrite est exigée, une SEA ne suffit pas. Il faut alors utiliser la SEQ.
Conclusion
La signature électronique avancée offre aux entreprises qui veulent numériser leurs processus contractuels une option efficace, sûre et économique. Si la forme écrite est prescrite, vous avez toutefois toujours besoin de la SEQ.
Le choix du type de signature dépend donc des exigences légales que votre entreprise doit remplir et du niveau de fiabilité souhaité pour l’identification de vos partenaires commerciaux.
