Stift und Papier sind heute nicht mehr nötig, um Arbeitsverträge zu unterschreiben. Trotzdem bestehen häufig noch Unsicherheiten beim Einsatz von eSignaturen. Sind elektronische Unterschriften rechtsgültig? Welche Gesetze und Formvorschriften müssen Arbeitgeber und Personaldienstleister beachten? Und wie steht es um die Datensicherheit? Wir klären alle offenen Fragen.
Grundlagen zur eSignatur
Die eIDAS-Verordnung definiert drei Kategorien von elektronischen Signaturen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Hierbei hat jedoch nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) dieselbe Beweiskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Verträge, die mit einer QES unterzeichnet wurden, sind in der gesamten EU rechtsgültig.
Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen und elektronischen Signatur bzw. Unterschrift?
Eine elektronische Signatur ist ein weit gefasster Begriff für jedes elektronische Verfahren, das die Zustimmung zu einer Vereinbarung oder einer Aufzeichnung anzeigt. Sie beinhaltet nicht immer einen eindeutigen Identitätsnachweis. Zudem wird der Begriff „elektronische Signatur“ im gesetzlichen Kontext verwendet – so auch in der eIDAS-Verordnung.
Digitale Signaturen werden meist als Unterart der elektronischen Signatur definiert. Sie bieten verifizierte Identitätsangaben des Unterzeichners und gewährleisten die Echtheit, Integrität und Fälschungssicherheit des Dokuments. Die QES weist all diese Eigenschaften auf und zählt somit sowohl zu den elektronischen als auch zu den digitalen Signaturen.
Arbeitsverträge im Überblick
Der richtige Einsatz von eSignaturen hängt von der Art des zu unterzeichnenden Arbeitsvertrags ab. Zunächst lassen sich unbefristete und befristete Verträge unterscheiden. Letztere teilen sich in Sachgrundbefristungen (z. B. Elternzeit-Vertretung) und Befristungen ohne Sachgrund auf. Die sachgrundlose Befristung ist in Deutschland jedoch nur unter bestimmten Bedingungen und für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren zulässig.
Im Bereich Arbeitnehmerüberlassung (auch als Zeitarbeit oder Leiharbeit bekannt) sind die Vertragsverhältnisse gesondert geregelt. Hier besteht sozusagen ein Dreiecksverhältnis zwischen Verleiher, Entleiher und Leiharbeitnehmer:
- Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag regelt die kostenpflichtige Bereitstellung von Arbeitskräften zwischen Verleiher (Personaldienstleister) und Entleiher (Unternehmen) sowie die konkreten Arbeitsbedingungen.
- Zwischen dem Verleiher und dem Leiharbeitnehmer wird ein Arbeitsvertrag geschlossen. Dabei bleibt der Verleiher auch während der Verleihphase der Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers.
- Es besteht kein direktes Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer.
Arbeitnehmerüberlassungs- und Arbeitsvertrag sind notwendig, um Klarheit für alle Beteiligten zu schaffen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) festgelegt.
Digitale Unterschrift bei Arbeitsverträgen: Gesetzliche Vorgaben
Nachweisgesetz
Im Allgemeinen unterliegen Arbeitsverträge nicht dem Schriftformerfordernis. Doch es besteht eine schriftliche Nachweispflicht für wesentliche Vertragsbedingungen. Seit der Änderung des Nachweisgesetzes (NachwG) müssen Arbeitgeber erweiterte Informationen schriftlich an den Arbeitnehmer aushändigen. Je nach Art der Information muss dies am ersten Arbeitstag, nach sieben Tagen oder innerhalb eines Monats geschehen. Elektronische Formen sind dabei nicht zulässig. Wird also der Arbeitsvertrag digital unterschrieben, muss ein schriftlich unterzeichnetes Zusatzdokument nachgereicht werden.
Vorgaben nach Befristung
Vorgaben nach Art des Dokuments
- Für Arbeitnehmerüberlassungsverträge ist immer die QES vorgeschrieben.
- Kündigungen von Arbeitsverträgen unterliegen der zwingenden Schriftform. Hier ist die elektronische Form nach § 623 BGB ausgeschlossen, also eine eSignatur explizit nicht erlaubt. Auch im Fall einer Auflösung des Arbeitsvertrages vor Stellenantritt muss eine schriftliche Kündigung eingereicht werden.
Chancen und Risiken der eSignatur
- Einsparungen von bis zu 50 € pro Mission
- einem beschleunigten Vertragsabschluss: 90% der Verträge werden noch am selben Tag unterschrieben
- einer erhöhten Besetzungsrate
Unterschrift digital einholen: Welcher Anbieter ist der richtige?
Elektronische Signaturen werden als Einzellösung oder als Teil umfassenderer Software angeboten. So bieten beispielsweise manche HR-Tools die Funktion, den Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben. Der komplette Prozess – von der Erstellung des Arbeitsvertrages über das Senden und Unterzeichnen bis zur Speicherung – wird dann in einem Tool abgebildet. Diese Variante ist sehr effizient, aber bedenklicher, was den Datenschutz angeht.
Reine eSigning-Lösungen bieten in der Regel höhere Sicherheit. Ein Anbieter wie Certifaction teilt Verträge nicht in der Cloud und bietet keine KI-Analyse, da dies den Zugriff Dritter ermöglichen würde. Informieren Sie sich also über die Datenspeicherung bei Ihrem gewünschten Anbieter. eIDAS-Konformität, Zertifizierungen wie die ISO 27001 und Nutzerfreundlichkeit sind weitere wichtige Entscheidungskriterien.
So funktioniert die digitale Vertragsunterzeichnung
Laden Sie den Arbeitsvertrag als PDF im Tool hoch und legen Sie die gewünschten Unterzeichner und Einstellungen fest. Mit Certifaction lassen sich auch mehrere Verträge gleichzeitig an verschiedene Unterzeichner senden. Personalverantwortliche und neue Mitarbeiter erhalten in der gewünschten Reihenfolge eine E-Mail mit der Aufforderung zur Signatur.
Über den enthaltenen Link kann das Dokument eingesehen und digital unterschrieben werden – je nach Signaturtyp ist dazu zunächst die Bestätigung der E-Mail-Adresse, der Telefonnummer oder die Identifikation per Ausweisdokument nötig. Der Nachweis der Identität für die QES erfolgt meist online durch Video- oder Auto-Ident. Erst dann stellt der Anbieter für Vertrauensdienste das qualifizierte Zertifikat für die Signatur aus. Der Initiator wird benachrichtigt, sobald alle Unterschriften vorhanden sind.
Fazit
Die digitale Unterschrift von Arbeitsverträgen ist in Deutschland und der EU sowohl gesetzlich anerkannt als auch schnell umsetzbar. Vorab sollten Sie sich einen Überblick zu den gesetzlichen Anforderungen verschaffen. Denn Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift – in manchen Fällen ist nur die QES gültig. Egal ob Personaldienstleister, Start-up oder multinationaler Konzern: Die elektronische Unterschrift von Arbeitsverträgen ist überall dort relevant, wo Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung nutzen möchten.
Disclaimer: Gesetzliche Vorgaben können sich jederzeit ändern. Wir übernehmen keine Garantie für die Richtigkeit der genannten Informationen.
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