La signature électronique est essentielle à la numérisation des processus. Elle ouvre la voie à l’entreprise sans papier, permet la transformation numérique des modèles d’affaires et rend inutile l’envoi des contrats par la poste, ce qui fait aussi gagner du temps et de l’argent.

Mais comment une signature électronique est-elle concrètement créée, et ce processus est-il complexe ? Il est important de comprendre à quoi ressemble réellement le processus de signature électronique.

Une signature électronique n’a pas besoin d’un élément graphique

Beaucoup imaginent qu’une signature électronique est une copie numérique exacte de leur signature manuscrite, comme sur les tablettes tactiles utilisées par la poste à la remise d’un colis.

Une signature électronique n’est toutefois pas liée à cette forme et n’a même pas besoin d’élément graphique ! Il n’est donc pas nécessaire de « numériser » sa signature à la main sur une tablette, puis de la faire vérifier.

Au contraire, les solutions qui se limitent à cette partie graphique ne sont généralement pas sûres. À l’inverse, une signature électronique sûre peut être entièrement sécurisée et juridiquement valable sans aucun élément graphique.

Pour le comprendre, il faut se rappeler ce qui rend une signature unique, qu’elle soit numérique ou manuscrite. Une signature manuscrite est sûre parce que chaque personne signe de façon unique : on peut par exemple reconnaître une signature falsifiée en examinant attentivement le tracé.

Avec la signature électronique, ce n’est tout simplement pas nécessaire, car la vérification d’identité se fait autrement, par exemple en comparant votre pièce d’identité avec un scan de votre visage. Une comparaison réussie légitime alors votre signature électronique aux yeux du législateur, quelle que soit sa forme graphique.

La vérification de votre identité peut donc se faire de manière entièrement numérique, sans jamais prendre un stylo.

Aucune précaution particulière n’est nécessaire, car vous vous identifiez pendant le processus de signature électronique. Selon le standard de signature, il faut une adresse e-mail, un numéro de téléphone et/ou une caméra et une pièce d’identité. Le logiciel du prestataire de signature électronique se charge du reste.

Créer une signature électronique en quelques étapes : le guide

Prenons l’exemple de Certifaction pour montrer à quel point il est simple de créer une signature électronique :

  1. Créez un compte Certifaction en cliquant sur le bouton bleu « Essai gratuit » en haut à droite du site, puis saisissez votre adresse e-mail et un mot de passe et validez.
  2. Ouvrez votre messagerie et confirmez votre adresse e-mail en un clic. Saisissez ensuite quelques informations complémentaires sur votre compte et vous arrivez sur le tableau de bord, d’où vous pouvez lancer directement le processus de signature.
  3. Téléversez le document PDF que vous souhaitez signer, simplement par glisser-déposer dans le champ « Signer un document ».
  4. À l’étape suivante, choisissez les personnes à inviter à signer. Vous pouvez définir d’autres paramètres, comme un ordre de signature si nécessaire. Si vous êtes le seul signataire, vous pouvez terminer directement.
  5. Si vous ou d’autres signataires devez vous identifier, par exemple pour une SEQ, c’est à ce moment-là. L’identification ne prend que quelques minutes et ne doit être renouvelée que tous les quelques mois pour chaque utilisateur.
  6. Après l’identification, cliquez sur « Signer » et c’est terminé. Le document est signé électroniquement de manière juridiquement valable.

Comme vous le voyez, la signature ne prend que quelques minutes et est entièrement numérique. Si vous êtes déjà identifié, elle prend même bien moins d’une minute.
Les signatures sont juridiquement valables dans toute l’UE, en Suisse et dans la plupart des autres pays du monde. Pour en savoir plus, consultez la page liée.

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