Location d’une voiture ou achat dans une boutique en ligne : aujourd’hui, la plupart des transactions se font entièrement en ligne, au bénéfice de toutes les parties.

Il en va autrement pour la location immobilière. La plupart des baux sont encore signés au stylo sur papier, avec des coûts plus élevés et des délais plus longs, surtout pour les bailleurs.

La solution : signer le bail numériquement. Mais est-ce juridiquement possible ? Nous expliquons à quoi il faut veiller.

Les avantages de la signature électronique pour les baux

Lorsqu’un bail est signé « à l’encre », au stylo sur papier, cela génère beaucoup de travail des deux côtés :

  • le bail doit être disponible sur papier pour tous les signataires, ce qui suppose un envoi postal ou un déplacement sur un lieu de signature
  • le bail doit ensuite être en quelque sorte « renumérisé » dans le système du bailleur
  • le bail original doit être archivé sur papier
  • les délais plus longs prolongent la vacance, pendant laquelle le bien ne génère aucun revenu
  • les locataires ne peuvent pas être identifiés sans aucun doute

Tous ces points génèrent pour les bailleurs des coûts fixes à chaque mise en location d’un bien. Si de nombreux biens sont loués par période, la seule gestion des documents peut entraîner des coûts de personnel importants.

L’absence d’identification crée en même temps des risques : si un locataire dissimule son identité ou se fait passer pour quelqu’un d’autre, cela entraîne généralement une lourde charge administrative pour le bailleur, souvent accompagnée d’une perte de revenus locatifs.

La signature électronique des baux présente au contraire plusieurs avantages concrets pour les locataires comme pour les bailleurs :

  • vous réduisez les délais d’attente et la vacance, en permettant de conclure les contrats immédiatement en ligne
  • vous évitez une rupture de support, ce qui améliore nettement l’expérience des locataires et attire de nouveaux locataires potentiels sur votre plateforme
  • vous réduisez les coûts côté bailleur, par exemple pour le traitement des documents, mais aussi indirectement, grâce à une vacance réduite : jusqu’à 47 euros d’économies par contrat dans certains cas
  • vous identifiez les locataires sans aucun doute

Au total, la signature électronique des baux ne présente que des avantages pour toutes les parties, à condition de respecter les dispositions légales relatives à la validité juridique et à la protection des données.

Nous détaillons les avantages de la signature électronique dans l’immobilier dans l’article de blog lié.

La validité juridique de la signature électronique des baux

La signature électronique est reconnue et juridiquement valable pour la plupart des usages en Europe depuis l’adoption du règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS) dans l’UE et de la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE) en Suisse.

Signature électronique « simple » et « qualifiée »

Toutes les signatures électroniques ne se valent toutefois pas : il existe différents standards, avec des exigences techniques et des usages différents.

Si aucune exigence de forme légale ne s’applique à un document ou à un contrat, la « signature électronique simple » (SES) suffit dans la plupart des cas. Les signataires sont alors généralement identifiés uniquement par leur adresse e-mail.

Il faut la distinguer de la « signature électronique qualifiée » (SEQ), soumise à des critères stricts de forme et de sécurité, et obligatoire pour certains usages comme alternative à la signature manuscrite classique.

Une SEQ exige toujours une identification sûre des signataires, par exemple via des services d’identification vidéo qui vérifient leurs données personnelles.

Les cas sans exigence de forme et ceux qui exigent une SEQ sont réglés différemment, par exemple en Allemagne et en Suisse. Nous avons donc résumé pour vous les règles de validité juridique de la signature électronique des baux.

Remarque : les listes suivantes ne sont qu’un aperçu et ne couvrent pas tous les cas possibles. Nous nous efforçons de tenir ces informations à jour, sans pouvoir le garantir en raison de l’évolution rapide du cadre légal. Pour en savoir plus sur la validité juridique de la signature électronique en général, consultez la page liée.

Validité juridique de la signature électronique en Allemagne

Cas où une signature électronique simple (SES) suffit, notamment :

  • baux à durée indéterminée à loyer constant
  • états des lieux (y compris relevés de compteurs, constats de dommages, etc.)
  • décomptes de charges
  • résiliations (si le bien n’est pas à usage d’habitation)
  • courriers d’adaptation du loyer
  • fiches de données de base et modifications
  • déclarations personnelles des locataires et des candidats locataires

Cas où une signature électronique qualifiée (SEQ) est requise, notamment :

  • baux à durée déterminée
  • baux d’habitation à loyer indexé ou échelonné
  • résiliations de baux d’habitation
  • modifications importantes de baux à durée déterminée
  • exercice d’un droit de préemption légal par le locataire
  • mandats SEPA

En Allemagne, seule la signature d’un cautionnement locatif ne peut toujours pas se faire par signature électronique.

Dans tous les autres cas cités, la signature électronique est juridiquement valable et reconnue en Allemagne, à condition de respecter les éventuelles exigences de forme et que la signature remplisse les exigences du règlement eIDAS.

Validité juridique de la signature électronique en Suisse

Cas où une signature électronique simple (SES) suffit, notamment :

  • tous les baux (y compris à durée déterminée ou à loyer indexé ou échelonné)
  • états des lieux (y compris relevés de compteurs, constats de dommages, etc.)
  • décomptes de charges
  • déclarations personnelles des locataires et des candidats locataires

Cas où une signature électronique qualifiée (SEQ) est requise, notamment :

  • résiliation des baux (locaux d’habitation et commerciaux)
  • mises en demeure, par exemple pour retard de paiement ou manquement à une obligation.

Là aussi : dans tous les cas cités, la signature électronique est juridiquement valable et reconnue en Suisse, à condition de respecter les éventuelles exigences de forme et que la signature remplisse les exigences de la SCSE.

Signer ses baux numériquement avec tous les standards de signature

Dans la plupart des cas, la signature électronique des baux est juridiquement valable et reconnue par la loi.

Souvent, la loi autorise la signature électronique simple (SES). Certifaction propose tous les types de signature, de la SES et de la SEA à la signature électronique qualifiée (SEQ) selon eIDAS et la SCSE, pour que vous soyez équipé pour tous les cas où la signature électronique est admise.

Le tout dans une application facile à intégrer, qui répond aux plus hautes exigences de protection des données et propose même le « jumeau numérique » si vous souhaitez authentifier sans aucun doute des baux imprimés.

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