Egal, ob es sich um die Vermietung eines Leihwagens oder den Kauf in einem Online-Shop handelt: Die meisten Geschäfte werden heutzutage komplett digital über das Internet abgewickelt – sehr zum Vorteil aller Seiten.
Anders sieht es jedoch bei der Vermietung von Immobilien aus. Denn die meisten Mietverträge werden weiterhin mit Stift und Papier unterschrieben und erzeugen so gerade auf Vermieterseite höhere Kosten und längere Wartezeiten.
Die Lösung: den Mietvertrag digital unterschreiben. Doch ist dies rechtsgültig möglich? Wir erklären Ihnen, was Sie beachten müssen.
Diese Vorteile haben digitale Unterschriften für Mietverträge
Wird ein Mietvertrag „nass”, das heisst mit Stift auf Papier unterschrieben, erzeugt dies sehr hohen Aufwand auf beiden Seiten:
- Der Mietvertrag muss in Papierform allen Unterzeichnern vorliegen, was entweder das Versenden per Post oder die Anreise an einen Unterzeichnungsort nötig macht
- Der Mietvertrag muss danach im System des Vermieters gewissermassen „rückdigitalisiert” in das System eingespeist werden
- Das originale Mietvertragsdokument muss in Papierform archiviert werden
- Die längeren Wartezeiten verlängern die Leerstandszeit, in der kein Umsatz mit einer Immobilie erwirtschaftet wird
- Mieter können nicht zweifelsfrei identifiziert werden
Alle diese Punkte erzeugen für Vermieter Fixkosten, die bei jedem Vermietungsvorgang pro Immobilie anfallen. Werden sehr viele Immobilien pro Zeiteinheit vermietet, kann allein der Aufwand für das Management der Dokumente signifikante Personalkosten erzeugen.
Im Falle der fehlenden Identifikation entstehen gleichzeitig Risiken, denn verschleiert ein Mieter seine Identität oder gibt sich für jemand anderen aus, erzeugt dies für Vermieter in der Regel einen sehr hohen Verwaltungsaufwand bei gleichzeitig oft fehlenden Einnahmen durch das Mietobjekt.
Digitale Unterschriften für Mietverträge haben dagegen sowohl für Mieter als auch Vermieter gleich mehrere handfeste Vorteile:
- Sie reduzieren Warte- und Leerstandszeiten, indem ein sofortiger Vertragsabschluss online ermöglicht wird
- Sie vermeiden einen Medienbruch, der die Nutzererfahrung für Mieter deutlich verbessert, wodurch neue potenzielle Mieter auf die eigene Plattform gelockt werden
- Sie reduzieren Kosten auf der Vermieterseite, etwa bei der Bearbeitung von Dokumenten, aber auch indirekt, da Leerstand reduziert wird. Pro Vertrag können so mitunter bis zu 47 Euro gespart werden
- Sie ermöglichen eine zweifelsfreie Identifizierung der Mieter
Insgesamt haben digitale Signaturen für Mietverträge damit für alle Seiten nur Vorteile – vorausgesetzt, gesetzliche Bestimmungen für die Rechtsgültigkeit und der Datenschutz werden eingehalten.
Über die Vorteile von digitalen Signaturen in der Immobilienbranche berichten wir ausführlicher im verlinkten Blogbeitrag.
Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen bei Mietverträgen
Spätestens mit der Verabschiedung der Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) in der EU bzw. dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) in der Schweiz sind elektronische Signaturen für die meisten Anwendungsbereiche in Europa anerkannt und rechtsgültig.
„Einfache” und „qualifizierte” elektronische Signaturen
Allerdings ist elektronische Signatur nicht gleich elektronische Signatur, denn hier gibt es verschiedene Standards mit unterschiedlichen technischen Anforderungen und Einsatzgebieten.
Gibt es für ein bestimmtes Dokument bzw. einen Vertrag keine gesetzliche Formvorschrift, so reicht in den meisten Fällen die sogenannte „Einfache Elektronische Signatur”, kurz EES oder auch SES. Hier erfolgt die Identifizierung der Unterzeichner zumeist nur über die E-Mail-Adresse.
Davon abzugrenzen ist die „Qualifizierte Elektronische Signatur”, kurz QES, die im Gegensatz dazu strengen Form- und Sicherheitskriterien unterliegt und in einigen Anwendungsfällen beim elektronischen Unterzeichnen als Alternative zu einer klassischen, „nassen” Unterschrift zwingend vorgeschrieben ist.
Für eine QES ist immer eine sichere Identifizierung der Unterzeichner notwendig, was etwa über Video Identifikations-Dienste geschieht, bei denen die Personalien von Nutzern geprüft werden.
Welche Anwendungsfälle formlos sind und welche zwingend eine QES benötigen, ist dabei beispielsweise in Deutschland und der Schweiz unterschiedlich geregelt. Wir haben daher die verschiedenen Standards zur Rechtsgültigkeit von digitalen Signaturen bei Mietverträgen für Sie zusammengefasst.
Hinweis: Die folgenden Listen dienen nur als Übersicht und enthalten nicht alle möglichen Anwendungsfälle. Wir bemühen uns um die Aktualität der Informationen, können diese aufgrund sich schnell ändernder rechtlicher Rahmenbedingungen jedoch nicht immer garantieren. Über die rechtliche Gültigkeit von eSignaturen allgemein erfahren Sie mehr auf der verlinkten Seite.
Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen in Deutschland
Fälle, in denen eine Einfache Elektronische Signatur (EES bzw. SES) ausreicht, unter anderem:
- Unbefristete Mietverträge mit gleichbleibender Miete
- Übergabeprotokolle (inkl. Zählerstände und Schadensdokumentation etc.)
- Nebenkostenabrechnungen
- Kündigungen (falls es sich nicht um Wohnraum handelt)
- Mietanpassungsschreiben
- Stammdatenblätter und -änderungen
- Mieterselbstauskunft und Selbstauskünfte von Mietinteressenten
Fälle, in denen eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) beim elektronischen Unterschreiben vorgeschrieben ist, unter anderem:
- Befristete Mietverträge
- Wohnraummietverträge mit Index- oder Staffelmiete
- Kündigungen von Wohnraummietverträgen
- Wesentliche Änderungen befristeter Mietverträge
- Ausübung eines gesetzlichen Mietervorkaufsrechts
- SEPA-Mandate
Lediglich für die Signierung einer Mietbürgschaft ist in Deutschland eine elektronische Unterschrift als Alternative weiterhin nicht möglich.
In allen anderen oben genannten Fällen ist in Deutschland die digitale Unterschrift rechtsgültig und gesetzlich anerkannt – sofern ggf. existierende Formvorschriften erfüllt werden und die elektronische Unterschrift die Anforderungen der eIDAS-Richtlinie erfüllt.
Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen in der Schweiz
Fälle, in denen eine Einfache Elektronische Signatur (EES bzw. SES) ausreicht, unter anderem:
- Jegliche Mietverträge (auch befristet oder mit Index- bzw. Staffelmiete)
- Übergabeprotokolle (inkl. Zählerstände und Schadensdokumentation etc.)
- Nebenkostenabrechnungen
- Mieterselbstauskunft und Selbstauskünfte von Mietinteressenten
Fälle, in denen eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) beim elektronischen Unterschreiben vorgeschrieben ist, unter anderem:
- Kündigungen von Mietverträgen (sowohl für Wohn- als auch Geschäftsräume)
- Abmahnungen, etwa wegen Zahlungsverzug oder Pflichtverletzung.
Auch hier gilt: In allen oben genannten Fällen ist in der Schweiz die digitale Unterschrift rechtsgültig und gesetzlich anerkannt – sofern ggf. existierende Formvorschriften erfüllt werden und die elektronische Unterschrift die Anforderungen der ZertES-Richtlinie erfüllt.
Die Geheimwaffe für digitale Mietvertrags-Signaturen: Unsere PES!
Digitale Unterschriften sind für Mietverträge in den meisten Fällen rechtsgültig und vom Gesetzgeber anerkannt. Allerdings tut sich hier für Vermieter häufig ein Problem auf:
Zwar erlaubt der Gesetzgeber in vielen Fällen die Nutzung der Einfachen Elektronischen Signatur (SES), doch darüber kann ein Mieter nicht einwandfrei identifiziert werden. Somit kann eine SES Vermieter nicht sicher vor Betrügern schützen.
Auf der anderen Seite kann eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) zwar eine sehr sichere Identifizierung von Mietern garantieren, doch ist diese verglichen mit einer SES oft deutlich teurer, was in der Summe zu erhöhten Kosten führen würde.
Die Lösung: die Professionelle eSignatur (PES) von Certifaction! Unsere PES verbindet die sichere Identifizierung von Signierenden mit der einfachen Handhabung und den günstigen Preisen einer SES. Somit sind Sie für alle Fälle sicher aufgestellt und geniessen die vollen Vorzüge beider Welten.
Ausserdem bietet Certifaction selbstverständlich die Qualifizierte eSignatur (QES) nach eIDAS und ZertES-Standards, sodass sie Certifaction für alle Anwendungsfälle, in denen eine elektronische Unterschrift erlaubt ist, nutzen können.
Das alles gibt es bei uns in einer einfach integrierbaren App, die höchste Datenschutzansprüche erfüllt und mit dem „digitalen Zwilling” sogar eine Lösung für Sie parat hat, wenn Sie ausgedruckte Mietverträge zweifelsfrei authentifizieren möchten.