Digitale Unterschriften sind entscheidend für die Digitalisierung von Prozessen. Sie ebnen den Weg zum papierlosen Unternehmen, ermöglichen die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und ersparen das mühsame Verschicken von Verträgen per Post, was zusätzlich Zeit und Kosten einspart.
Doch wie wird eine digitale Signatur eigentlich erstellt und wie aufwändig ist dieser Prozess? Hierbei ist es wichtig, zu verstehen, wie der digitale Signaturprozess in der Realität aussieht.
Eine digitale Unterschrift muss keine grafische Komponente besitzen
Bei einer digitalen Signatur stellen sich viele ein exaktes digitales Abbild ihrer eigenen, handschriftlichen Unterschrift vor, wie zum Beispiel auf den tragbaren Touchpads der Post beim Annehmen eines Pakets.
Eine digitale Unterschrift ist jedoch nicht an diese Form gebunden und muss tatsächlich gar keine grafische Komponente beinhalten! Es ist also nicht notwendig, beispielsweise auf einem Touchpad die eigene Unterschrift mit der Hand zu „digitalisieren“ und danach verifizieren zu lassen.
Im Gegenteil sind Lösungen, die ausschliesslich auf diesen grafischen Teil beschränkt sind, in der Regel nicht sicher. Umgekehrt können sichere digitale Signaturen komplett ohne grafische Komponente komplett sicher und rechtsgültig sein.
Um dies zu verstehen, ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, was eine Unterschrift einzigartig macht – egal ob digital oder handschriftlich. Eine handschriftliche Unterschrift ist deshalb sicher, weil jeder Mensch einen einzigartigen Weg hat, zu unterschreiben. Es ist beispielsweise möglich, allein über eine genaue Betrachtung des Schriftbilds darauf zu schliessen, ob eine handschriftliche Unterschrift gefälscht ist.
Bei digitalen Signaturen ist dies schlicht nicht nötig, denn hier geschieht die Verifizierung der Identität anders, zum Beispiel durch einen Abgleich Ihres Personalausweises mit einem Scan Ihres Gesichts. Ein erfolgreicher Abgleich legitimiert dann Ihre digitale Unterschrift auch in den Augen des Gesetzgebers – völlig unabhängig davon, wie diese grafisch gestaltet ist.
Die Verifizierung Ihrer Identität bei einer digitalen Unterschrift kann also komplett digital geschehen, ohne dass Sie jemals einen Stift in die Hand nehmen.
Sie müssen hierfür auch keine besonderen Vorkehrungen treffen, denn Sie können sich bei einer digitalen Unterschrift während des Prozesses identifizieren. Je nach Signaturstandard sind dafür eine Mailadresse, eine Telefonnummer und/oder eine Kamera und ein Identifikationsdokument notwendig. Den Rest erledigt die Software des jeweiligen eSignatur-Anbieters.
Eine digitale Signatur in wenigen Schritten erstellen – eine Anleitung
Wie einfach der Prozess zum Erstellen einer elektronischen Unterschrift ist, können wir Ihnen am Beispiel von Certifaction erklären:
- Erstellen Sie einen Account bei Certifaction, indem Sie rechts oben auf der Website auf den blauen Button „Gratis testen“ klicken und anschliessend Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort eingeben und absenden.
- Gehen Sie in Ihr Mailprogramm und verifizieren Sie Ihre Mail-Adresse mit einem einzigen Klick. Geben Sie nun einige weiterführende Informationen zu Ihrem Account ein und Sie landen auf dem Dashboard. Von hier aus können Sie den digitalen Signaturprozess direkt anstossen.
- Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Sie können es ganz einfach per Drag-and-Drop in das Feld unter „Ein Dokument signieren“ ziehen.
- Im nächsten Schritt wählen Sie aus, welche Personen zum Signieren eingeladen werden sollen. Sie können dabei zusätzliche Einstellungen treffen wie ggf. eine Signierreihenfolge. Sind Sie der einzige Unterzeichner, können Sie den Prozess direkt abschliessen.
- Müssen Sie bzw. andere Signierende sich zusätzlich identifizieren wie etwa bei einer QES, so geschieht dies an dieser Stelle. Die Identifizierung dauert nur wenige Minuten und muss pro Benutzer nur einmal alle paar Monate ausgeführt werden.
- Nach der Identifikation klicken Sie auf signieren und Sie sind fertig. Das Dokument ist rechtsgültig digital unterschrieben.
Wie Sie sehen, dauert der Unterschriftsprozess nur wenige Minuten und läuft vollständig digital ab. Haben Sie sich bereits identifiziert, geht es sogar in deutlich unter einer Minute.
Die Unterschriften sind dabei in der gesamten EU und in der Schweiz sowie den meisten anderen Ländern der Welt rechtsgültig. Erfahren Sie mehr dazu auf der verlinkten Seite.
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