Klare Rollen für sichere und effiziente Signaturvorgänge

Q: Was ist der Unterschied zwischen signierenden, genehmigenden und beobachtenden Rollen?

Signierende leisten die digitale Signatur oder lehnen die Signatur abBeobachtende werden benachrichtigt, wenn ihr Schritt erreicht wird und wenn der Prozess abgeschlossen ist. Sie können das Dokument einsehen, aber den Prozess nicht beeinflussen.Genehmigende prüfen Dokumente und/oder Vorgangsschritte und bestätigen diese ohne Dokumente zu verändern. Können nicht im selben Schritt wie Signierende sein.So erhält jede beteiligte Person genau die Rolle, die sie im Prozess benötigt. Die Person, welche den Signaturvorgang initiiert, legt auch die Rollen fest.

Signierende und nicht-signierende Rollen

Signierende leisten die digitale Signatur oder lehnen die Signatur ab
Beobachtende werden benachrichtigt, wenn ihr Schritt erreicht wird und wenn der Prozess abgeschlossen ist. Sie können das Dokument einsehen, aber den Prozess nicht beeinflussen.
Genehmigende prüfen Dokumente und/oder Vorgangsschritte und bestätigen diese ohne Dokumente zu verändern. Können nicht im selben Schritt wie Signierende sein.

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Steuerung im Signaturvorgang: Rollenmodelle für Genehmigen, Beobachten und aktives Signieren

Das Rollenmodell sorgt für Transparenz und effiziente Abläufe im Signaturvorgang. Neben Signierenden können auch Genehmigende und Beobachtende direkt in den Vorgang eingebunden werden.

Alle Beteiligten erhalten genau die Rolle, die sie im Prozess benötigen, egal ob signierend, aktiv genehmigend oder transparent begleitend. So entstehen nachvollziehbare Abläufe mit klaren Zuständigkeiten, weniger Abstimmungsaufwand und einer durchgängigen Dokumentation vom Start bis zur finalen Signatur.

Rollenmodelle anwenden

Adressaten und Rollen definieren

Empfangende hinzufügen

Initiieren Sie den Signaturprozess indem Sie ein Dokument hinzufügen. Sie können Empfangende in Schritten platzieren. Empfangende im selben Schritt erhalten die Einladungen gleichzeitig.

Rollen einstellen

Jedem Beteiligten wird eine Rolle zugewiesen:

Signieren
Beobachten
Genehmigen

Es gibt die Möglichkeit, eine persönliche Nachricht an die Unterzeichnenden in einem Schritt zu senden. Wichtig: Genehmigende und Unterzeichnende können nicht im selben Schritt sein.

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Einzelne Rollen im Signaturvorgang

Ansicht für Empfangende

Dokumente signieren

Unterzeichnende erhalten eine Information per E-Mail, dass Sie zur Unterschrift eines Dokuments eingeladen wurden. Öffnen Sie den Link und unterzeichnen Sie das Dokument.

Genehmigung erteilen

Genehmigende erhalten eine Information per E-Mail, dass Sie als Genehmigender definiert wurden. Öffnen Sie den Link und genehmigen Sie den Prozesschritt oder das Dokument.

Prozess beobachten

Beobachtende erhalten eine Information per E-Mail, wenn ihr Schritt erreicht ist. Öffnen Sie den Link und sehen Sie das Dokument ein. Nach Abschluss erhalten Sie eine E-Mail und laden das vollständig signierte Dokument herunter.

FAQs

Unsere Antworten auf die häufigsten Fragen

Was ist der Unterschied zwischen signierenden, genehmigenden und beobachtenden Rollen?

Signierende leisten die digitale Signatur oder lehnen die Signatur ab

Beobachtende werden benachrichtigt, wenn ihr Schritt erreicht wird und wenn der Prozess abgeschlossen ist. Sie können das Dokument einsehen, aber den Prozess nicht beeinflussen.

Genehmigende prüfen Dokumente und/oder Vorgangsschritte und bestätigen diese ohne Dokumente zu verändern. Können nicht im selben Schritt wie Signierende sein.

So erhält jede beteiligte Person genau die Rolle, die sie im Prozess benötigt. Die Person, welche den Signaturvorgang initiiert, legt auch die Rollen fest.

Können Genehmigende einen Signaturprozess stoppen oder ablehnen?

Ja. Genehmigende können einen definierten Prozessschritt oder ein Dokument freigeben oder ablehnen. Der Genehmigende prüft und genehmigt das Dokument, bevor es an andere Empfangende weitergeleitet wird, oder bestätigt die abgeschlossenen Signaturen vor der Finalisierung. Genehmigende und Unterzeichnende können nicht im selben Schritt platziert werden.

Können Beobachtende den Prozess beeinflussen?

Nein. Beobachtende haben eine reine Informationsrolle. Sie können den Prozess weder verändern noch stoppen oder freigeben. Sie werden benachrichtigt, wenn ihr Schritt erreicht wird, und erhalten eine weitere Benachrichtigung wenn der Signaturvorgang beendet wurde.

In welchen Szenarien sind nicht-signierende Rollen sinnvoll?

Typische Anwendungsfälle sind:

Interne Freigaben vor Vertragsunterzeichnung
Einbindung von Legal oder Compliance
Transparenz für Führungskräfte oder Projektverantwortliche
Dokumentierte Vier-Augen-Prinzip-Prozesse

So bleiben Abläufe strukturiert, nachvollziehbar und effizient.

Können Rollen individuell pro Prozessschritt definiert werden?

Ja. Genehmigende und Beobachtende können flexibel einzelnen Prozessschritten zugeordnet werden. Dadurch lassen sich auch komplexe Freigabeworkflows mit mehreren Empfangenden klar strukturieren.

Werden Genehmigende und Beobachtende automatisch informiert?

Ja. Sobald der Schritt erreicht wird, der den Genehmigenden oder Beobachtenden zugewiesen ist, erhält die Person eine E-Mail-Benachrichtigung mit direktem Zugang zum Prozess. Bei festgelegten Schritten werden die Empfänger benachrichtigt, sobald ihr Schritt an der Reihe ist. Nach Abschluss steht das vollständig signierte Dokument ebenfalls zur Verfügung.

Verzögern zusätzliche Rollen den Signaturprozess?

Nein, im Gegenteil. Durch klar definierte Rollen und strukturierte Freigabeschritte werden Abstimmungen reduziert und Prozesse transparenter gestaltet. Beobachtende sorgen für Transparenz, ohne den Ablauf zu verlangsamen.

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