Mit eSignaturen Zeit und Geld sparen: Wie elektronische Unterschriften den Arbeitsalltag erleichtern

Statt Papier und Kugelschreiber sind heute digitale Tools gefragt. Das beste Beispiel: Vertragsunterschriften und andere zu signierende Dokumente. Im Vergleich zur händischen Unterschrift bietet die digitale Variante viele Vorteile: allen voran die hohen Sicherheitsstandards und die enorme Zeit- und Geldersparnis. Dank elektronischer Unterschriften beschleunigen Sie Ihre Unternehmensprozesse und sparen so wichtige manuelle Ressourcen. Abgesehen davon benötigen Sie weder Drucker, um Dokumente auf Papier zu bringen, noch das Porto, um zu unterzeichnende Verträge zu versenden. 

In unserem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit eSignaturen schneller, effizienter und sicherer abwickeln können.

Inhalt:

Wie können Unternehmen von digitalen Unterschriften profitieren?

Als Unternehmen haben Sie täglich mit Dokumenten und deren Unterzeichnung zu tun. Oft werden dafür alle Seiten ausgedruckt und händisch bearbeitet. Dabei entstehen jedoch nicht nur Druck- und Papierkosten. Um Verträge von anderen Parteien unterzeichnen zu lassen, kommen zudem Versandkosten auf Sie zu. Bis der Brief seinen Weg zum Empfänger findet, können ein paar Tage vergehen – in dieser Zeit steht Ihr Vertragsprozess still. 

Die Alternative: der Umstieg auf eSignaturen. In diesen Aspekten können Sie profitieren:

  • Mit digitalen Unterschriften sparen Sie Kosten: Vor allem das Ausdrucken und Versenden von Dokumenten erfordert Ressourcen und kostet bares Geld. Mit elektronischen Unterschriften können Sie diese beiden Schritte einsparen.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Auch Ihre Kunden sparen sich das Drucken und Einscannen oder Versenden von Dokumenten. Eine einfache Vertragsabwicklung steigert die Zufriedenheit mit Ihrem Unternehmen.
  • Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung: Erleichtern Sie die Arbeit der Abteilungen, die mit vielen Verträgen und Dokumenten zu tun haben, indem der gesamte Vertragsprozess digital abgewickelt wird. Dokumente werden schneller unterschrieben und die Abteilungen steigern ihre Produktivität – sei es bei Immobilienunternehmen durch schnellere Vermietung, bei Banken durch eine höhere Abschlussrate von Kreditkartenverträgen oder bei Personalvermittlungen durch eine höhere Besetzungsrate.
  • Setzen Sie ein Statement in Richtung Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier und Versand zeigen Sie, dass Ihnen die Umwelt am Herzen liegt.

Welche Sicherheitsmassnahmen sind erforderlich, um eine rechtsgültige Verwendung von digitalen Unterschriften zu gewährleisten?

Die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Unterschrift hängt von mehreren Faktoren ab. Sie sollten folgende berücksichtigen:

  • Art der elektronischen Signatur: Es gibt unterschiedliche Arten von elektronischen Signaturen, die jeweils verschiedene rechtliche Anforderungen erfüllen. Je nach Kontext ist die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur geeignet. In Anwendungsfällen, in denen eine sogenannte Formvorschrift vorliegt, können Gesetzgeber die Verwendung der QES (qualifizierte elektronische Signatur) vorschreiben.
  • Authentifizierung des Unterzeichnenden: Es sollte eine sichere Methode zur Authentifizierung des Unterzeichnenden verwendet werden. Möglich ist die Authentifizierung durch Bestätigung der E-Mail-Adresse oder Handynummer. Die sicherste Variante ist jedoch der Abgleich biometrischer Daten – dies kommt bei der QES zum Einsatz.
  • Integrität des Dokuments: Es muss sichergestellt sein, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Hierzu wird in der Regel Kryptografie verwendet.
  • Nachweis der Einwilligung: Es muss klar nachgewiesen werden können, dass alle Parteien der Unterzeichnung des Dokumentes zugestimmt haben. eSigning-Anbieter protokollieren und speichern diese Einwilligung.
  • Aufbewahrung und Archivierung: Das signierte Dokument sollte mit allen aufgezeichneten Daten sicher gespeichert werden, um im Falle von Streitigkeiten als Beweismittel dienen zu können.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die elektronische Signatur sollte den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen in Ihrer Gerichtsbarkeit zu kennen und zu erfüllen. In der EU werden diese durch die eIDAS-Verordnung geregelt, in der Schweiz durch ZertES. 
  • Vertrauensdiensteanbieter: Ihr eSigning-Anbieter sollte einen seriösen Vertrauensdiensteanbieter (VDA) nutzen. Der VDA erstellt unter anderem Zertifikate, Zeitstempel und Siegel für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen. Fragen Sie nach, welcher Anbieter das ist.
  • Die Anforderungen für rechtsgültige digitale Signaturen fallen je nach Branche und sogar innerhalb einer Branche sehr unterschiedlich aus. So benötigen Personaldienstleister für die Unterzeichnung unbefristeter Arbeitsverträge nur eine einfache Signatur, für befristete Arbeitsverträge jedoch eine qualifizierte Signatur. Allgemein lässt sich festhalten:
    • Einfache elektronische Signaturen (SES) werden vor allem für B2B-Verträge und interne Dokumente eingesetzt.
    • Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) kommen ebenso vorwiegend im B2B-Bereich zum Einsatz, bieten jedoch eine zusätzliche Authentifikationsstufe.
    • Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) werden für B2C-Verträge oder in besonders geregelten Branchen, beispielsweise dem Finanz- oder Medizinsektor, verwendet.

    Digitale Signaturen und vertrauliche Dokumente: Wie passt das zusammen?

    Non-Disclosure Agreements (NDAs) und Patentanmeldungen sind Bereiche, in denen Vertraulichkeit eine grosse Rolle spielt. Um die Authentizität des Dokuments wie auch die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, sind Sicherheitsmassnahmen unerlässlich. Digitale Signaturen können in beiden Bereichen effektiv eingesetzt werden, um die Echtheit und Integrität eines Dokuments zu gewährleisten. Denn die eSignatur ist im Prinzip ein mathematischer Code, der mit einem digitalen Zertifikat verknüpft ist und den Unterzeichner des Dokuments eindeutig zuweist.

    Eine digital eingereichte Patentanmeldung muss eine Signatur enthalten, um die Identität des Anmelders und die Echtheit des Dokuments zu gewährleisten. Dabei sollte auf eine qualifizierte elektronische Signatur zurückgegriffen werden – so ist gewährleistet, dass der Absender klar authentifiziert wird. Ebenso sollte bei NDAs verfahren werden, da es sich auch um ein vertrauliches Dokument handelt.

    Welchen Nutzen haben digitale Signaturen im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift?

    Abgesehen von den rechtlichen und sicherheitstechnischen Vorteilen bietet die Umstellung auf ein digitales Unterzeichnungssystem noch weitere Vorteile:

    • eSignaturen sind komfortabel: Wenn Sie sich für digitale Unterschriften entscheiden, entscheiden Sie sich für einen angenehmeren Bearbeitungsprozess für alle Beteiligten. Es müssen keine Verträge mehr ausgedruckt werden, Sie müssen keinen Kugelschreiber suchen und die Frage, wie viel Porto auf den Briefumschlag soll, erübrigt sich. Ganz unabhängig vom Standort der Vertragsparteien kann in Echtzeit unterschrieben werden. Und statt Ihres Lochers brauchen Sie zum Ablegen der Dokumente nur noch einen Mausklick.
    • eSignaturen sind sicher: Biometrische Authentifizierung und ein sicheres digitales Zertifikat: Das gibt es bei einem händisch unterschriebenen Mietvertrag nicht. Die eSignaturen gewährleisten ein hohes Mass an Sicherheit im Vergleich zu Papierdokumenten. Dadurch entsteht ein fälschungssicherer Unterzeichnungsprozess, der nachweisbar und rechtsgültig ist.
    • eSignaturen sind kostengünstig: Mithilfe von digitalen Unterschriften können Sie erhebliche Geldsummen sparen, die sonst für Papier-, Druck- und Versandkosten nötig wären. Zudem sparen Sie die Reisekosten, die teils anfallen, um ein Dokument in Person zu unterzeichnen.

    Dokumente können also dank eSignaturen einfach, sicher und günstig unterschrieben werden. Und das von überall.

    Welche speziellen Anforderungen gibt es bei der QES?

    Es gibt Verträge, die an Formvorschriften gebunden sind, so zum Beispiel befristete Arbeitsverträge in der EU, elektronische Patientenakten oder bestimmte Abläufe in Banken wie Kontoeröffnungen. Hier braucht es die qualifizierte elektronische Signatur (QES). So ist die maximale Sicherheitsstufe und Rechtsverbindlichkeit garantiert. Ebenso ist das Dokument vor Fälschungen und Manipulationen sicher. Wie oben erwähnt, ist die QES nur mit einem von Vertrauensanbietern (VDA) ausgestellten Zertifikat gültig. Diese Anbieter sind staatlich zertifiziert nach Kriterien der eIDAS-Verordnung.

    Fazit

    eSignaturen bedeuten nicht nur eine Ersparnis von Zeit und Ressourcen für Ihr Unternehmen, sondern ermöglichen auch Ihren Vertragspartnern, Kunden und Mitarbeitenden mehr Effizienz. Dokumente können ganz einfach ortsunabhängig unterschrieben werden. Der Prozess ist schnell, sicher und umweltfreundlich. Dabei garantieren Verschlüsselungstechnologien, dass Ihre Daten geschützt sind.

    Mit elektronischen Unterschriften machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft! Sie haben noch Fragen und möchten wissen, wie genau die Umstellung auf eSignaturen ablaufen kann? Wir beraten Sie gerne persönlich.