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Feature-Liste
Von Signaturtypen bis zu innovativen Funktionen
- Mit Certifaction erhalten Sie eine Lösung mit höchsten Datensicherheitsstandards: Die Daten werden in Schweizer Rechenzentren gespeichert. Certifaction ist zudem eine der wenigen Lösungen auf dem Markt, die eine vollständige Vertraulichkeit der Dokumente garantieren. Dank des Zero-Document-Knowledge-Ansatzes haben weder Certifaction noch seine Partner Zugriff auf Dokumente. Nachfolgend finden Sie eine Liste aller Funktionen, die im Certifaction-Produkt enthalten sind.Zero Document Knowledge & Ende-zu-Ende verschlüsselt
Signieren von PDFs und mehr…
Qualifizierte elektronische Signatur
Höchste Beweiskraft. Schriftform-konform, nach eIDAS und ZertEs.
Einfache elektronische Signatur
Einfache Beweiskraft. Nach eIDAS, ZertES, UETA, ESIGN. Identifizierung per E-Mail.
Kostenstellen
Erleichtern Zuweisung getätigter Signaturen zu internen Abteilungen.
Ausfüllen von Formularen
Automatische Formularerkennung. Ausfüllen & unterschreiben (lassen).
Adressbuch
E-Mail-Adressen werden nach der ersten Verwendung automatisch gespeichert.
Personalisierbare Einladung
Personalisierbare Unterschriftseinladung für jede Signaturgruppe.
Signaturreihenfolge
Bestimmen der Reihenfolge, in der einzelne Unterzeichner oder Gruppen signieren sollen.
Kommentieren und ablehen
Signaturanfragen mit einem Kommentar versehen und ablehnen
Selektives signieren
z.B. aus 100 Dokumenten 95 unterschreiben und 5 ablehnen
Gastsignatur
Unkompliziert ohne Konto als Gast unterzeichnen.
Zusätzliche Signaturseite
Zeit sparen: Autom. Platzierung der Signaturen auf Zusatzseite.
Passwortschutz
Bei Aktivierung werden Dokumente E2E verschlüsselt.
Visuelle Signaturen
Signaturkarte individuell gestalten und frei im Dokument platzieren.
Fälschungssicherheit
Integrität jedes Dokumenten-Pixels durch Hash Signing schützen.
AATL-konforme Signatur
Entspricht dem AATL-Standard, nach der Adobe Approved Trust List.
Anhänge ohne Signatur
Dokumente hinzufügen, die nicht signiert werden müssen.
Nutzungsbericht für Admins
Detaillierter Bericht über die Nutzungsdaten der Organisation.
Vorgangshistorie
Transparenz für Signaturvorgänge: Schritte und Mitteilungen einsehen.
Benutzerdefinierte Erinnerungen
Follow-ups für Signaturvorgänge automatisiert steuern.
Mehrfachsignaturen
Platzieren mehrerer Signaturen für einen Signierenden im Dokument.
Managen von Signaturvorgängen
Ihre Signaturprozesse lassen sich flexibel und einfach verwalten, so dass Sie nie die Übersicht verlieren:
- Dashboard: Übersicht aller Signaturvorgänge inklusive Status
- Signing Management: Unterzeichner hinzufügen oder entfernen
- Erinnerungen: Erinnerungs-E-Mail mit einem Klick versenden
- Labels: Signaturvorgänge mit Labels kennzeichnen und strukturieren
Identifizieren von Unterzeichnern
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): KI Ausweisüberprüfung kombiniert mit modernster Gesichtserkennung (eIDAS & ZertES komform)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES/AES): (Business-)E-Mail- & Handynummer-Verifizierung (indirekte Ausweisverifizierung)
- Einfache elektronische Signatur (EES/SES): (Business-)E-Mail-Verifizierung
Zusammenarbeit im Team
Teamspaces sind virtuelle Räume, in denen die Signaturprozesse von allen zugelassenen Mitgliedern eingesehen und verwaltet werden können. Teamspaces können für spezifische Prozesse, pro Team oder für bestimmte Projekte erstellt werden. Passen Sie die Räume flexibel an die Struktur Ihres Unternehmens an.
- Vertretungen: Verwalten von Signaturprozessen bei Urlaub oder Krankheit von Kolleg*Innen
- Dashboard: Übersicht aller Signaturvorgänge inklusive Status
- Einrichtung: Erstellung eines neuen Teamspace innerhalb von 30 Sekunden
Verifizieren von gedruckten Dokumenten
Normalerweise sind digitale Signaturen nicht mehr überprüfbar, wenn das Dokument gedruckt wird. Das Zusammenführen von PDFs macht die Signaturen ebenfalls ungültig. Der “Digital Twin” löst diese Probleme und ermöglicht es Ihnen unterschriebene Dokumente zu drucken oder zusammenzuführen und die digital signierte Version trotzdem jederzeit abzurufen und zu validieren.
- Verifikation: Ausgedruckte, eingescannte oder zusammengefügte PDFs verifizieren
- QR Code: Mit Smartphone-Kamera scannen und auf Digital Twin zuzugreifen
- Hosting: ISO 27001-zertifizierter Server oder On-premise Dokumentspeicherung
Im kundenspezifischen Design
Alle Teile des Produkts können individuell angepasst werden. Eine vollständiges White Label ist ebenfalls erhältlich. Kontaktieren Sie unser Expertenteam, um Ihre Pläne zu besprechen.
- Branding: Im Basisangebot sind Logo und Hauptfarbe personalisierbar
- Signaturkarten: Mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift, Logo und Ort personalisierbar
- White Label: Logo, Hauptfarbe, Texte, E-Mails und noch mehr sind personalisierbar
Verwalten des Unternehmenskontos
- Benutzerverwaltung: Nutzer einladen und entfernen (auch via SSO möglich)
- Rollen und Berechtigungen: Verfügbare Signaturtypen (EES, FES, QES), etc. pro Rolle festlegen
- Single-Sign-On (SSO): Mit Unternehmenskonto über SSO anmelden
- Löschfristen: Automatische Dokumentlöschung nach beliebiger Anzahl von Tagen definieren
- Reporting: Detaillierter Nutzungsbericht für Kostenstellenzuordnung jederzeit einsehen
- Zwei-Faktor-Authentisierung: Sicherheit durch 2FA beim Login erhöhen
Integrieren in bestehende Systeme
- E2E Verschlüsselung: Dank lokaler Verarbeitung über den Certifaction Client
- API-Schlüssel: Kann eigenständig über die Web-App erstellt werden
- Zusatzseite: Einfache Integration durch automatische Platzierung aller Signaturen auf einer Zusatzseite (optional)
Sprachen
Die Web-App, die versendeten Emails sowie die Signaturkarten sind in 4 Sprachen verfügbar.
- Englisch
- Deutsch
- Französisch
- Italienisch