Papier ist out. Mehr und mehr verschieben sich Geschäftsbeziehungen in die digitale Welt. Die Vorteile sind in den meisten Fällen massive Einsparungen an Zeit & Arbeitsaufwand für alle Seiten.
Doch beim Abschließen von Verträgen sind sich auch in der Business-Welt viele weiterhin unsicher: Kann ich Verträge digital unterschreiben? Sind diese Unterschriften rechtsgültig? Und welche Vorteile ergeben sich daraus konkret?
Wir haben für Sie das Wichtigste zusammengefasst.
Verträge digital unterschreiben hat massive Vorteile
Es sind Situationen, wie sie immer noch zuhauf vorkommen: Über das Internet wird eine neue Mietwohnung oder ein neues Arbeitsverhältnis gefunden. Anbahnung, Kontakt und Verhandlungen laufen komplett digital oder am Telefon.
Zum Vertragsabschluss heißt es jedoch: “Bitte ausdrucken und unterschrieben zurücksenden.” Häufig im Original per Post. Nicht selten wird sogar die physische Anwesenheit zur Vertragsunterzeichnung angefordert – bei Mietverträgen weiterhin ein Standardverfahren.
Dies erzeugt bereits für die Unterzeichnung hohen Aufwand auf beiden Seiten. Hinterher muss das Papierdokument dann wieder eingescannt, ins System eingepflegt und rechtskonform archiviert werden.
Trotz der aufwändigen Maßnahmen können Sie die Identität der Unterzeichner nicht zweifelsfrei nachweisen, etwa wenn ein Mensch Identitätsdiebstahl begeht.
Ein komplett digitaler Vertragsabschluss hat im Gegensatz dazu viele handfeste Vorteile:
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- Sie reduzieren jegliche Wartezeiten auf ein Minimum
- Sie verhindern Medienbrüche – der gesamte Prozess kann komplett digital ablaufen
- Sie reduzieren Kosten für das Ausdrucken, Versenden und Archivieren von Dokumenten
- Sie macht physische Anwesenheit bei Vertragsabschlüssen nicht weiter notwendig, was wiederum Konzepte wie das komplett digitale E-Büro ermöglicht
- Sie machen es sich einfach, alle unterzeichneten Dokumente digital zu speichern, wiederzufinden und zweifelsfrei die Authentizität nachzuweisen
- Sie können alle Unterzeichner zweifelsfrei identifizieren
Lesen Sie mehr über die Vorteile von digitalen Signaturen im verlinkten Blogbeitrag. Die Vorzüge scheinen eindeutig, doch hätten Sie gewusst, wie einfach es geht, Verträge digital zu unterschreiben?
Verträge digital unterschreiben ist einfach
Verträge elektronisch unterschreiben ist mit Certifaction extrem einfach bei gleichzeitig höchstmöglichem Datenschutz:
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- Erstellen Sie einen Account bei Certifaction (für ein einzelnes Dokument reicht zunächst ein kostenloser Account).
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- Ziehen Sie nun den Vertrag, den Sie signieren möchten, in das entsprechende Feld per Drag-and-Drop.
- Fügen Sie nun alle Signierenden hinzu und wählen Sie, welcher Signatur-Standard genutzt werden soll. Außerdem können Sie noch weitere Dinge optional festlegen wie die Signierreihenfolge und die Platzierung der Signatur auf der Seite.
- Es wird automatisch eine Anfrage an alle eingeladenen Personen verschickt, bei einer PES und QES folgt zusätzlich noch die sichere elektronische Identifizierung jedes Signierenden.
- Fertig!
Dieser Prozess kann je nach Signaturtyp in weniger als 1 Minute vollendet werden. Selbst bei einer Qualifizierten eSignatur dauert es in der Regel insgesamt nur wenige Minuten bis zum Unterschreiben des Dokuments.
Sie können den Vertrag hinterher als Digitalen Zwilling wieder ausdrucken. Der hinzugefügte QR-Code ermöglicht es Ihnen, die Authentizität des Dokuments und der Unterschriften zweifelsfrei nachzuweisen.
Auf diese Weise können Sie und alle anderen Signierenden Verträge von überall und jedem Gerät aus unterschreiben. Es gibt keinen Medienbruch mehr und auch die Anreise zu einer persönlichen Unterschrift können Sie so vollständig einsparen.
Sind digitale Unterschriften für Verträge rechtsgültig?
Glücklicherweise haben die Gesetzgeber der meisten Länder – inklusive der Schweiz und der gesamten EU – in den letzten Jahren hervorragende Rahmenbedingungen für digitale Signaturen geschaffen. Das Ergebnis:
Grundsätzlich sind elektronische Unterschriften für fast alle denkbaren Anwendungsfälle – wie Verträge – rechtsgültig und einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Teilweise gibt es für bestimmte Vertragsarten jedoch Formvorschriften. Dies bedeutet, dass Sie in diesen Fällen eine sogenannte Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) nutzen müssen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Hier wird jeder Signierende über einen speziellen Identifikationsdienstleister eindeutig identifiziert. Der Signierprozess an sich bleibt jedoch so einfach wie oben beschrieben.
Für alle Fälle, in denen eine QES nicht explizit vorgeschrieben ist, können Sie die Professionelle eSignatur (PES) von Certifaction nutzen: Bei dieser werden alle Signierenden ebenfalls sicher identifiziert – bei minimalen Kosten und größtmöglicher Schnelligkeit.
Mehr Informationen können Sie unserer Seite zur Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen entnehmen.
Die speziellen Bestimmungen zum elektronischen Unterschreiben von Mietverträgen können Sie im Detail dem verlinkten Artikel entnehmen.
Mehr Informationen? Kommen Sie gerne auf uns zu!
Wenn Sie langfristig und nachhaltig Kosten & Zeit sparen und Ihren Kunden, Mitarbeitern oder Business-Partnern eine bessere Nutzererfahrung bieten möchten, sind elektronische Unterschriften für Verträge und andere elektronische Dokumente die optimale Wahl.
Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne! Wir nehmen uns Zeit, auf Ihr Anliegen einzugehen.
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