Die Immobilienbranche ist im Wandel.
Obwohl die Immobilienbranche im Vergleich zu anderen Anlageklassen oft als eher langsam wahrgenommen wird, verändert sie sich seit einigen Jahren mit wachsender Geschwindigkeit:
Viele Aspekte des typischen Arbeitsablaufs sind mittlerweile digitalisiert, eine wachsende Zahl von „Proptech“-Startups schafft neue, disruptive Geschäftsideen und die Erwartungshaltung von Kunden aus allen Bereichen ist aufgrund der heutigen technischen Möglichkeiten ebenfalls deutlich gestiegen. Wer Interessenten nicht sofort Antworten und Ergebnisse auf Anfragen liefern kann, droht so ins Hintertreffen zu geraten.
Glücklicherweise erleichtern Verbesserungen in der Immobilientechnologie die notwendigen Anpassungen und können darüber hinaus auf Seite der Unternehmen sogar für drastische Kosteneinsparungen sorgen. Elektronische Signaturen spielen dabei eine entscheidende Rolle.
eSignaturen sind oft das fehlende Element bei der Digitalisierung der Arbeitsabläufe in einem typischen Immobilienunternehmen. Die richtige Integration der richtigen eSigning-Lösung in die vorhandenen Tools kann die Gesamteffizienz und das Benutzererlebnis drastisch verbessern und das Sicherheitsniveau auf einen Standard anheben, der heutzutage von vielen Partnern und Benutzern gleichermaßen gefordert wird.
Werfen wir einen Blick auf die 5 wichtigsten Vorteile von eSignaturen für die Immobilienbranche.
So profitieren Immobilienunternehmen von eSignaturen
Transaktionen in der Immobilienbranche sind eng verknüpft mit dem Unterzeichnen wichtiger Dokumente und Verträge. Kunden bzw. Mieter danken dabei vor allem an die Unterschrift unter den Mietvertrag oder für den Kauf eines Hauses nötige Unterlagen wie eine Versicherung oder Hypothek. Immobilienbesitzer, egal ob es sich um Wohn- oder Gewerbeimmobilien handelt, müssen sich in der Regel zusätzlich um Verträge mit Immobilienmaklern und die von ihnen benötigten Dienstleistungen kümmern.
Allen Anwendungsfällen ist gemein, dass sie auf juristische Dokumente angewiesen sind, die rechtsgültig unterzeichnet werden müssen. Meistens geht es dabei um beträchtliche Summen, was den rechtlichen Aspekt und den Teil der Unterschrift umso wichtiger macht.
eSignaturen haben seit ihrer ersten Erwähnung in den 1970er-Jahren einen langen Weg zurückgelegt und sind heute das ideale Werkzeug, um die Digitalisierung der Immobilienbranche zu erleichtern.
Hier sind die 5 wichtigsten Gründe dafür.
1. eSignaturen verbessern die Durchlaufzeit
Zeit ist Geld.
Das gilt bezogen auf Vertragsunterschriften in der Immobilienbranche noch mehr als in anderen Branchen. Ob ein normaler Arbeitsvertrag eine Woche früher oder später unterschrieben wird, spielt keine Rolle, solange das Startdatum in der Zukunft liegt. Aber jede Minute, in der eine Immobilie nicht vermietet wird, weil irgendwo eine Unterschrift fehlt, ist verlorenes Geld.
Die typische Bearbeitungszeit für Mietverträge liegt zwischen drei und vierzehn Tagen – je nachdem, wie effizient das Back-Office der Vermietungsagentur die Dokumente für den Versand vorbereitet, welcher Postdienstleister genutzt wird, wie oft die Unterzeichner ihren Briefkasten überprüfen, wie schnell sie die Dokumente unterschreiben und zurückschicken können etc. Während dieser Zeit ist die Immobilie technisch gesehen immer noch auf dem Markt, da noch kein Vertrag unterzeichnet wurde.
Dies führt zu vielen unnötigen Anfragen von anderen Mietern, die alle auf Eis gelegt werden müssen, bis ein unterzeichneter Vertrag vorliegt. Und wenn der Mieter den unterzeichneten Vertrag nicht zurückschickt, muss die Agentur sich wieder an andere Bewerber wenden und hoffen, dass sie beim nächsten mehr Glück hat.
Das ist ein äußerst ineffizienter Prozess, der die Branche jedes Jahr Millionen kostet.
Hier liegt einer der größten Vorzüge von eSignaturen: Mit einem digitalen Vertrag, der elektronisch unterzeichnet werden kann, beträgt die Bearbeitungszeit im Mittel nur noch 30 Minuten. Der Vertrag wird von der Agentur per E-Mail verschickt und landet sofort im Posteingang des Mieters. 20 Minuten, um den Vertrag durchzulesen, 2 Minuten, um ihn elektronisch zu unterschreiben – und fertig. Die Agentur wird sofort benachrichtigt, sobald der Unterschriftsvorgang abgeschlossen ist, ohne dass weitere Schritte erforderlich sind.
Und Mietverträge sind nur ein Beispiel. Rechnen Sie selbst nach: Nehmen Sie alle Verträge, für die Ihr Unternehmen jeden Monat Unterschriften benötigt, und reduzieren Sie die Bearbeitungszeit um vorsichtige 80 %. Wie viele Stunden würden Sie einsparen?
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2. eSignaturen verhindern Medienbrüche
Ein Großteil unserer täglichen Aktivitäten hat sich ins Internet verlagert. Filme ansehen, Bücher lesen, die Nachrichten abrufen… wir haben uns daran gewöhnt, dass wir alle Daten, die wir brauchen, bequem in der Tasche haben.
Dokumente, wie z. B. Mietverträge, werden schon seit Jahrzehnten digital erstellt. Die allermeisten jüngeren Menschen haben sogar noch nie einen getippten Vertrag gesehen, geschweige denn einen handgeschriebenen.
In den letzten Schritten eines gewöhnlichen Mietprozesses ist die Digitalisierung ebenfalls zum Normalfall geworden: die Zahlung einer Kaution, die Zahlung der ersten Monatsmiete, all das ist digital und das schon seit Jahren.
In der Mitte gibt es jedoch in der Regel das, was man Medienbruch nennt: die Unterbrechung des digitalen Flusses durch eine andere Art von Medium. In diesem Fall ist das eine handschriftliche Unterschrift.
Wir haben es alle schon gesehen: Eine E-Mail mit einem angehängten PDF-Dokument und den furchtbaren Worten „Bitte unterschreiben und an uns zurücksenden“. Und das ist der Punkt, an dem es aufhört: Es ist zwar vorher und nachher digital, aber dazwischen kommt der Schritt, der das Ausdrucken, manuelle Unterschreiben, Scannen und Zurücksenden erfordert – nur um dann genau zu wissen, dass dieses unterschriebene Papier im Büro des Empfängers wieder in eine digitale Version umgewandelt wird.
Kein Medienbruch mehr: Mit eSignaturen entfällt der manuelle Teil des Prozesses. Dokumente werden digital erstellt, digital versandt, digital unterzeichnet, digital zurückgegeben und digital gespeichert. Sie müssen keine Zeit, kein Papier und kein Geld für Porto verschwenden und haben gleichzeitig ein handfestes Argument, warum Mieter Sie als Dienstleister bevorzugen sollten.
3. eSignaturen helfen, Betrug zu verhindern
Betrug ist so lange ein Problem, wie es die Menschheit gibt. Früher nannte man es „unter falschem Namen handeln“, heute nennt man es Identitätsdiebstahl: die Vorgabe, jemand anderes zu sein, insbesondere bei der Unterzeichnung von Dokumenten.
Der einzige 100 % sichere Weg, festzustellen,, ob die handschriftliche Unterschrift auf einem Stück Papier tatsächlich zu dem Namen unter der Zeile gehört, ist eine notarielle Beglaubigung. Diese ist jedoch teuer und zeitaufwändig – und sie für jeden Mietvertrag zum Standard zu machen, ist daher unhaltbar.
eSigning-Lösungen versprechen hier Abhilfe, doch Vorsicht: Viele Anbieter zeichnen zwar die IP-Adresse und einige zusätzliche Browser-Informationen über die Person auf, die am anderen Ende unterschreibt, aber das sagt wenig bis gar nichts über die tatsächliche Identität dieser Person aus.
Hier kommt die sichere, digitale Identifizierung ins Spiel: Spitzenlösungen wie die Professionelle Elektronische Signatur (kurz: PES) umfassen automatisierte, intelligente Identifizierungsdienste, die die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei nachweisen. Dies geschieht sowohl durch die visuelle Identifizierung des Gesichts der Person als auch durch einen Scan eines legalen Ausweises, wie z. B. des Reisepasses.
Einen Vertrag mit der falschen Person zu unterzeichnen, ist gefährlich und kann zu allen möglichen Problemen führen. Durch die Umstellung auf sichere eSignaturen gibt es eine Sorge weniger im gesamten Prozess.
4. (Die richtigen) eSignaturen stellen den Datenschutz sicher
In der heutigen Zeit rückt der Datenschutz immer mehr in den Mittelpunkt des Interesses. Persönliche Daten – ebenso wie geschäftliche – haben viel Macht und können in den falschen Händen großen Schaden anrichten.
Vor der Einführung von eSignaturen zirkulierten Papiere, die oft persönliche Informationen enthielten, frei im Büro herum und wechselten oft den Besitzer, bis sie unterschrieben und abgeheftet wurden. eSignaturen minimieren die Anzahl der Personen, die Zugriff auf diese Daten haben, öffnen aber im Gegenzug eine neue Büchse der Pandora: Cyberkriminalität. Da immer mehr Daten online gespeichert werden, darunter auch vertrauliche Dokumente, für die eine Unterschrift erforderlich ist, ist das Risiko, Opfer von Cyberkriminalität zu werden, drastisch gestiegen.
Genau hier kommt es daher sehr stark auf die Wahl des richtigen eSignatur-Anbieters anl. Die besten eSigning-Tools geben heute dem Datenschutz Priorität und tun alles, um das Risiko einer Gefährdung zu minimieren.
Allerdings: auch wenn viele Anbieter den Datenschutz irgendwo in ihrem Werbematerial erwähnen, gibt es letztendlich nur einen Weg, ihn tatsächlich zu wahren: mit einer angemessenen, durchgängigen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nur diese Verschlüsselungsmethode gewährleistet die vollständige Vertraulichkeit der Inhalte aller Dokumente, da sie auf dem lokalen Gerät des Benutzers verschlüsselt werden. Egal, wie sie gesendet werden, egal, wer sie zu knacken versucht – niemand außer dem Absender und dem Empfänger kann auf diese Inhalte zugreifen. Nicht einmal der eSigning-Anbieter.
Wenn Sie das nächste Mal etwas elektronisch unterschreiben, fragen Sie sich: Ist dieses Dokument wirklich sicher? Ist es ordnungsgemäß verschlüsselt, d. h. Ende-zu-Ende? Besteht die Möglichkeit, dass irgendjemand auf den Inhalt zugreifen kann, selbst auf Seiten des eSigning-Anbieters?
Manche Risiken sind es einfach nicht wert, eingegangen zu werden. Die Verwendung unzureichend geschützter oder sogar unverschlüsselter eSigning-Lösungen fällt genau in diese Kategorie.
5. eSignaturen verbessern das Benutzererlebnis
Kunden haben heutzutage bei der Wahl eines Immobilienanbieters die Qual der Wahl. Viele Kunden wünschen sich dabei ein nahtloses, vollständig digitales Erlebnis. Wer dieses bieten kann, hat also eine hohe Chance, seinen Marktanteil langfristig zu erhöhen.
Als Anbieter von Immobilien haben Sie die Möglichkeit, Ihre bestehenden Angebote und Bedingungen so zu gestalten, dass es für den Endkunden so einfach und so angenehm wie möglich ist, sie anzunehmen.
Ein vollständig digitaler, nahtlos integrierter Unterschriftsprozess ist in jedem Fall besser als Verträge und Unterschriften in Papierform – unabhängig von der Art des Dokuments. Mit der richtigen eSigning-Lösung können Sie jeden Vertrag innerhalb weniger Minuten von jedem Gerät aus unterschreiben und unterschreiben lassen. So können Sie die Benutzererfahrung und das daraus resultierende Feedback verbessern.
Bonus: eSignaturen unterstützen Fernarbeit
COVID-19 hat es ins Rollen gebracht, aber es wird sicherlich bleiben: die Arbeit von unterwegs. Ob Sie nun von zu Hause aus arbeiten oder einfach flexibler bei der Wahl des Büros sind, die Zeiten der statischen Arbeitsplätze neigen sich dem Ende entgegen.
Mit eSignaturen spielt der Standort keine Rolle: Ob der Unterzeichner im Büro nebenan, in seinem Schlafzimmer zu Hause oder in einem Café irgendwo auf Bali sitzt, der Prozess ist derselbe. Solange es ein Gerät mit Internetzugang gibt, kann jedes Dokument legal und sicher vor Ort unterzeichnet werden.
Und das gilt nicht nur für Ihre Kunden, sondern auch für Ihre Mitarbeiter. Ganz gleich, ob Sie ein neues Teammitglied einarbeiten oder einen Vertreter einen Vertrag zur Gegenzeichnung verschicken lassen – Ihre Mitarbeiter wissen die geografische Flexibilität wahrscheinlich genauso zu schätzen wie Ihre Kunden.
Die richtige eSigning-Lösung kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Arbeit aus der Ferne zu unterstützen, indem sie eine weitere Hürde aus dem Weg räumt, die früher eine physische Anwesenheit erforderte.
Abschließende Überlegungen
Die Immobilienbranche ist nicht immun gegen viele der Veränderungen, die heutzutage die Gesellschaft erfassen: Telearbeit, erhöhte Effizienz, vollständige Digitalisierung, erhöhtes Bewusstsein für den (Online-)Datenschutz – die Zeiten ändern sich, und damit auch die Erwartungen von Teammitgliedern und Kunden.
Die Wahl der richtigen eSigning-Lösung kann der letzte Schritt sein, um den gesamten Workflow zu digitalisieren und Medienbrüche zu verhindern. Sie ist schnell, sicher und äußerst bequem für alle Beteiligten.
Allerdings sind nicht alle eSigning-Anbieter gleich. Mit jedem neuen Vorfall eines Cyberangriffs oder Identitätsdiebstahls, über den in den Medien berichtet wird, steigt das Bewusstsein für Cyberkriminalität und Online-Datenschutz.
Stellen Sie daher sicher, dass Ihr eSigning-Anbieter das von Ihnen benötigte Schutzniveau bietet. Dies gilt sowohl für die Verschlüsselung der Dokumente (sie müssen Ende-zu-Ende verschlüsselt sein, um sicher zu sein) als auch für den Signiervorgang, der eine hundertprozentig zuverlässige Identifizierung des Unterzeichners gewährleisten muss.
Wenn einer dieser Faktoren nicht gewährleistet ist, ist der Gewinn an Effizienz wahrscheinlich nicht die Kopfschmerzen wert, die Sie bekommen, wenn zum ersten Mal vertrauliche Daten nach außen dringen oder Sie Opfer eines Identitätsbetrugs werden.