Digitale Unterschriften sind entscheidend für die Digitalisierung von Prozessen. Sie ebnen den Weg zum papierlosen Unternehmen, ermöglichen die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und ersparen das mühsame Verschicken von Verträgen per Post, was zusätzlich Zeit und Kosten einspart.

Doch wie wird eine digitale Signatur eigentlich erstellt und wie aufwändig ist dieser Prozess? Hierbei ist es wichtig, zu verstehen, wie der digitale Signaturprozess in der Realität aussieht.

Schritt 1: Kostenlosen Certifaction-Account erstellen

Erstellen Sie einen kostenlosen Account bei Certifaction über den Button „Gratis testen“. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.

Damit können Sie bereits elektronische Unterschriften kostenlos erstellen und erste Dokumente digital unterschreiben.

Schritt 2: Dokument (PDF oder Word) hochladen

Laden Sie das Dokument, das unterschrieben werden soll, direkt im Dashboard hoch.

  • Unterstützt werden PDFs sowie Dokumente, die aus Microsoft Word als PDF exportiert worden sind.
  • Das Dokument wird als Datei sicher verarbeitet ohne Medienbruch durch Papier oder Einscannen.

Schritt 3: Signaturzeile einfügen und Signierende festlegen

Fügen Sie die Signaturzeile an der gewünschten Stelle im Dokument ein.
Anschliessend definieren Sie:

  • wer das Dokument elektronisch unterschreiben soll
  • ob eine Signierreihenfolge nötig ist
  • ob weitere Funktionen wie Gastsignatur oder Mehrfachsignaturen verwendet werden

Schritt 4: Signaturtyp wählen (EES, FES oder QES)

Wählen Sie die passende elektronische Signatur:

  • Einfache elektronische Signatur für interne Freigaben
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) für geschäftskritische Dokumente
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES) für maximale Rechtssicherheit

Die QES entspricht der eIDAS-Verordnung und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Schritt 5: Identifikation & Zertifikat (bei QES/FES)

Falls erforderlich, erfolgt die Identifikation direkt im Prozess:

  • per Video-Ident oder vergleichbarem Verfahren
  • Ausstellung eines persönlichen Zertifikats
  • über einen akkreditierten Vertrauensdiensteanbieter

Diese Identifikation muss nicht bei jedem Dokument wiederholt werden.

Schritt 6: Dokument signieren & rechtsgültig abschliessen

Mit einem Klick auf „Signieren“ wird das Dokument rechtsgültig abgeschlossen.
Das Ergebnis:

  • eine rechtssichere digitale Unterschrift
  • ein überprüfbares, elektronisch signiertes PDF
  • volle Sicherheit und Nachvollziehbarkeit für Ihr Unternehmen

Das Dokument kann nun archiviert, weitergeleitet oder in bestehende Systeme integriert werden.

Warum diese 6 Schritte für Unternehmen entscheidend sind

  • Kein Einscannen, keine Bilddateien, kein Risiko
  • Keine unsicheren Tools oder Programme
  • Keine Abhängigkeit von einfachen PDF-Readern oder E-Mail-Signaturen
  • Volle Kontrolle, Compliance und digitale Souveränität

So wird aus „mal schnell unterschreiben“ ein professioneller, skalierbarer Geschäftsprozess.

Unterschrift, Signatur und Unterzeichnung im digitalen Kontext

Im geschäftlichen Umfeld werden die Begriffe Unterschrift, digitale Signatur und elektronische Unterzeichnung häufig gleichgesetzt. Tatsächlich beschreiben sie jedoch unterschiedliche Aspekte desselben Prozesses. Während die Unterschrift das sichtbare Ergebnis ist, bezeichnet die Unterzeichnung den rechtlichen Akt, mit dem ein Dokument verbindlich abgeschlossen wird.

Mit Certifaction erfolgt diese Unterzeichnung vollständig digital. Unterzeichnende Personen, also Unterzeichner oder unterzeichnende Parteien, müssen weder Papierdokumente ausdrucken noch mit einem Stift unterschreiben, oder Verträge postalisch versenden. Auch Touchscreens oder grafische Unterschriften sind nicht erforderlich (aber es kann ein Bild der handschriftlichen Unterschrift hochgeladen werden, für den visuellen Effekt), da die rechtliche Bindung über Identitätsprüfung, Zeitstempel und Zertifikate hergestellt wird.

Verträge elektronisch unterzeichnen: sicher und nachvollziehbar

Besonders bei Verträgen ist Rechtssicherheit entscheidend. Ob einzelner Vertrag, mehrere Verträge oder komplexe Vertragswerke mit mehreren Unterzeichnenden: Certifaction ermöglicht die elektronische Unterzeichnung entlang klar definierter Anforderungen.

Jede Unterzeichnung wird mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen. Dieser dokumentiert eindeutig, wann ein Vertrag unterschrieben wurde und ist essenziell für die Beweisbarkeit. Die Kombination aus Zeitstempel, Signatur und geprüfter Identität stellt sicher, dass auch Jahre später nachvollzogen werden kann, wer den Vertrag unterzeichnet hat.

Identität, Vertrauen und Trust im Signaturprozess

Digitale Signaturen basieren nicht auf Bildern oder handschriftlichen Merkmalen, sondern auf geprüften Identitäten. Bei Certifaction wird die Identität der unterzeichnenden Person eindeutig festgestellt, etwa durch ein Identifikationsverfahren gemäss eIDAS.

Dieses Verfahren schafft Trust auf technischer und rechtlicher Ebene. Die Unterschrift ist nicht nur sichtbar, sondern kryptografisch abgesichert und mit einem Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdienstes verknüpft. Certifaction arbeitet dabei ausschliesslich mit geprüften Vertrauensdiensteanbietern, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Signaturgrafik, Bild oder Touchscreen: Was ist sinnvoll und was nicht?

Viele Nutzer fragen sich, ob sie ein Bild ihrer Unterschrift, eingescannt oder per Touchscreen erstellt, verwenden können. Technisch ist es möglich, ein solches Bild oder andere Bilder in ein Dokument einzufügen. Für die Rechtsgültigkeit spielt dies jedoch keine Rolle.

Eine grafische Darstellung der Unterschrift, egal ob mit Stift, Maus oder Touchscreen erstellt, ist lediglich optisch. Die eigentliche Sicherheit entsteht durch den Signaturprozess selbst. Certifaction erlaubt solche Darstellungen optional, macht aber klar: Entscheidend sind Signatur, Identitätsprüfung und Zeitstempel, nicht das Bild der Unterschrift.

Dokumente, Dateien und Reader: Keine Abhängigkeit von Programmen

Ein häufiger Vorteil für Unternehmen ist, dass keine speziellen Programme, Reader oder Readers benötigt werden. Unterzeichner müssen keine Software installieren und auch keine Dateien lokal bearbeiten.

Die Datei wird zentral verarbeitet, egal ob einzelne Dateien oder mehrere Dokumente in einem Workflow. Der gesamte Prozess läuft browserbasiert ab – ohne Abhängigkeit von PDF-Readern oder lokalen Anwendungen.

Anbieter-Vergleich

Am Markt gibt es zahlreiche Anbieter, darunter bekannte Namen wie DocuSign oder Adobe. Diese Anbieter bieten elektronische Signaturen an, verfolgen jedoch teilweise andere Ansätze in Bezug auf Datenspeicherung, Hosting oder den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen sowie Vertragsmanagement. Certifaction positioniert sich bewusst als europäischer Anbieter mit Fokus auf:

  • eIDAS-konforme Vertrauensdienste
  • klare Kontrolle über Identitäten
  • hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen

Für Unternehmen mit erhöhten Compliance- oder Datenschutzanforderungen ist diese Ausrichtung oft entscheidend.

Eine digitale Signatur in wenigen Schritten erstellen – Kurzanleitung

  1. Erstellen Sie einen Account bei Certifaction, indem Sie rechts oben auf der Website auf den blauen Button „Gratis testen“ klicken und anschliessend Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort eingeben und absenden.
  2. Gehen Sie in Ihr Mailprogramm und verifizieren Sie Ihre Mail-Adresse mit einem einzigen Klick. Geben Sie nun einige weiterführende Informationen zu Ihrem Account ein und Sie landen auf dem Dashboard. Von hier aus können Sie den digitalen Signaturprozess direkt anstossen.
  3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Sie können es ganz einfach per Drag-and-Drop in das Feld unter „Ein Dokument signieren“ ziehen.
  4. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, welche Personen zum Signieren eingeladen werden sollen. Sie können dabei zusätzliche Einstellungen treffen wie ggf. eine Signierreihenfolge. Sind Sie der einzige Unterzeichner, können Sie den Prozess direkt abschliessen.
  5. Müssen Sie bzw. andere Signierende sich zusätzlich identifizieren wie etwa bei einer QES, so geschieht dies an dieser Stelle. Die Identifizierung dauert nur wenige Minuten und muss pro Benutzer nur einmal alle paar Monate ausgeführt werden.
  6. Nach der Identifikation klicken Sie auf signieren und Sie sind fertig. Das Dokument ist rechtsgültig digital unterschrieben.

Tipps für Unternehmen: Digitale Signaturen richtig verwenden

Ein wichtiger Tipp für Unternehmen: Nutzen Sie digitale Unterschriften nicht nur als Ersatz für Papier, sondern als strategisches Werkzeug. Statt Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, sollten Sie den Prozess vollständig digital abbilden.

Weitere Tipps:

  • Verwenden Sie qualifizierte Signaturen für rechtlich kritische Verträge
  • Vermeiden Sie das Einfügen von Bildern als Ersatz für echte Signaturen
  • Setzen Sie auf Anbieter, die Identität, Zeitstempel und Trust sauber abdecken

So wird aus dem simplen „Unterschreiben“ ein skalierbarer, sicherer Geschäftsprozess.

Fazit: Mehr Möglichkeiten, weniger Aufwand

Digitale Signaturen eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten, Prozesse zu beschleunigen und gleichzeitig rechtssicher zu bleiben. Certifaction bietet eine Lösung, die nicht nur technisch möglich, sondern auch rechtlich belastbar ist.

Ob einfache Unterzeichnung, komplexe Vertragsprozesse oder hohe regulatorische Anforderungen – mit Certifaction nutzen Unternehmen digitale Signaturen so, wie sie gedacht sind: sicher, effizient und zukunftsfähig.