Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und den Workload ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Die Einführung digitaler Signaturen ist eine Lösung hierfür. Denn statt Zeit mit dem Druck und Versand von Papierverträgen zu verschwenden, können Ihre Mitarbeiter diese stressfrei digital unterschreiben lassen.
Welche Vorteile hat es, einen Vertrag elektronisch zu unterzeichnen?
Digitale Unterschriften ermöglichen schnelle und effiziente Vertragsprozesse. Mitarbeiter müssen nicht physisch anwesend sein, um Verträge zu unterschreiben, sondern können diese bequem aus dem Homeoffice oder von unterwegs signieren. Die Flexibilität und der verringerte Zeitaufwand pro Unterschrift verbessern die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter enorm.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Schnelligkeit: Verträge können online in Sekunden unterzeichnet und versendet werden.
- Flexibilität: Parteien können Dokumente von überall und zu jeder Zeit unterschreiben. Bei vielen Anbietern ist die elektronische Signatur auch auf Mobilgeräten möglich. Teils wird eine eigene App angeboten.
- Kosteneffizienz: Unternehmen sparen Druck-, Versand- und Archivierungskosten und setzen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter effizienter ein.
- Sicherheit: Anbieter wie Certifaction versenden Dokumente verschlüsselt und optional mit Passwortschutz. Wird die qualifizierte elektronische Signatur verwendet, prüft ein Vertrauensdiensteanbieter zudem die Identität der unterzeichnenden Person.
Arten und Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften
Die eIDAS-Verordnung definiert drei Arten von elektronischen Signaturen: einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). QES haben die höchste Beweiskraft und werden als gleichwertig zu handschriftlichen Unterschriften angesehen. Ein Vertrag mit elektronischer Unterschrift ist in vielen Fällen rechtsgültig – solange Sie die fallspezifischen Anforderungen erfüllen.
Welche Art der Signatur nutze ich wann?
- EES: In Fällen mit niedrigem Risiko, bei denen die Formfreiheit ausreicht.
- FES: Wenn eine einfache Identitätsprüfung (per E-Mail-Adresse und Telefonnummer) und Datenintegrität wichtig sind, aber keine gesetzliche Schriftform erforderlich ist.
- QES: Bei hohen Anforderungen an Sicherheit und Beweiskraft. Hier wird die Identität des Unterzeichners durch ein Ausweisdokument überprüft. Nur die QES erfüllt die Schriftform, die in Deutschland zum Beispiel bei befristeten Arbeits- und Mietverträgen vorgeschrieben ist.
Für welche Unternehmen lohnt sich die elektronische Unterschrift?
In Relation zu den Einsparungen und der erhöhten Produktivität sind die Kosten für Signatursoftware sehr gering. Die Investition in digitale Unterschriften lohnt sich für Unternehmen jeder Grösse und Branche, denn Verträge kommen überall zum Einsatz und die Digitalisierung muss früher oder später angegangen werden.
Besonders attraktiv sind digitale Signaturen für Unternehmen mit hohen Volumina an zu unterzeichnenden Verträgen. Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen müssen täglich eine Vielzahl an Arbeitsverträgen erstellen und von verschiedenen Parteien unterschreiben lassen. Durch die Nutzung eines eSignatur-Tools kann der Prozess in wenigen Stunden abgeschlossen werden, was auch kurzfristige Personaleinsätze ermöglicht. Zudem ist im “War for Talents” ein schnelles Onboarding besonders wichtig. Bieten Sie die Unterschrift online an, sinkt die Absprungrate Ihrer Kandidaten.
Was ist bei der Tool-Auswahl wichtig?
Es gibt diverse Anbieter von digitalen Signaturen, die sich in Funktionsumfang, Sicherheitsstandards und Preisgestaltung unterscheiden. Hierauf sollten Sie bei der Wahl besonders achten:
- Compliance mit eIDAS und Datenschutzgesetzen
- Nutzerfreundlichkeit
- Erhältliche Features
- Möglichkeit der Integration in bestehende Systeme
- Qualität des Kundenservices
Vorsicht: Anbieter wie DocuSign und Skribble ermöglichen es zwar, Dokumente effizient online zu unterschreiben, doch die Sicherheit Ihrer Daten ist nicht zu jedem Zeitpunkt gewährleistet. Als Privacy-First-Anbieter setzt nur Certifaction auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und lokale Verarbeitung Ihrer Dokumente und bietet so den maximalen Schutz sensibler Informationen.
Fazit
Die digitale Vertragsunterzeichnung bietet viele Vorteile: von Kosteneinsparungen bis zur verbesserten Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Mit einer verlässlichen eSigning-Lösung können Ihre Verträge stressfrei und rechtsgültig digital unterschrieben werden. Hierzu ist es jedoch wichtig, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen und die richtige Form von Signatur für jeden Anwendungsfall zu wählen.
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