Im „Lebenszyklus“ eines Vertrags, vom Start der Verhandlungen bis zum Ende seiner Gültigkeit, nehmen das Unterzeichnen und Archivieren der Dokumente nur einen kleinen Zeitraum ein. Dennoch sind es signifikante Kostenfaktoren für Unternehmen.
Der Grund: Häufig werden Verträge äusserst ineffizient auf Papier unterzeichnet und müssen physisch archiviert werden. Jedes Mal, wenn ein Dokument auf diese Weise mit einem Menschen in Berührung kommt, entstehen Kosten – etwa durch das Versenden per Post oder indirekt durch die Arbeitszeit, die für Transport, Prozessierung und Archivierung entsteht.
Doch es geht auch anders: Verträge zu digitalisieren und digital zu unterschreiben, senkt den Zeitaufwand und die Kosten gewaltig – auf allen Seiten. Erfahren Sie, wie Sie so fast 50 Euro pro Unterschrift sparen können.
Die Schnittstelle der Vertragsunterschrift erzeugt oft hohe Kosten
Selbst in Unternehmen, in denen die Digitalisierung vermeintlich weit fortgeschritten ist, sieht der Alltag oft so aus: Die Kommunikation mit Kunden oder anderen Unternehmen geschieht fast ausschliesslich digital. Vertragsverhandlungen oder auch der Austausch nach einem erfolgreichen Vertragsabschluss werden komplett online per Mail, Telefon oder Videokonferenz geführt.
So sparen sich alle Partner Zeit, Kosten und Emissionen, die etwa durch Dienstreisen entstehen würden. Die Vorteile der digitalen Welt werden voll ausgenutzt.
Bei der eigentlichen Vertragsunterschrift ist das Vorgehen hingegen geradezu anachronistisch: Der Vertrag wird auf Papier ausgedruckt und per Hand unterschrieben an die andere Vertragspartei gesendet, wenn nicht ein Vertreter der Parteien sogar physisch zur Unterschrift anreist.
Die Schnittstelle bei der Vertragsunterschrift selbst ist also nicht digital und erzeugt dabei Aufwand und Kosten:
- Druckkosten
- Kosten für die Anreise oder das Versenden per Post
- Wartezeiten für die Unterschrift
- Kosten für die Prozessierung und Archivierung
Letzterer Punkt spielt dabei auch langfristig eine grosse Rolle. Denn wird ein Vertrag physisch unterschrieben, so muss er fachgerecht aufbewahrt werden, damit er bei Bedarf beispielsweise vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden kann.
Zwar ist auch in diesen Fällen das „Digitalisieren“ von Verträgen möglich, etwa per Scan, doch dies erzeugt ebenfalls Aufwand und es ist zumindest fragwürdig, ob ein Scan alleine genug rechtliche Aussagekraft besitzt, sodass die zusätzliche physische Aufbewahrung weiterhin nötig erscheint.
Bei einem einzelnen Vertrag mag dieser Aufwand noch vertretbar sein. Doch ist das Vertragsaufkommen gross, etwa weil Verträge Teil Ihres Geschäftsmodells sind wie etwa Mietverträge in der Immobilienbranche, so summieren sich die Kosten für analoges Vertragsmanagement auf und können einen signifikanten Anteil Ihrer gesamten Geschäftskosten ausmachen.
Verträge digitalisieren hat grosse Vorteile
Angenommen, Verträge könnten bei voller Rechtsgültigkeit komplett digital unterschrieben und archiviert werden. Die Vorteile werden bereits auf den ersten Blick ersichtlich:
- Der Zeitaufwand für den Unterschriftsprozess kann auf wenige Minuten reduziert werden.
- Kosten für das Ausdrucken, Versenden oder die Anreise von Unterschriftsparteien entfallen komplett.
- Verträge digital archivieren ist zeit- und kosteneffizienter, die Dokumente lassen sich einfacher finden und widerstehen Zeit, Verfall und Witterung
Sind Verträge mit Endkunden Teil Ihres Geschäftsmodells, kommen zusätzlich Vorteile hinzu:
- Sie bieten Ihren Kunden eine deutlich komfortablere Nutzererfahrung und setzen sich dadurch von der Konkurrenz ab.
- Sie können mehr Verträge in der gleichen Zeit abwickeln und erhöhen aufgrund der gesenkten Kosten – geschätzt bis zu fast 50 Euro pro Unterschrift! – zusätzlich Ihre Gewinnmarge.
- Sie können Unterzeichner zweifelsfrei identifizieren und damit Betrügern einen Riegel vorschieben.
Mehr zu den Vorteilen digitaler Vertragsabschlüsse können Sie im verlinkten Blogartikel nachlesen.
Verträge erfolgreich digitalisieren
Der entscheidende Schritt für das Digitalisieren von Verträgen ist der Akt der Vertragsunterschrift selbst. Können Sie dies digital abwickeln, folgen die restlichen Vorzüge praktisch automatisch.
Glücklicherweise ist das digitale Unterzeichnen fast aller Verträge bereits heute möglich und rechtlich abgesichert! Digitale Signaturen, wie sie Rahmenverordnungen wie eIDAS in der EU oder ZertES in der Schweiz definieren, bieten volle Rechtsgültigkeit bei signifikanter Kostenersparnis.
Einen Vertrag rechtsgültig digital unterschreiben dauert beispielsweise mit der Lösung von Certifaction nur wenige Minuten. Wie genau dies funktioniert, können Sie dem verlinkten Beitrag entnehmen, inklusive einer Step-by-Step-Anleitung.
In Fällen, in denen eine Aufbewahrung in Papierform rechtlich vorgeschrieben ist, ist der Digitale Zwilling für Sie da, den Sie beispielsweise mit einem Klick aus der Certifaction-App generieren können. Die Vertragsunterschrift findet auch hier voll digital statt, sodass Sie trotzdem eine deutliche Kostenersparnis verbuchen können.
Digitales Vertragsmanagement & Datenschutz
Einige Anbieter bieten zusätzlich zur digitalen Unterschrift auch komplette digitale Vertragsmanagement-Lösungen an. Diese haben jedoch in den meisten Fällen einen eklatanten Makel: den Datenschutz.
Liegen Ihre Daten auf den Servern eines Vertragsmanagement-Anbieters, so hat dieser nicht selten direkten Zugriff darauf. Einige Anbieter kokettieren sogar mit diesem Zugriff, indem sie beispielsweise Künstliche Intelligenz für das automatische Auswerten von Verträgen als Feature vermarkten. Es stellt sich die Frage: Wenn eine KI auf Ihre Dokumente zugreifen kann, kann ein menschlicher Mitarbeiter dies auch?
Enthalten Ihre Dokumente sehr sensible Informationen, ist das ein grosses Risiko. Zumal nicht nur die Vertragsmanagement-Anbieter selbst Zugriff erhalten können, sondern auch Cyberkriminelle, Industriespione oder auch Akteure wie die US-Regierung, die sich über den CLOUD-Act Daten aus jedem Unternehmen mit Sitz in den USA herausgeben lassen können.
Einige Unternehmen setzen bei besonders sensiblen Dokumente auf Unterschritsverbotslisten, die jedoch ebenfalls Aufwand erzeugen und zusätzlich die Digitalisierung behindern. Es geht besser:
Mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE), bei der die Daten bereits verschlüsselt Ihr Endgerät verlassen, können eSignatur-Anbieter Ihre Daten gar nicht erst lesen. So brauchen Sie sich auch keine Sorgen zu machen, dass jemand anderes sie mitliest. Dies ist der Ansatz, den Certifaction verfolgt.
Jetzt informieren und profitieren
Digitalisieren Sie Ihre Verträge, können Sie langfristig enorm davon profitieren. Der wichtigste Schritt dabei: die Vertragsunterschrift digitalisieren. Dies geht mit Applikationen wie Certifaction spielend einfach – eine Unterschrift benötigt nur wenige Minuten und spart Ihnen gleichzeitig fast 50 Euro.
Probieren Sie unsere Gratis-Version aus oder wenden Sie sich an uns über den untenstehenden Kontakt-Button. Wir beraten Sie gerne, inwieweit wir Ihr Geschäft digitalisieren und profitabler machen können.
Nutzen Sie auch gerne die weiteren Ressourcen auf unserer Website. Hätten Sie beispielsweise gewusst, dass das blosse Einscannen von unterschriebenen, befristeten Mietverträgen der Formvorschrift in Deutschland nicht genügt, eine Qualifizierte Elektronische Unterschrift jedoch schon?