nschen Sie sich nicht auch manchmal, dass Sie das gesamte Papier aus Ihrer Firma verbannen könnten?
Unübersichtliche Papierstapel auf dem Schreibtisch, ineffiziente Prozesse, teure Archivierung mit dem Risiko, wichtige Dokumente nicht mehr wiederzufinden – das alles könnte so der Vergangenheit angehören.
Tatsächlich setzen mehr und mehr Unternehmen auf das komplett papierlose Büro und sorgen so für deutlich mehr Effizienz in ihren Unternehmensprozessen.
Aber das papierlose Büro kann noch mehr: Es kann die digitale Transformation Ihres gesamten Geschäftsmodells vorantreiben und zusätzlich als eBüro sogar die Abhängigkeit von einem physischen Büroraum reduzieren.
Was ist ein papierloses Büro und wie sieht es in der Realität aus?
Als papierloses Büro wird eine Arbeitsumgebung bezeichnet, die vollkommen ohne Papier auskommt. In der alle Arbeitsabläufe und angeschlossenen Prozesse also vollständig digital abgewickelt werden.
Gerade bei Prozessen, die heutzutage noch häufig mit Papier funktionieren wie Vertragsunterschriften, Aufträge, Protokolle oder Rechnungen, bedeutet dies eine grosse Umstellung und kommt mit einigen Herausforderungen.
Auf der anderen Seite sind die Vorteile aber vielfältig und die Chancen, die sich für Unternehmen ergeben, riesig. Ein papierloses Büro kann nicht nur wesentlich kosteneffizienter und umweltfreundlicher betrieben werden, es ebnet auch den Weg für die digitale Transformation des Geschäftsmodells und erlaubt nicht zuletzt neuartige Konzepte wie das komplett digitale eBüro.
Stellen Sie sich vor, Sie müssten während Ihres gesamten Arbeitsalltags nie wieder zum Drucker laufen oder einen Stift in die Hand nehmen. Stattdessen könnten Sie alles von Ihrem Computer, Handy oder Tablet erledigen – und zwar unabhängig von Ihrem physischen Aufenthaltsort. Das ist das papierlose Büro, das heute schon möglich ist.
Welche Vorteile & Nachteile bietet ein papierloses Büro?
Viele Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand und decken sich im Prinzip mit denen digitaler Unterschriften, gehen jedoch noch viel weiter über diese hinaus.
Jeder Arbeitsprozess mit Papier erzeugt immer einen zusätzlichen Overhead. Dokumente müssen ausgedruckt, mit der Hand bearbeitet, möglicherweise per Post verschickt und am Ende wieder „zurückdigitalisiert“ werden. Dies erfordert nicht nur eine robuste technologische Infrastruktur, sondern auch die Integration von Software-Lösungen, die die Dokumentenverwaltung und -verarbeitung unterstützen. Die richtige Auswahl und Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen, Cloud-Speicherlösungen und Kollaborationstools ist entscheidend für den Erfolg des papierlosen Büros. Diese Systeme müssen sicher, benutzerfreundlich und skalierbar sein, um den verschiedenen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Sicherheit digital gespeicherter Informationen sind von zentraler Bedeutung.
Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert auch eine sorgfältige Betrachtung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Bei der Verwaltung digitaler Dokumente ist es entscheidend, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten und sensible Unternehmensinformationen geschützt sind. Dies umfasst die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO oder dem revDSG (Schweiz), die Implementierung sicherer Datenverschlüsselungsmethoden und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit vertraulichen Informationen. Darüber hinaus sollte das Unternehmen eine klare Richtlinie für den Zugriff auf Dokumente haben, einschließlich Authentifizierungsprotokollen und Berechtigungsmanagement, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien ist ebenfalls unerlässlich, um sich gegen neue Bedrohungen und veränderte gesetzliche Anforderungen zu wappnen.
Zusätzlich gibt es speziell entwicklete Tools – wie Certifaction – die Datenschutz und -sicherheit im besonderen Fokus haben. So bleiben Ihre zu unterzeichnenden Doklumente immer in Ihrer lokalen IT-Umgebung und werden nie in das eSignatur-Tool “hochgeladen”, somit hat niemand außer Ihnen und den von Ihnen eingeladenene Unterzeichnern Zugriff auf Ihre Dokumente (nicht einmal Certifaction).
Der für die Bearbeitung zuständige Mitarbeiter muss dabei immer am selben Ort wie das gedruckte Dokument sein. Das bedeutet entweder, dass Mitarbeiter verpflichtend im Büro erscheinen müssen, oder dass jede:r Mitarbeiter:in das Equipment für das Bearbeiten von Papierdokumenten selbst bspw. für sein/ihr Home-Office anschaffen muss.
Gleichzeitig entstehen Reibungsverluste durch Wartezeiten, etwa weil ein Mitarbeiter für die Bearbeitung eines Dokuments erst anreisen muss, oder weil ein Vertrag auf dem Postweg zu einem Partner oder Kunden und dann wieder zurückgeschickt werden muss.
All dies kann eine Umstellung zum papierlosen Büro und papierlosen Arbeiten restlos beseitigen. Prozesse werden so verschlankt, verschnellert und vom physischen Aufenthaltsort unabhängig gemacht. Gleichzeitig verbessert sich die Umweltbilanz durch den gänzlichen Verzicht auf Papier.
Auf der anderen Seite ist die Umstellung jedoch häufig eine organisatorische Herausforderung mit ein paar rechtlichen Fallstricken. Zudem müssen Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden, der bei einigen sicherlich Unbehagen oder sogar eine Abwehrhaltung auslöst. Hier muss die Unternehmensführung das Zepter in die Hand nehmen und die neue papierlose Arbeitskultur aktiv vorleben.
Papierloses Arbeiten, digitale Transformation und das eBüro
Das papierlose Büro kann allerdings noch viel mehr, als bestehende Prozesse bloss effizienter zu machen. Es ermöglicht auch komplett neue Konzepte, die vorher gar nicht möglich waren wie etwa die Digitalisierung des Geschäftsmodells, das damit besser skalierbar wird.
Dies ist der grosse Unterschied zwischen der „einfachen“ Digitalisierung analoger Prozess und der innovativen digitalen Transformation.
Nehmen wir uns eine Immobilienfirma als Beispiel, die jedes Jahr eine grosse Zahl an Objekten kauft, verkauft und vermietet.
Mit papierbasierten Prozessen wird hier ein signifikanter Teil der Gesamtproduktivität für das Handling von Verträgen auf Papier genutzt. Mit einer Umstellung auf ein komplett digitales Modell, was etwa mit der Nutzung digitaler Unterschriften schon heute problemlos möglich ist, wird auf einmal ein riesiger Anteil an Arbeitskraft frei, der vorher gebunden war.
Gleichzeitig ermöglicht das Modell eine komplett neue Business-Strategie, da man nun gleich mehrere handfeste Wettbewerbsvorteile für sich verbuchen kann: Prozesse sind schneller, effizienter und vor allem ohne Wartezeit immer und überall durchführbar. Verträge, die vorher Tage oder Wochen brauchten und immer das Ausdrucken und den Gang zur Post auf allen Seiten nötig machten sind nun in wenigen Minuten machbar und erfordern kaum Aufwand – für alle Seiten.
Ausserdem werden Unternehmen mit dem papierlosen Arbeiten in die Lage versetzt, ihr komplettes Büro- und Mitarbeiterkonzept neu zu überdenken. Vollständig digitalisierte Prozesse verringern die Abhängigkeit von einem geteilten physischen Raum. Plötzlich können alle relevanten Abläufe unabhängig vom Standort der beteiligten Stakeholder abgeschlossen werden – also beispielsweise vom Home-Office aus.
Der physische Büroraum ist damit nur noch fakultativ und kann drastisch reduziert oder sogar komplett abgeschafft werden. Damit ist die Transformation zum komplett digitalen eBüro vollzogen.
Vorteile & Nachteile im Überblick
Vorteile:
-
- Schlankere, effizientere Prozesse
- Kosteneinsparungen
- Bessere Umweltbilanz
- Unabhängigkeit vom Standort, Möglichkeit zum komplett digitalen eBüro
- Möglichkeit, digitale Transformation des Geschäftsmodells anzustossen
Nachteile:
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- Grosse Umstellung, die Zeit und Willenskraft benötigt
- Es müssen möglicherweise Widerstände der Mitarbeiter überwunden werden
- Mögliche rechtliche Fragestellungen müssen geklärt werden
Wie kann das papierlose Büro umgesetzt werden?
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist ein Kraftakt, der auch bei guter Planung einige Zeit in Anspruch nimmt. Es sollten daher immer die langfristigen Vorteile in den Mittelpunkt der Überlegungen gerückt und gleichzeitig ein genügend grosser Puffer für die Umsetzung eingeplant werden.
Prozesse zusammenfassen
Zunächst sollte das Unternehmen alle relevanten Prozesse und Workflows listen und zusammenfassen, insbesondere mit Hinblick darauf, wie Papier dabei verwendet wird und wo vielleicht schon digitale Alternativen genutzt werden.
Es empfiehlt sich, auch bereits digitalisierte Prozesse in diese Überlegungen mit aufzunehmen, denn nicht selten gibt es Schnittstellen, die wiederum über Papier abgewickelt werden, beispielsweise wenn Dokumente per Mail oder über ein Dokumenten-Managementsystem vollständig digital übertragen, aber dann zur Bearbeitung ausgedruckt werden.
Wichtig ist, an dieser Stelle keine Bewertung vorzunehmen und bestehende Prozesse nicht zu idealisieren, sondern die realen Begebenheiten anzuerkennen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise digitale Angebote derzeit nicht annehmen, sondern auf analoge Alternativen ausweichen, ist dies für die Planung wichtig.
Digitale Alternativen entwickeln
Ist man sich über alle bestehenden und nötigen Prozesse im Klaren, können digitale Alternativen entwickelt werden. Es ist dabei ratsam, nicht jeden Prozess einzeln zu betrachten, sondern als grosses Ganzes. Häufig besteht die Möglichkeit, mehrere Prozesse neu zusammenzufassen und zu streamlinen, was zusätzlich die Effizienz steigert.
An diesem Punkt sollten bereits mögliche Software-Lösungen angeschaut und bewertet werden, denn diese können sowohl limitierend sein, aber auf der anderen Seite auch inspirieren, etwa wenn Möglichkeiten vorher nicht bedacht wurden.
Ausserdem empfiehlt es sich, digitale Prozessalternativen an dieser Stelle bereits rechtlich abzuklären auch mit Hinblick auf die nötige Sicherheitsarchitektur, die bei einer Umstellung zum papierlosen Büro ebenfalls neu überdacht werden sollte.
Plan entwickeln
Zu diesem Zeitpunkt sollte bereits die konkrete Vision des neu papierlosen Unternehmens fest in den Köpfen der Unternehmensführung verankert sein. Nun gilt es, einen Plan zu entwickeln, um vom Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu gelangen.
Dieser sollte unter Einbeziehung der Mitarbeiterschaft ausgearbeitet werden, um diese nicht mit drastischen Änderungen zu überrumpeln, sondern ihr das Gefühl zu geben, Teil des Prozesses zu sein. Dabei sollten allerdings keine Kompromisse gemacht werden, die das Endziel gefährden.
Es ist legitim, in einer Zwischenphase ein hybrides Modell zu fahren, das die Umstellung erleichtert. Am Ende sollten jedoch alle papiergetriebenen Prozesse eliminiert sein, da dies ansonsten das Ziel eines papierlosen Büros ad absurdum führt.
Prozesse umsetzen
Zu diesem Zeitpunkt sollte für alle Mitarbeiter klar sein, wie die neuen digitalisierten Prozesse aussehen und funktionieren. Ausserdem sollte ein klarer Zeitplan abgemacht worden sein, bis wann die Umstellung erfolgt.
Nun liegt es an den Führungskräften der einzelnen Unternehmensbereiche, die Umstellung zu betreuen und voranzutreiben. Die Unternehmensführung sollte dabei mit gutem Beispiel vorangehen und verständnisvoll und schlichtend dort eingreifen, wo es zu Problemen kommt.
Abschliessende Gedanken
Die Herausforderungen, die die Umstellung zum papierlosen Unternehmen mit sich bringt, schrecken viele Inhaber und CEOs davor ab. Doch das papierlose Büro bringt so viele Vorteile mit sich, dass es ein Fehler wäre, dies nicht genau abzuwägen. Gerade jetzt, wo die Umstellung noch ein klarer Wettbewerbsvorteil ist, können sich Unternehmen in eine sehr gute Ausgangssituation für die Zukunft bringen.
Es ist zu erwarten, dass das papierlose Büro in einiger Zeit der Standard sein wird und Papier aus allen Bereichen des Lebens ausscheidet. Wer hier mit einer Vision voranschreitet, könnte so am Ende zu den Gewinnern gehören.
Als Anbieter für digitale Unterschriften, die eine entscheidende Schnittstelle für das papierlose Büro bilden, beraten und begleiten wir Sie gerne bei Ihren Plänen. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt mit uns auf!