Signaturvorlagen

Effiziente Signatur ohne rechtliche Bedenken

  • Vordefinierte Parameter für wiederkehrende Signaturprozesse
  • Vorauswahl von Signaturtyp, Unterzeichnern und Optionen wie Passwortschutz
  • Beseitigen Sie das Risiko, dass Benutzer einen ungültigen Signatur-Standard auswählen
Screenshot einer Benutzeroberfläche von Certifaction zur digitalen Dokumentensignatur mit Navigation links, Bereich für das Hochladen von PDF-Dokumenten und Formularen per Drag & Drop und Informationen zu Datenschutz und Signaturzugriff.

Jetzt entdecken

Signaturvorlagen: Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler mit vordefinierten Workflows

Signaturvorlagen steigern die Effizienz und vereinfachen Arbeitsabläufe. Sie machen die Entscheidung zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen oder anderen Workflow-Konfigurationen überflüssig.

Sie können Unterzeichner vordefinieren, Nachrichten anpassen und sogar wählen, ob ein Digital Twin generiert, die Signaturen auf einer zusätzlichen Seite platziert oder die Dokumente mit einem Passwort gesichert werden sollen – so wird bei jedem Schritt für Effizienz und Konsistenz gesorgt.

Signaturvorlagen

So erstellen Sie Vorlagen

Signaturvorlage erstellen

Administratoren können eine Vorlage erstellen und diese bestimmten Rollen zuweisen (z. B. Personalwesen, Vertrieb oder Rechtsabteilung).

Benutzeroberfläche einer Webanwendung zur Erstellung einer neuen Vorlage mit Eingabefeld für den Vorlagennamen und einer Rollenzuordnungsliste mit Auswahlmöglichkeiten wie Admin, Engineering, HR, Marketing, Management, Product, Sales, User und Work, sowie Schaltflächen zum Abbrechen und Erstellen der Vorlage.
Webseite von Certifaction mit Bearbeitungsbereich für eine Vorlage namens 'Template name', Menü links mit Optionen wie Profil, Organisation, Vorlagen und API-Schlüssel, zentrale Schaltflächen für Signierende, Signaturtyp und Erweiterte Optionen ohne hinzugefügte Elemente.

Unterzeichner & Signaturart auswählen

Als Nächstes können Sie die Unterzeichner mit ihren E-Mail-Adressen und einer optionalen persönlichen Nachricht hinzufügen. Jeder Abschnitt kann gesperrt werden, wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Initiator ihn nicht ändern kann. Anschließend können Sie den erforderlichen Signatur-Standard vordefinieren.

Erweitere Optionen hinzufügen

In den erweiterten Optionen können Sie wählen, ob Sie einen digitalen Zwilling erstellen, Unterschriften auf einer zusätzlichen Seite platzieren oder das Dokument mit einem Passwort schützen möchten.

Benutzeroberfläche eines digitalen Signaturtools mit Auswahlmöglichkeiten für den Signaturtyp "Einfach", "Fortgeschritten" und "Professionelle" sowie einem Bereich für erweiterte Optionen mit drei deaktivierten Schaltern: "Ausgedruckte Dokumente überprüfbar machen", "Signaturen auf zusätzlicher Seite platzieren" und "Dokumente mit Passwort schützen".

Sofort per Web-App verfügbar

Jetzt Certifaction als kostenfreie Testversion entdecken

Konto erstellen

Anmeldung in 30 Sekunden, ohne Risiko (und ohne Spam).

Gratis testen

Erkunden Sie die eSigning-Plattform.

Effizient arbeiten

Sparen Sie Geld und Zeit – mit höchster Sicherheit.

So wenden Sie Vorlagen an

Starten Sie den Prozess

Der Initiator startet den Unterzeichnungsprozess, indem er wie gewohnt ein Dokument hinzufügt. Oben auf der Seite „Initiierung“ befindet sich nun ein Dropdown-Menü mit dem Namen „Vorlage“. Dort kann er die entsprechende Vorlage auswählen.

Screenshot einer Benutzeroberfläche von Certifaction zur digitalen Dokumentensignatur mit Navigation links, Bereich für das Hochladen von PDF-Dokumenten und Formularen per Drag & Drop und Informationen zu Datenschutz und Signaturzugriff.
Webinterface von Certifaction mit der Auswahl einer NDA-Vorlage, einem hochgeladenen Dokument namens documentName.pdf, Eingabefeld für den Namen des Signaturvorgangs, Auswahl für Signierreihenfolge, Eingabefeld für die Signierenden, Auswahl der Signaturtypen mit dem hervorgehobenen Typ Fortgeschritten, und weiteren erweiterten Optionen unten im Fenster.

Befüllung vordefinierter Felder

Die Vorlage füllt alle vordefinierten Felder aus, wie z. B. Unterzeichner, Signatur-Standard oder Passwortschutz. Je nach Konfiguration kann die Vorlage bearbeitet werden oder ist gesperrt.

FAQs

Unsere Antworten auf die häufigsten Fragen

Nur Administratoren können Vorlagen erstellen und verwalten. Sie entscheiden auch, welche Elemente in einem Template von Initiatoren bearbeitet werden können. Die Administratoren weisen außerdem Vorlagen bestimmten Rollen zu.

Administratoren legen fest, welche Elemente einer Vorlage von Initiatoren bearbeitet werden können. Beispielsweise kann der Signaturtyp gesperrt werden, während die Unterzeichner und die persönliche Nachricht weiterhin bearbeitet werden können. Vorlagen können je nach Konfiguration vollständig gesperrt, teilweise bearbeitbar oder vollständig für Änderungen geöffnet sein.

Aufgrund des Zero-Document-Knowledge-Ansatzes von Certifaction ist es nicht möglich, Dokumente direkt zu einer Signaturvorlage hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente weder gespeichert noch zugänglich sind, was mit unserer Privacy-First-Technologie übereinstimmt. Um Arbeitsabläufe zu optimieren, empfehlen wir, Dokumente und Signaturvorlagen entsprechend Ihren spezifischen Prozessen zu benennen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Arbeit effizienter zu gestalten und gleichzeitig unser Engagement für den Datenschutz zu wahren.

Signaturvorlagen sind über die WebApp verfügbar. Benutzer sehen jedoch nur die Vorlagen, die ihren jeweiligen Rollen zugewiesen sind. Administratoren hingegen können die vollständige Liste der Vorlagen anzeigen und diese über die Vorlagen-Verwaltung verwalten.

Nein, es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Vorlagen, die erstellt werden können.

Haben Sie weitere Fragen?